коррекция зрения
Главная » Обучение делопроизводству

Образец приказа о передаче дел


Учимся принимать дела и документы

И.И. Куролес, ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

чтобы рабочий процесс не прерывался;

Передача дел новому главному бухгалтеру

Процедура передачи дел:

Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера

На момент передачи дел уходящим главным бухгалтером кандидатура нового главного бухгалтера может быть не определена. В этом случае принимает дела временно исполняющий обязанности главного бухгалтера.

Приказ (распоряжение) руководителя о назначении главного бухгалтера организации должен содержать следующие данные:

фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;

сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;

период, в течение которого организуется прием-передача дел;

персональный состав комиссии по приему-передаче дел;

необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании. вышестоящей организации и др.).

К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.

Кроме того, в приказе целесообразно указывать изменения, вносимые в другие приказы в части персонального состава различных комиссий, куда включается главный бухгалтер, - постоянно действующая комиссия по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.

В связи с тем, что подпись главного бухгалтера обязательна на всех расчетных документах, предЪявляемых в банк, одним из важных шагов в период приема-передачи дел является установление порядка смены банковских карточек.

ПРИ ПЛАНОВОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ удобнее заменить банковскую карточку после утверждения акта приема-передачи дел.

ПРИ ВНЕЗАПНОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ банковскую карточку возможно оформить сначала на временно исполняющего обязанности, поскольку новый бухгалтер может вообще отказаться принимать дела без предварительного восстановления бухгалтерского учета.

Подготовка комплекта бухгалтерских документов

На определенную и согласованную с уходящим главным бухгалтером дату передачи дел все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Учетный процесс считается завершенным, если:

выполнены все бухгалтерские записи за истекший период;

укомплектованы в дела созданные бухгалтерской службой и другими подразделениями первичные документы. служащие основанием для каждой выполненный записи;

сформирован оборотный баланс (или иной аналогичный регистр); формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

Службой главного бухгалтера также подготавливаются к проверке книги и журналы регистрации выдачи определенных документов и совершения кассовых операций: журнал (книга) регистрации доверенностей;

журнал (книга) регистрации ценных бумаг - векселей, путевок, билетов и т.д.;

кассовая книга;

регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами: журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж;

книга регистрации банковских чековых книжек;

книга учета ценных бумаг и пр.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Согласно ст. 17 Федерального закон от 21.11.1996 ?129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 23.07.1998) ОРГАНИЗАЦИИ ОБЯЗАНЫ хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Напомним, что сроки хранения документации приведены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине ССР 15.08.1988 (в ред. от 27.06.1996).

Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности

Проверка правильности ведения бухгалтерского учета и оформления бухгалтерских документов в процессе передачи дел может проводиться как с привлечением аудиторской фирмы, которая дает профессиональную оценку состояния дел, так и собственными силами предприятия.

Проверка бухгалтерских записей предполагает контроль соблюдения всех требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998. 60н):

полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости)

рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

В процессе проверки бухгалтерских записей определяется:

отражение в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций, имевших место в начале года;

соответствие даты совершения хозяйственной операции и даты бухгалтерской записи;

соответствие данных накопительных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности;

рациональность и правомерность принимаемых методов ведения бухгалтерского учета.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета сопровождается оформлением бухгалтерской справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел

Процедура оценки состояния бухгалтерского учета включает проверку наличия и правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах

Первичные документы. подлежащие регистрации в журналах и книгах учета, а также документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, кредитные и расчетные обязательства должны содержать подписи руководителя, главного бухгалтера организации торговли и общественного питания, либо уполномоченных ими на то лиц. Право подписи этих уполномоченных лиц должно быть оформлено соответствующими приказами.

При передаче дел главного бухгалтера организации торговли или общественного питания особое внимание уделяется оформлению операций по движению товарно-материальных ценностей.

Формы используемых документов должны содержаться в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае необходимости формы документов могут разрабатываться самостоятельно с учетом требований Федерального закона "О бухгалтерском учете". Они оформляются в виде приложения к учетной политике и утверждаются руководителем организации торговли или общественного питания.

Проверяются правильность и соблюдение сроков составления товарных отчетов. Срок представления материально-ответственными лицами отчетов о движении товаров и тары устанавливается руководителем и главным бухгалтером в зависимости от условий работы организации торговли и общественного питания.

После увольнения главного бухгалтера и приема на работу нового необходимо уведомить об этом сотрудников своих подразделений, основных партнеров, налоговые органы.

Инвентаризация

Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации, установленных Федеральным законом "О бухгалтерском учете", является смена материально ответственных лиц. При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности.

Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, взаимных правах и обязанностях работодателя и кассира определен Типовым договором о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденным Постановлением ГосКомТруда ССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977. 447/24 "Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности".

Результаты инвентаризации денежной наличности оформляются актом, который подписывается членами инвентаризационной комиссии.

ЕСЛИ ДАТЫ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ СОВПАДАЮТ, проведение инвентаризации прочего имущества и обязательств также является обязательным. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Инвентаризация отдельных видов имущества или обязательств может проводиться в добровольном порядке по соглашению между уходящим главным бухгалтером, новым главным бухгалтером и руководителем организации.

Составление акта приема-передачи дел

После завершения рассмотренных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором указываются все существенные моменты, характеризующие состояние дел главного бухгалтера на установленную дату передачи.

Акт подписывается передающим и принимающим дела главными бухгалтерами либо лицами, временно исполняющими их обязанности, а также членами комиссии.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Как эффективно организовать и правильно оформить передачу дел

"Кадровик. Кадровое делопроизводство" N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел - процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой "стиль" работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее - ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика - наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера - провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы "рассказать" о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, - это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности "задерживать" увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя - по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих "атрибутов власти" не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут "сосуществовать" два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы "войти в роль", оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин "подсказывает" другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо "двоевластие". Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель - единоличный исполнительный орган, у него не может быть "равного". Значит, один генеральный директор - лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д. то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный.

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Лето"

(ООО "Лето")

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 20

14 июля г. Москва

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В. новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В. составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В. Бариновой М. Н. заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно - за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 - 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Лето"

(ООО "Лето")

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 5

12 июля г. Москва

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля г. кладовщика склада Смирнова И. П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 июля г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО "Мир".

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель - коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

__________________ И. П. Смирнов ____ июля г.

__________________ В. И. Корнилов ____ июля г.

__________________ В. А. Орлов ____ июля г.

__________________ А. Н. Воронин ____ июля г.

__________________ Н. С. Валуева ____ июля г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. . N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация - когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. . N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. . N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. . N 10.

Акт передачи дел главного бухгалтера (скачать образец)

Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

1. Приказ

Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:

  • причину передачи дел;
  • сроки проведения;
  • ответственное за передачу лицо;
  • лицо, принимающее дела;
  • членов комиссии;
  • дату завершения учетных процессов.
  • 2. Завершение учетного процесса 

    Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, рассчитать страховые взносы, статотчетность и т. д.

    3. Инвентаризация

    Инвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.

    4. Проверка

    Для объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.

    5. Акт приемки-передачи

    Акт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:

  • основные финансовые показатели компании;
  • первичная документация.
  • В акте должны быть отражены следующие вопросы:

  • Характеристика работы бухгалтерии и состояние бухгалтерского учета.
  • Учет денежных средств.
  • Учет расчетных операций.
  • Учет основных средств и нематериальных активов.
  • Материальный учет.
  • Расчеты с работниками.
  • Отчетность.
  • Организация хранения документов.
  • Опись первичных документов.
  • Остатки по счетам.
  • Недостающие документы с объяснительными записками предыдущего главного бухгалтера.
  • Замечания к акту.
  • Передача фирменной печати, штампов, ключей от сейфа, ключей от «Клиент-Банка», сертификатов оператора связи.
  • Подписи сдающего и принимающего главных бухгалтеров и членов комиссии.
  • Дата приемки-передачи дел.
  • Документ, на основании которого переданы дела (приказ).
  • В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.

    После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.

    Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.

    Вступление в должность

    Вполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей.

    Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.

    Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.

    © TimesNet.ru

    Как заработать на Форекс без опыта?

    Источники:
    www.profiz.ru, www.klerk.ru, www.hr-portal.ru, timesnet.ru

    Следующие:


    17 января 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения

    Популярное

  • Образец приказа об оказании материальной помощи в связи с болезнью Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Главная Образцы документов Как грамотно составить заявление на оказание материальной

  • Образец приказа о переводе работника с временной работы на постоянную Как оформить перевод с временной на постоянную работу МЙЦХОКНА.РУ / thread / Образец приказа о переводе на

  • Форма приказа об утверждении плана графика Re: Приказ об утверждении Плана-графикаНагод пока не делали, объемы средств еще не утверждены, но вгоду был такого

  • Приказ о завершении соут образец Завершение СОУТА у нас новая организация, мы уже провели СОУТ, есть места с допустимым классом, а есть

  • Образец расписки о проживании Каталог статейКак правильно оформить расписку. Образец расписки.Когда деньги даются в долг, самым простым вариантом это зафиксировать –

  • Автобиография образец для вида на жительство АвтобиографияАвтобиография - это описание человеком в произвольной форме основных этапов его жизни. Автобиография, так же, как и

  • Недавно добавленные материалы:

  • Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

  • Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

  • Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

  • Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

  • Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

  • Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,