коррекция зрения
Главная » Прием в штат

Где хранится приказ о приеме на работу


Документы для создания и ведения бизнеса

Инструкция по приему работника на работу в организацию (ООО, АО)

I. Получение от потенциального работника заявления о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу не является обязательным документом. В случае наличия регистрируется в журнале входящих документов.

II. Медицинского обследования работника при приеме на работу.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04. N 302н у.

III. Ознакомление работника со штатными обязанностями и нормативными документами организации.

В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса РФ работодатель должен ознакомить нового работника с его должностной инструкцией, с правилами внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности, а так же с иными нормативными документами, которые связаны с трудовой деятельностью данного работника. Штатное расписание имеет унифицированную форму № Т-3.

IV. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований договора о материальной ответственности.

Трудовой договор с работником оформляется в письменной форме, двух экземплярах. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается работнику, другой хранится у работодателя.

V. Издание приказа (распоряжения) о приеме нового работника на работу.

Приказ о приеме работника оформляется по унифицированной форме № Т-1. Номер приказа заносится в журнал регистрации приказов. Приказ работодателя о приеме работника на работу выдается работнику под роспись в течение трех дней с даты составления приказа.

VI. Внесение записи о приеме работника в трудовую книжку.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки работников, которые проработали у него более пяти дней, если данная работа для него является основным местом работы. Если помимо основной работы, работник трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка. Информация о трудовых книжках учитывается в книге учета движения трудовых книжек.

VII. Оформление личного дела работника.

Примерный перечень документов личного дела работника:

  • Заявление работника о приеме на работу.
  • Приказ о приеме работника (Форма № Т-1). Приказ может храниться в папке приказов организации.
  • Личная карточка работника по (Форма № Т-2).
  • Трудовой договор с работником (может храниться в папке договоров организации).
  • Соглашение о неразглашении коммерческой тайны. в том числе перечень сведений составляющих коммерческую тайну организации .
  • Трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу).
  • Справка о доходе (заработной плате) 2-НДФЛ с предыдущего места работы (кроме впервые поступающих на работу).
  • Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией.
  • Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС) (кроме впервые поступающих на работу и ранее не получавших свидетельство СНИЛС).
  • Копия свидетельства ИНН (при наличии).
  • Копия военного билета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
  • Копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).
  • Копия справки о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).
  • Где хранится заявление о приеме на работу?

    Вопрос

    Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю.

    Ответ

    Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

    Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558.

    При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

    Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.

    Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.

    Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

    Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

    По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

    Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

    При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения - 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

    Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

    Такой вывод следует из пунктов 656. 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

    Документы обязательные для хранения

    Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов. которые образуются в процессе их деятельности ( п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

    Сроки хранения документов

    Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ).

    Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

    Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

    Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

    Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

    Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

    Условия хранения документов

    Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах. одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и Правилах. утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно ( абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 ).

    Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

    С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

    <. >

    Нина Ковязина

    заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа г. № 558

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

    II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

    Приказы о приеме на работу и об увольнении хранятся в разных папках. Нумерация ведется отдельно, но и те и другие имеют букву к в номере. Правильно ли это?

    Журнал: Справочник кадровика

    Год: 2009

    Автор: Еремеева Вера Ивановна

    Тема: Документы кадровой службы

    Приказы о приеме на работу и об увольнении хранятся в разных папках. Нумерация ведется отдельно, но и те и другие имеют букву «к» в номере. Правильно ли это? С. В. Александрова, менеджер по персоналу, ЗАО НПП «Салют-27»

    Порядок регистрации и нумерации приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536, указано, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно (п. 4.1.4).

    Можно рекомендовать следующие правила нумерации приказов по личному составу: отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности; применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу; например 1-к, или 1к, или 1-л / с.

    Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Росархивом сроками их хранения.

    При большом числе работников и соответственно кадровых приказов их можно делить по видам: например, № 1 / у – об увольнении, № 1 / к / м – о командировании, № 1 / о – об отпуске, № 1 / п – о поощрении.

    Обратите внимание: если вы ведете отдельную регистрацию приказов по видам, то нужно использовать различные индексы.

    Подскажите а номерация приказов о приеме на работу и об увольнении разная

    Варвара Мудрец (19975) 6 лет назад

    разделяются приказы по основной деятельности и по личному составу, ставятся всевозможные индексы. Это связано с последующим сроком хранения: срок хранения приказа об отпуске сотрудника - 5 лет, а вот приказ о приеме и увольнении придется хранить 70 лет. Индексы проставляются для удобства и простоты распределения приказов по срокам хранения (ну и вообще, поиск потом осуществлять удобнее. Это сугубо личное дело, как обозначить - "5/к" или "11/о". Но лучше все же, составить у себя в организации инструкцию по делопроизводству, где и описать: что, где, как, сколько храниться, как маркируется и т. д.

    Прием на работу

    После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник предоставляет в организацию следующие документы.

    Перечень документов, необходимых при приеме на работу в организацию:

    1. Заявление сотрудника о приеме на работу
    2. 2 фотографии размером 3*4
    3. Ксерокопия паспорта
    4. Трудовая книжка (оригинал)
    5. Страховое (пенсионное) свидетельство (копия)
    6. Документы воинского учета (военный билет)
    7. Копия документов об образовании
    8. Копия свидетельства о присвоении ИНН
    9. Справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ)
    10. Заполненная Анкета сотрудника
    11. Справка с основного места работы (для совместителей)
    12. Свидетельство(а) о рождении детей

    Работодатель, еще до подписания трудового договора . обязан ознакомить работника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором

    Заявление сотрудника с визой руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1) и Личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2).

    Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника.

    При заключении трудового договора впервые Трудовая книжка и Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

    В случае отсутствия у сотрудника, принятого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлению этого человека оформить новую трудовую книжку

    Одновременно с оформлением Приказа с сотрудником заключают Трудовой договор (контракт), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.

    Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов :

  • заявление о предоставлении стандартного налогового вычета по НДФЛ в размере 400 рублей
  • заявление о предоставлении вычета в размере 600 рублей на каждого ребенка
  • Прочитать:

    Источники:
    turbodoc.ru, www.kdelo.ru, www.hr-portal.ru, otvet.mail.ru, www.2buh.ru

    Следующие:

    20 января 2020 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения

    Популярное

  • Образец приказа об оказании материальной помощи в связи с болезнью Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Главная Образцы документов Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Ситуации в жизни бывают разные, никто не застрахован от

  • Доверенность м2 образец заполнения Доверенность на получение товараЕсли организации необходимо получить товарно-материальные ценности или деньги из кассы контрагента, то сотруднику, который будет это производить, должна выписываться доверенность установленной формы. Доверенность

  • Договор купли продажи строительной техники образец Договор купли-продажи строительных материалов ГлавнаяДоговорное правоДоговор купли-продажи строительных материаловПри сделках купли-продажи строительных материалов между сторонами подписывается договор, согласно которому, продавец обязуется передать покупателю стройматериалы за заранее

  • Образец приказа по перечню инструкций по охране труда Об инструкциях по охране трудаПоделюсь своими мыслями по разработке и введению в действие инструкций по охране труда в организации. Во первых, вся эта работа должна быть

  • Бланк доверенности на получение товара образец заполнения Оформление доверенности на получение ТМЦПередача прав собственности на материальные ценности сопровождается документом, подтверждающим факт передачи. Этот документ именуется доверенность на получение товара. Бланк доверенности оформляется организацией,

  • Образец заявления на получение имущественного вычета форма заявления налогоплательщика на получение имущественного вычета4 февраля 2015 - 11Заявление на возврат НДФЛ образец * Перечни документов для получения налоговых вычетов. которые вправе требовать налоговые

  • Недавно добавленные материалы:

  • Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

  • Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

  • Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

  • Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

  • Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

  • Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,