Где хранится приказ о приеме на работу

Документы для создания и ведения бизнеса

Инструкция по приему работника на работу в организацию (ООО, АО)

I. Получение от потенциального работника заявления о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу не является обязательным документом. В случае наличия регистрируется в журнале входящих документов.

II. Медицинского обследования работника при приеме на работу.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04. N 302н у.

III. Ознакомление работника со штатными обязанностями и нормативными документами организации.

В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса РФ работодатель должен ознакомить нового работника с его должностной инструкцией, с правилами внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности, а так же с иными нормативными документами, которые связаны с трудовой деятельностью данного работника. Штатное расписание имеет унифицированную форму № Т-3.

IV. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований договора о материальной ответственности.

Трудовой договор с работником оформляется в письменной форме, двух экземплярах. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается работнику, другой хранится у работодателя.

V. Издание приказа (распоряжения) о приеме нового работника на работу.

Приказ о приеме работника оформляется по унифицированной форме № Т-1. Номер приказа заносится в журнал регистрации приказов. Приказ работодателя о приеме работника на работу выдается работнику под роспись в течение трех дней с даты составления приказа.

VI. Внесение записи о приеме работника в трудовую книжку.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки работников, которые проработали у него более пяти дней, если данная работа для него является основным местом работы. Если помимо основной работы, работник трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка. Информация о трудовых книжках учитывается в книге учета движения трудовых книжек.

VII. Оформление личного дела работника.

Примерный перечень документов личного дела работника:

Заявление работника о приеме на работу.

Приказ о приеме работника (Форма № Т-1). Приказ может храниться в папке приказов организации.

Личная карточка работника по (Форма № Т-2).

Трудовой договор с работником (может храниться в папке договоров организации).

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны. в том числе перечень сведений составляющих коммерческую тайну организации .

Трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу).

Справка о доходе (заработной плате) 2-НДФЛ с предыдущего места работы (кроме впервые поступающих на работу).

Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией.

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС) (кроме впервые поступающих на работу и ранее не получавших свидетельство СНИЛС).

Копия свидетельства ИНН (при наличии).

Копия военного билета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Копия справки о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Где хранится заявление о приеме на работу?

Вопрос

Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю.

Ответ

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.

Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.

Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения - 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656. 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов. которые образуются в процессе их деятельности ( п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах. одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и Правилах. утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно ( абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

<. >

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа г. № 558

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приказы о приеме на работу и об увольнении хранятся в разных папках. Нумерация ведется отдельно, но и те и другие имеют букву к в номере. Правильно ли это?

Журнал: Справочник кадровика

Год: 2009

Автор: Еремеева Вера Ивановна

Тема: Документы кадровой службы

Приказы о приеме на работу и об увольнении хранятся в разных папках. Нумерация ведется отдельно, но и те и другие имеют букву «к» в номере. Правильно ли это? С. В. Александрова, менеджер по персоналу, ЗАО НПП «Салют-27»

Порядок регистрации и нумерации приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536, указано, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно (п. 4.1.4).

Можно рекомендовать следующие правила нумерации приказов по личному составу: отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности; применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу; например 1-к, или 1к, или 1-л / с.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Росархивом сроками их хранения.

При большом числе работников и соответственно кадровых приказов их можно делить по видам: например, № 1 / у – об увольнении, № 1 / к / м – о командировании, № 1 / о – об отпуске, № 1 / п – о поощрении.

Обратите внимание: если вы ведете отдельную регистрацию приказов по видам, то нужно использовать различные индексы.

Подскажите а номерация приказов о приеме на работу и об увольнении разная

Варвара Мудрец (19975) 6 лет назад

разделяются приказы по основной деятельности и по личному составу, ставятся всевозможные индексы. Это связано с последующим сроком хранения: срок хранения приказа об отпуске сотрудника - 5 лет, а вот приказ о приеме и увольнении придется хранить 70 лет. Индексы проставляются для удобства и простоты распределения приказов по срокам хранения (ну и вообще, поиск потом осуществлять удобнее. Это сугубо личное дело, как обозначить - "5/к" или "11/о". Но лучше все же, составить у себя в организации инструкцию по делопроизводству, где и описать: что, где, как, сколько храниться, как маркируется и т. д.

Прием на работу

После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник предоставляет в организацию следующие документы.

Перечень документов, необходимых при приеме на работу в организацию:

Заявление сотрудника о приеме на работу
2 фотографии размером 3*4
Ксерокопия паспорта
Трудовая книжка (оригинал)
Страховое (пенсионное) свидетельство (копия)
Документы воинского учета (военный билет)
Копия документов об образовании
Копия свидетельства о присвоении ИНН
Справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ)
Заполненная Анкета сотрудника
Справка с основного места работы (для совместителей)
Свидетельство(а) о рождении детей

Работодатель, еще до подписания трудового договора . обязан ознакомить работника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором

Заявление сотрудника с визой руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1) и Личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2).

Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника.

При заключении трудового договора впервые Трудовая книжка и Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у сотрудника, принятого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлению этого человека оформить новую трудовую книжку

Одновременно с оформлением Приказа с сотрудником заключают Трудовой договор (контракт), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.

Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов :

заявление о предоставлении стандартного налогового вычета по НДФЛ в размере 400 рублей

заявление о предоставлении вычета в размере 600 рублей на каждого ребенка

Прочитать:

Источники:
turbodoc.ru, www.kdelo.ru, www.hr-portal.ru, otvet.mail.ru, www.2buh.ru

Следующие:

19 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Образец расписки залога в получении денежных средств

Образец искового заявления на элементы

Бланк приказа продольный образец

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,