коррекция зрения
Главная » Шаблоны для секретаря

Приказ доу бланк


Приказ «Об организации питания детей в МБДОУ»

10.01. № 28 - р

г. Барнаул

Об организации питания детей

в МБДОУ «Детский сад № 100»

в году

С целью организации сбалансированного рационального питания детей, строгого выполнения и соблюдения технологии приготовления блюд в соответствии с меню- требованием и технологическими картами, а также в рамках осуществления в году производственного контроля по данному вопросу

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить «Положение об организации питания детей в МБДОУ «Детский сад № 100».

2. Организовать пятиразовое питание детей (завтрак, второй завтрак, обед, полдник. ужин) в соответствии с «Положением об организации питания детей в МБДОУ «Детский сад № 100» и «Примерным 10-дневным рационом питания (меню) для организации питания детей в возрасте от 3 до 7 лет с 12-ти часовым пребыванием детей», утвержденным Управлением Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Алтайскому краю 02.07..

3. Назначить ответственного за составление меню-раскладки Жилину М.Ю. делопроизводителя.

3.1.Составлять меню-требование накануне предшествующего дня, указанного в меню-требовании.

3.2. При составлении меню-требования учитывать следующее:

- определять нормы на каждого ребенка в соответствии с потребностью, проставляя норму выхода блюд в соответствующую графу;

- при отсутствии наименования продукта в бланке меню-требования дописывать его в конце списка;

- изменения в рацион питания детей вносить только с разрешения заведующего МБДОУ.

3.3. Представлять меню-требование для утверждения заведующему накануне предшествующего дня, указанного в меню-требовании.

3.4. Возврат и дополнение продуктов в меню-требование оформлять не позднее 9.00 часов.

4. Сотрудникам пищеблока (поварам, помощнику повара):

- разрешается работать только по утвержденному и правильно оформленному меню-требованию;

- строго соблюдать технологию приготовления блюд;

- закладку необходимых продуктов в котел производить в присутствии ответственных лиц за закладку;

- выдачу готовых блюд на группы производить по утвержденному руководителем графику.

5. Возложить персональную ответственность за ежедневный отбор суточной пробы готовой продукции в установленном порядке и за ее хранение в течение 48 часов (не считая субботы и воскресенья) в специальном холодильнике при температуре +2…+6 ºС на поваров Чипирисову Н.В. Васеневу Н.Е.

6. Назначить ответственным за составление и отправку поставщикам предварительных заявок на поставку продуктов питания, своевременность доставки пищевых продуктов и продовольственного сырья, точность веса, количество, качество и ассортимент получаемых с базы продуктов завхоза МБДОУ Бобровскую Я.П.

7. Обнаруженные некачественные пищевые продукты и продовольственное сырье или их недостача оформлять актом, который подписывают представители МБДОУ (заведующий, завхоз, повар) и поставщик, в лице экспедитора.

8. Выдачу продуктов кладовщиком из продуктовой кладовой на пищеблок (повару) производить в соответствии с утвержденным заведующим меню-требованием не позднее 17.00 предшествующего дня, указанного в меню-требовании, под роспись повара.

9. Создать бракеражную комиссию для определения органолептических свойств готовой продукции и разрешения выдачи данной продукции в группы в составе:

- Жилиной М.Ю. делопроизводителя, председатель комиссии;

- Шишкиной М.Н. заведующего МБДОУ, член комиссии;

- Бобровской Я.П. завхоза, член комиссии;

- Святкиной С.В. старшего воспитателя, член комиссии.

10. Создать комиссию по снятию остатков продуктов питания в кладовой в составе:

- Пономаревой Н.П. бухгалтера, председатель комиссии;

- Шишкиной М.Н. заведующего МБДОУ, член комиссии;

- Бобровской Я.П. завхоза, член комиссии.

10.1. Завхозу Бобровской Я.П. ежемесячно проводить сверку остатков продуктов питания с бухгалтером Пономаревой Н.П.

11. Ответственность за организацию питания детей в каждой группе несут воспитатели и младшие воспитатели.

12. Общий контроль за организацией питания в МБДОУ оставляю за собой.

13. Ответственность за выполнение данного приказа оставляю за собой.

Положение о сайте

Общим собранием Заведующий МБДОУ

Протокол №_______от ________ _______________Бисерова Н.Г.

Секретарь: Приказ №______от___________

ПОЛОЖЕНИЕ О САЙТЕ ДОУ

1. Общие положения

1.1. Положение об официальном сайте в сети Интернет (далее Положение) разработано для Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №5 «Звездочка» в соответствии с законодательством Российской Федерации. Положение определяет статус, основные понятия, принципы организации и ведения официального сайта дошкольного учреждения (далее ДОУ).

1.2. Функционирование Сайта регламентируется действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, приказом заведующего ДОУ.

1.3. Официальный сайт в сети Интернет Муниципального дошкольного образовательного учреждения детский сад №5 «Звездочка» (далее - сайт ДОУ), является электронным общедоступным информационным ресурсом, размещенным в глобальной сети Интернет.

1.4. Целями создания сайта ДОУ являются:

- обеспечение открытости деятельности ДОУ;

- реализация прав граждан на доступ к открытой информации при соблюдении норм

профессиональной этики педагогической деятельности и норм информационной

безопасности;

- реализация принципов единства культурного и образовательного пространства,

демократического государственно-общественного управления ДОУ;

- информирование общественности о развитии и результатах уставной деятельности

ДОУ, поступлении и расходовании материальных и финансовых средств;

- защита прав и интересов участников образовательного процесса.

1.5. Настоящее Положение регулирует порядок разработки, размещения сайта ДОУ в сети Интернет, регламент его обновления, а также разграничение прав доступа пользователей к ресурсам сайта.

1.6. Настоящее Положение принимается общим собранием трудового коллектива ДОУ и утверждается заведующим ДОУ.

1.7. Настоящее Положение является локальным нормативным актом регламентирующим деятельность ДОУ.

1.8. Пользователем сайта ДОУ может быть любое лицо, имеющее технические возможности выхода в сеть Интернет.

2. Информационная структура сайта ДОУ

2.1. Информационный ресурс сайта ДОУ формируется из общественно-значимой информации для всех участников образовательного процесса, деловых партнеров и всех заинтересованных лиц, в соответствии с уставной деятельностью ДОУ.

2.2. Информационный ресурс сайта ДОУ является открытым и общедоступным. Информация сайта ДОУ излагается общеупотребительными словами, понятными широкой аудитории.

2.3. Сайт ДОУ является структурным компонентом единого информационного образовательного пространства города Осташкова Тверской области, связанным

гиперссылками с другими информационными ресурсами образовательного пространства региона.

2.4. Информация, размещаемая на сайте ДОУ, не должна:

- нарушать авторское право;

- содержать ненормативную лексику;

- унижать честь, достоинство и деловую репутацию физических и юридических лиц;

- содержать государственную, коммерческую или иную, специально охраняемую тайну;

- содержать информационные материалы, содержащие призывы к насилию и

насильственному изменению основ конституционного строя, разжигающие

социальную, расовую, межнациональную и религиозную рознь, пропаганду

наркомании, экстремистских религиозных и политических идей;

- содержать материалы, запрещенные к опубликованию законодательством Российской

Федерации;

- противоречить профессиональной этике в педагогической деятельности.

2.5. Размещение информации рекламно-коммерческого характера допускается только по согласованию с заведующим ДОУ. Условия размещения такой информации регламентируются Федеральным законом от 13 марта 2006 года № 38-ФЗ «О рекламе» и специальными Договорами.

2.6. Примерная информационная структура сайта ДОУ определяется в соответствии с задачами реализации государственной политики в сфере образования.

2.7. Примерная информационная структура сайта ДОУ формируется из двух видов информационных материалов: обязательных к размещению на сайте ДОУ (инвариантный блок) и рекомендуемых к размещению (вариативный блок).

2.8. Информационные материалы инвариантного блока являются обязательными к размещению на официальном сайте ДОУ в соответствии с п. 4 статьи 32 Закона Российской Федерации «Об образовании» (с последующими изменениями) и должны содержать:

1) сведения:

- о дате создания ДОУ;

- о структуре ДОУ;

- о реализуемых основных и дополнительных образовательных программах с указанием

численности лиц, обучающихся за счет средств соответствующего бюджета бюджетной

системы Российской Федерации, по договорам с физическими и (или) юридическими

лицами с оплатой ими стоимости обучения;

2) копии:

- документа, подтверждающего наличие лицензии на осуществление образовательной

деятельности (с приложениями);

- утвержденных в установленном порядке плана финансово-хозяйственной деятельности

или бюджетной сметы ДОУ;

3) отчет о результатах самообследования;

4) порядок оказания платных образовательных услуг, в том числе образец договора об оказании платных образовательных услуг, с указанием стоимости платных образовательных услуг;

5) сведения, указанные в пункте 3.2 статьи 32 Федерального закона от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», т.е. отчет о своей деятельности в объеме сведений, представляемых в уполномоченный орган или его территориальный орган.

2.9. Информационные материалы вариативного блока могут быть расширены

ДОУ и должны отвечать требованиям пунктов 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 и 2.5 настоящего

Положения.

2.10. Информационное наполнение сайта осуществляется в порядке, определенном приказом заведующего ДОУ.

2.11. Органы управления образованием могут вносить рекомендации по содержанию, характеристикам дизайна и сервисных услуг сайта ДОУ.

- постоянную поддержку сайта ДОУ в работоспособном состоянии;

- ведение архива программного обеспечения, необходимого для восстановления

сайта ДОУ;

- проведение регламентных работ на сервере;

- разграничение доступа персонала и пользователей к ресурсам сайта и правам на

изменение информации;

- размещение материалов на сайте ДОУ;

- соблюдение авторских прав при использовании программного обеспечения,

применяемого при создании и функционировании сайта.

3.3. Содержание сайта ДОУ формируется на основе информации, предоставляемой участниками образовательного процесса ДОУ.

3.4. Подготовка и размещение информационных материалов инвариантного блока сайта ДОУ регламентируется приказом заведующего ДОУ.

3.5. Список лиц, обеспечивающих подготовку, обновление и размещение материалов инвариантного блока сайта ДОУ, обязательно предоставляемой информации и возникающих в связи с этим зон ответственности, утверждается приказом руководителя ДОУ.

3.6. Сайт ДОУ размещается по адресу: www. zvezdochka- ostashkov. ru с обязательным предоставлением информации об адресе вышестоящему органу управления образованием.

3.7. Адрес сайта ДОУ и адрес электронной почты ДОУ отражаются на официальном бланке ДОУ.

3.8. При изменении Устава ДОУ, локальных нормативных актов и распорядительных документов, образовательных программ обновление соответствующих разделов сайта ДОУ производится не позднее 10 календарных дней после утверждения указанных документов.

4. Ответственность за обеспечение функционирования сайта ДОУ

4.1. Ответственность за обеспечение функционирования сайта ДОУ может возлагается:

- только на ДОУ;

- только на третье лицо по письменному Договору с ДОУ;

- делиться между ДОУ и третьим лицом.

4.2. Обязанности лиц, обеспечивающих функционирование сайта ДОУ могут определяться, исходя из технических возможностей, по выбору заведующего ДОУ и возлагаться:

- только на лиц из числа участников образовательного процесса в ДОУ, назначенным

приказом заведующего ДОУ;

- только на третье лицо по письменному Договору с ДОУ;

- делиться между лицами из числа участников образовательного процесса ДОУ и

третьим лицом по письменному Договору с ДОУ.

4.3. При возложении обязанностей на лиц, участников образовательного процесса, назначенным приказом заведующего ДОУ, в соответствии пунктами: 3.3 - 3.5 настоящего Положения вменяются следующие обязанности:

- обеспечение взаимодействия с третьими лицами на основании Договора и обеспечение

постоянного контроля за функционированием сайта ДОУ;

- своевременное и достоверное предоставление информации третьему лицу для

обновления инвариантного и вариативного блоков;

- предоставление информации о достижениях и новостях ДОУ не реже 1 раза в две

недели;

4.4. При возложении обязанностей на третье лицо, работающему с ДОУ по Договору, вменяются обязанности по созданию самого сайта ДОУ в сети Интернет и обязанности, определенные п.3.2.настоящего Положения.

4.5. При разделении обязанностей по обеспечению функционирования сайта, между участниками образовательного процесса и третьим лицом обязанности на первых прописываются в приказе заведующего ДОУ, вторых - в Договоре ДОУ с третьим лицом.

4.6. Иные, необходимые или не учтенные данным Положением обязанности, могут быть прописаны в приказе заведующего ДОУ или определены техническим заданием Договора ДОУ с третьим лицом.

4.7. Дисциплинарная и иная предусмотренная действующим законодательством Российской Федерации ответственность за качество, своевременность и достоверность информационных материалов возлагается на ответственных лиц ДОУ, согласно пункту 3.5 настоящего Положения.

4.8. Порядок привлечения к ответственности лиц, обеспечивающих создание и функционирование официального сайта ДОУ, устанавливается действующим законодательством Российской Федерации.

4.9. Лица, ответственные за функционирование сайта ДОУ несут ответственность:

- за отсутствие на сайте ДОУ информации, предусмотренной п.2.8 настоящего Положения;

- за нарушение сроков обновления информации в соответствии с пунктом 3.8, 4.3. настоящего Положения;

- за размещение на сайте ДОУ информации, противоречащей пунктам 2.4 и 2.5 настоящего Положения;

- за размещение на сайте ДОУ информации, не соответствующей действительности.

5. Финансовое, материально-техническое обеспечение сайта ДОУ

5.1. Оплата работы ответственных лиц, по обеспечению функционирования сайта ДОУ, из числа участников образовательного процесса, производится на основании Положения о порядке и распределении стимулирующей части фонда оплаты труда сотрудников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №5 «Звездочка» по приказу заведующего ДОУ.

5.1. Оплата работы третьего лица по обеспечению функционирования сайта ДОУ производится на основании Договора, заключенного в письменной форме, за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения муниципального задания.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Назначение и основание

1.1.1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок разработки, оформления и движения документов в ААА "___________" (далее - "Компания").

1.1.2. Настоящая Инструкция разработана с целью документационного обеспечения управления и повышения эффективности движения управленческих документов.

1.1.3. Настоящая Инструкция разработана на основании стандартов Российской Федерации и следующих организационных и нормативных документов Компании:

a) Устав ААА "__________".

b) Положение об аппарате управления ААА "__________". Утверждено приказом Генерального директор ААА "__________" от "___" _________ 20___ года.

c) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. 1991.

d) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

1.1.4. Под документационным обеспечением управления Компании понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

1.2 Область применения инструкции

1.2.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Компании.

1.2.2. Действие настоящей инструкции распространяется на все виды работ по документационному обеспечению управления Компании и заключается в обязательной, своевременной и последовательной фиксации всех управляющих воздействий и основных данных по состоянию организации на официальных носителях информации - документах. Основными видами работ по документационному обеспечению управления являются процедуры следующих трех типов:

a) фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии организации на официальных носителях, т.е. создание документов или "документирование";

b) своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот";

c) оперативное и долговременное сохранение информации, т.е. хранение документов или "делопроизводство".

1.2.3. Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения документов, содержащих конфиденциальную информацию, регламентируется настоящей Инструкцией, "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну", "Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны".

1.3 Ограничения

1.3.1 Действие инструкции не распространяется на следующие случаи:

a) создание документов, которые поступают в Компанию из других организаций ("входящие" документы);

b) вся работа с информационными материалами, которые не являются официальными носителями информации.

1.3.2 На "входящие" документы не распространяются только требования к созданию, но относятся все требования по их передаче и хранению. При этом принципы и правила работы с "входящими" документами являются такими же, как и для "внутренних" документов Компании.

1.3.3 Правила работы с информационными материалами определяют руководители подразделений Компании в рамках своей компетенции.

1.4 Термины и определения

1.4.1 В инструкции используются следующие термины и определения:

a) Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.

b) Документирование - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях - документах.

c) Документооборот - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

d) Делопроизводство - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.

e) Документ - официальный носитель информации, которая используется при управлении организацией. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер. Типы документов указаны в п 2.2.

f) Дело - официальное место для хранения документов, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. При хранении документов, напечатанных на бумажных носителях, делом называется папка с несколькими документами, которая оформлена в соответствии со стандартами.

g) Информационный материал - неофициальный носитель информации, правила работы с которым не регламентируются.

h) Реквизит документа - элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.

i) Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению.

2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1 Принципы создания документов

2.1.1 Первым принципом документирования в Компании является обязательное фиксирование ключевой информации по управлению организацией и ее состоянию в документах.

2.1.2 Вторым принципом документирования является обязательное соблюдение требований к оформлению документов. Данные требования различаются для каждого типа документов и имеют специфику в зависимости от того, кто является автором и адресатом документа. Общие правила оформления определяют следующие требования к документу:

a) выбор бланка;

b) использование реквизитов;

c) применение ПК и др. оргтехники.

Общие требования к оформлению документов приводятся в пп. 2.3 - 2.5.

2.2 Типы и виды документов

2.2.1 В соответствии с первым принципом документирования используются следующие типы документов:

a) распорядительные;

b) информационно-справочные;

c) организационные;

d) регламентирующие;

e) коммерческие;

f) кадровые;

g) планово-учетные;

h) финансовые (бухгалтерские).

Характеристика каждого типа приводится в следующих пунктах. Некоторые правила подготовки и оформления документов описаны в Приложении 1.

2.2.2 Распорядительными являются документы, в которых фиксируются оперативные управленческие воздействия по основной деятельности высших руководителей компании (Генерального директора, Заместителей Генерального директора, коллегиальных органов и др.). Используются следующие виды распорядительных документов:

a) Приказ по основной деятельности - фиксирует управленческое воздействие Генерального директора, обращенное к сотрудникам Компании.

b) Распоряжение - фиксирует управленческое воздействие заместителя Генерального директора, одного из руководителей структурного подразделения, руководителя проекта.

c) Указание - фиксирует управленческое воздействие Генерального директора, направленное на дочернюю организацию.

d) Решение - фиксирует управленческое воздействие органа коллегиального управления.

e) В качестве отдельного вида распорядительных документов выделяется Поручение . Поручением является управленческое воздействие Генерального директора или Заместителя Генерального директора, которое было отдано устно или письменно (в виде резолюции на документе) и поставлено на контроль Секретарем.

2.2.3 Информационно-справочными являются документы, в которых фиксируются данные о состоянии дел в Компании и происходящих изменениях. Эти данные необходимы для принятия управленческих решений, а также для контроля за выполнением решений и учета результатов. Выделяются следующие виды информационно-справочных документов:

a) Записка - служит для обмена информацией между сотрудниками организации. В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: служебную, докладную, объяснительную и сопроводительную.

b) Сообщение - служит для обмена информацией с другими организациями. В зависимости от способа передачи адресату сообщение может быть следующих разновидностей:

· почтовое сообщение (письмо),

· факсимильное сообщение (факс),

· электронное сообщение (электронное письмо),

· телефонное сообщение (телефонограмма).

c) Справка - служит для описания или подтверждения конкретных фактов или событий. В Компании используется только одна разновидность справки - информационная.

d) Протокол - служит для фиксирования хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях органов коллегиального управления Компании. В зависимости от полноты изложения информации могут использоваться следующие разновидности протокола: полный протокол, краткий протокол и выписка из протокола.

e) Акт - документ, содержащий информацию о результатах деятельности комиссии по проверке работы подразделения, сотрудника или дочерней организации Компании.

2.2.4 Организационными являются документы, в которых фиксируется структура управления организации и распределение обязанностей между коллективными и/или индивидуальными субъектами деятельности организации. В зависимости от уровня управления выделяются следующие виды организационных документов:

a) Устав - определяет принципы и общие правила управления организацией и распределение ответственности среди высшего руководства (Собрание акционеров, Совет Директоров, Президентом, Генеральный директор).

b) Положение об аппарате управления (организационной структуре) - определяет виды деятельности, продукты, бизнес-процедуры, обеспечивающие функции, функции управления, перечень подразделений, а также закрепляет виды деятельности и функции за подразделениями и фиксирует структуру их административного подчинения.

c) Структура и штатная численность - определяет количество и наименование подразделений в организации, а также количество сотрудников в каждом подразделении и наименование их должностей (без указания размера оплаты).

d) Положение о подразделении - определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.

e) Должностная инструкция - определяет функции и/или задачи сотрудника, его ответственность, права, взаимодействие и подчиненность.

2.2.5 Регламентирующими являются документы, в которых приводятся стандарты (нормативы) выполнения деятельности сотрудниками Компании. В зависимости от того, какую часть деятельности регламентирует нормативный документ, выделяются следующие виды регламентирующих документов:

a) Положение об области деятельности - определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризуют бизнес-процессы, входящие в состав данной области. Например, "Положение о бюджете движения денежных средств", "Положение об инвестиционной деятельности", "Положение о работе с персоналом".

b) Инструкция - нормативный документ, который регламентирует последовательность выполнения отдельного бизнес-процесса в Компании. В зависимости от области деятельности, которая регламентируется инструкцией, используются следующие разновидности инструкций: финансовые, административные, кадровые (по работе с персоналом) и т.п.

2.2.6 Коммерческими являются документы, в которых определяются правовые отношения между Компанией и внешними организациями. В зависимости от цели составления документов выделяются следующие виды коммерческих документов:

a) Коммерческое предложение ("Оферта") - предложение об установлении коммерческих отношений, включая основные условия взаимодействия.

b) Договор (Контракт) - соглашение сторон об установлении и правилах регулирования коммерческих отношений. Включает основные характеристики взаимодействия: предмет и характер сделки (продукты), условия и сроки поставки, транспортировку, цену, качество, гарантии, права и обязанности сторон. В зависимости от предмета договора могут использоваться следующие разновидности договоров: купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг, кредитные и т.п.

c) Дополнительное соглашение - коммерческий документ, в котором приводится спецификация на отдельный этап работ в рамках уже заключенного договора (контракта).

d) Гарантийное письмо - документ, подтверждающий обязательства Компании или его партнера по конкретной сделке. Чаще всего подтверждается оплата или полномочия.

e) Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств, включающий требования о возмещении убытков противоположной стороной.

f) Ответ на претензию - документ, в котором приводится ответ на претензию другой стороны, включая принятое решение и его обоснование.

g) Исковое заявление - документ, составляемый для обращения в суд по поводу решения спорных вопросов.

h) Доверенность - документ, предоставляющий право выполнения какой-либо деятельности конкретному субъекту (юридическому или физическому лицу). Например, получения материальных ценностей, подписи финансовых документов и т.п.

i) Расписка - документ, подтверждающий получение материальных ценностей субъектом.

2.2.7 Кадровыми являются документы, в которых отражается порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников Компании. В зависимости от их цели выделяются следующие виды кадровых документов:

a) Приказ по личному составу - фиксирует факт приема, перемещения, увольнения сотрудников, а также иные действия, определяющие условия труда сотрудников.

b) Справка по условиям труда - фиксируют различные условия труда сотрудника (например, заработную плату). Обычно составляются для предоставления в государственные или общественные органы.

c) Трудовой договор - фиксирует условия соглашения между сотрудником и Компанией.

d) Учетные формы - фиксируют изменения в состоянии сотрудников. В зависимости от характера фиксируемых данных выделяются следующие разновидности:

· автобиография (резюме),

· заявление,

· трудовая книжка,

· личная карточка (ф.Т-2).

2.2.8 Планово-учетными являются документы, в которых приводятся конкретные показатели планируемых работ, а также результаты выполнения (как правило, финансовых показателей). В зависимости от типа предоставляемых данных (планируемые или выполненные) выделяется два вида документов:

a) План - служит для фиксации ожидаемых результатов деятельности. В зависимости от сроков, на которые разрабатывается план, выделяются ежемесячные, квартальные, годовые и перспективные (на период более года) планы. По содержанию планируемой деятельности и периода планирования выделяются следующие разновидности планов:

· План доходов и расходов (Бюджет доходов и расходов);

· План движения денежных средств (Бюджет движения денежных средств);

· Прогнозный баланс;

· План работ подразделения;

· План по проекту

· В качестве отдельного вида планово-учетных документов выделяют Бизнес-план. Бизнес-план разрабатывается для конкретного направления деятельности и является изложением перспектив развития Компании (подразделения, направления деятельности).

b) Отчет по плану - служит для фиксации результатов выполнения плана. Разновидности отчетов выделяются аналогично разновидностям плана.

2.2.9 Бухгалтерскими являются документы, в которых фиксируются данные о совершенных хозяйственных операциях, имуществе и обязательствах Компании в денежном выражении, путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. В зависимости от назначения выделяются следующие виды финансовых документов:

a) Первичные учетные документы - служат для фиксации данных о хозяйственных операциях и средствах платежей. В зависимости от характера операций и средств выделяются следующие разновидности: счет, счет-фактура, приходно-расходный ордер, платежное поручение, акт приемки-сдачи работ, акт приемки-передачи основных средств, товарно-транспортная накладная, ведомости выполнения работ.

b) Сводные учетные документы (учетные регистры) - служат для фиксации обобщенных данных за определенный промежуток времени. Разновидности сводных учетных документов выделяются в зависимости от счета бухгалтерского учета для группы первичных учетных документов.

c) Бухгалтерские отчеты - служат для предоставления информации о хозяйственных операциях, произведенных Компанией. В зависимости от периода, на который предоставляется отчет, выделяются следующие разновидности: месячный бухгалтерский отчет, квартальный, полугодовой и годовой.

2.3 Бланки документов

2.3.1 При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. В Компании используются следующие типы бланков:

a) Официальный бланк . используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). В соответствии с законодательством РФ название организации, а также все реквизиты должны указываться только на русском языке.

b) Возможно использование официального бланка, переведенного на иностранный язык, для переписки с зарубежными организациями, (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.).

c) Бланк для внутренних документов (не содержит реквизитов, необходимых для использования сторонними организациями - почтового адреса, номера телефона и т.п.).

2.3.2 Оформление документов с использованием черно-белых бланков осуществляется на обычной бумаге с использованием лазерного или струйного принтера, при условии, что документ введен в файл, созданный с использованием шаблона, соответствующего документу. Общие правила работы с шаблонами документов приводится в п. 2.5.

2.3.3 Хранение и учет бланков Компании, изготовленных типографским способом, осуществляет Секретариат.

2.4 Реквизиты документов

2.4.1 В оформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами. Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления.

2.4.2 При создании документов при помощи соответствующих шаблонов текстового редактора Word for Windows, место расположения и оформление всех реквизитов автоматически указывается в файле. Общие правила использования текстового редактора и шаблонов приводятся в п. 2.5.

2.4.3 В зависимости от назначения выделяются следующие классы реквизитов:

a) указывающие на принадлежность документа к Компании (см. п. 2.4.4.);

b) содержащие общую информацию о документе (см. п. 2.4.5.);

c) раскрывающие содержание документа (см. п. 2.4.6.);

d) указывающие на статус документа (см. п. 2.4.7.);

e) отражающие динамику движения документа (см. п. 2.4.8.).

2.4.4 На принадлежность документа к Компании указывают следующие реквизиты:

a) изображение логотипа Компании;

b) полное наименование Компании;

g) Ограничение доступа к документу.

2.4.8 Динамику движения документа отражают следующие реквизиты:

a) Отметка о поступлении;

b) Отметка о постановке на контроль;

c) Отметка об исполнении документа;

d) Отметка о направлении документа в дело.

2.4.9 Подробное описание реквизитов приводится в Приложении 2.

2.5 Применение персональных компьютеров при создании документов

2.5.1 Документы разрабатываются с использованием текстового редактора Microsoft Word.

2.5.2 При необходимости включения в документ таблиц с расчетами, разрабатываемыми в редакторе электронных таблиц Excel 7.0, а также рисунков, графиков и другой графической информации, она должна вставляться в файл текстового редактора в качестве "объекта" либо "рисунка" (Меню - "Вставка")

2.5.3 При создании документов необходимо использовать шаблоны для каждого вида документов. Файлы шаблонов установлены на компьютеры.

Создание нового документа с использование шаблона в редакторе Microsoft Word осуществляется следующим образом:

a) Из "Главного меню" пользователь выбирает команду "Файл\Создать".

b) На экране появляется окно "Создание документа".

c) В окне выбирается раздел, соответствующий типу создаваемого документа (например, "информационно-справочные материалы").

d) В основном поле окна, после выбора нужного раздела, появляются пиктограммы с изображением шаблонов видов или разновидностей документов с подписью (например, пиктограмма "Сообщение-Письмо").

e) Пользователь выбирает пиктограмму нужного шаблона и нажимает клавишу "ОК".

f) Редактор автоматически открывает шаблон требуемого документа.

g) В поле шаблона вводится текст документа.

h) Документ хранится в виде файла. Сотрудник присваивает ему имя, включающее заголовок документа на русском языке.

2.5.4 После введения текста документа необходимо проверить его на отсутствие орфографических и грамматических ошибок.

2.5.5 При возникновении затруднений с использованием шаблонов следует обращаться к Секретарю. Установку и своевременную замену действующих шаблонов документов обеспечивает Руководитель Секретариата. Он также организует консультацию сотрудников по применению шаблонов и использованию текстовых и графических редакторов при подготовке документов.

2.6 Принципы передачи документов

2.6.1 При передаче документов в Компании используются следующие принципы:

a) Обязательности регистрации всех документов;

b) Официальной передачи документов с обязательной фиксацией факта передачи;

c) Частичной децентрализации документооборота.

Каждый принцип описывается в пунктах 2.6.2. - 2.6.4.

2.6.2 Все документы после создания должны быть зарегистрированы. Регистрационный номер является обязательным реквизитом документа. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ не существует для ДОУ и может использоваться в работе только в качестве информационного материала, не имеющего официального характера.

Регистрируются все документы, независимо от того, созданы они сотрудниками Компании или поступили из других организаций. Для документов, поступивших из других организаций, регистрационный номер присваивается независимо от того, есть ли на нем исходящий номер организации отправителя или нет.

2.6.3 Передача документов должна осуществляться в официальном порядке. Этот принцип означает, что любой факт официальной передачи документов должен быть в свою очередь зарегистрирован в журнале движения документов. Данный принцип означает, что документы, переданные из рук в руки, без регистрации факта передачи, не считаются переданными по назначению. Общие правила передачи документов приводятся в разделе 2.9.

2.6.4 В Компании реализован принцип частично децентрализованного документооборота, в соответствии с которым регистрацию и передачу документов могут осуществлять только те сотрудники Компании, чьими функциональными обязанностями является ведение документооборота и делопроизводства.

2.6.5 При регистрации любого документа совершаются следующие действия:

a) документу присваивается регистрационный номер;

b) с документа снимается необходимое количество копий;

c) копии заверяются;

d) копия или оригинал документа подшивается в дело;

e) оригинал и/или копии документа передаются по назначению.

2.6.6 Общие правила по регистрации и передаче документов приводятся в следующей последовательности:

a) характеристика центров документооборота - в разделе 2.7.

b) регистрация документов - в подразделе 2.8.

c) передача документов - в подразделе 2.9.

d) принципы и правила подшивки документов в дело приводятся в разделе 2.10-2.11.

2.7 Центры регистрации и передачи документов

2.7.1 Для соблюдения принципа частичной децентрализации документооборота в Компании за регистрацию и передачу документов отвечают следующие подразделения:

a) Секретариат;

b) Структурное подразделение;

c) Отдел кадров;

d) Бухгалтерия.

Перечень документов, с которыми работают центры документооборота, приводится в следующих пунктах данного раздела.

2.7.2 В Секретариате регистрируются следующие документы:

a) Входящая и исходящая корреспонденция;

b) Приказы Генерального директора по основной деятельности;

c) Распоряжения Заместителей Генерального директора, руководителей подразделений, руководителей проектов;

d) Договоры;

e) Доверенности;

f) Служебные записки.

2.7.3 В соответствующих структурных подразделениях регистрируются документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые, кадровые, учетные и др.)

2.7.4 Отдел кадров отвечает за регистрацию, передачу и хранение всех кадровых документов. Ведутся регистрационные журналы и книги:

a) Учета движения трудовых книжек;

b) Трудовых договоров;

c) Приказов по личному составу;

d) Справок с места работы;

e) Больничных листов.

2.7.5 Бухгалтерия отвечает за регистрацию и хранение бухгалтерских и планово-учетных документов.

2.8 Общие правила регистрации документов

2.8.1 Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Компанию документа путем проставления на нем регистрационного номера, версии документа и даты утверждения с последующей записью необходимых сведений в журнале регистрации, который ведется как на бумажном носителе, так и в электронном виде в базе данных Компании.

2.8.2 Не подлежат регистрации рекламные извещения, статьи, поздравительные письма, пригласительные билеты, прейскуранты, а также корреспонденция с пометкой "лично".

2.8.3 Документы Компании регистрируются однократно. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.

2.8.4 Секретариат не принимает на регистрацию документы, оформленные не должным образом.

2.8.5 Регистрационный номер служит для идентификации документа, хранения и последующего поиска. Регистрация осуществляется сотрудниками центра документооборота сразу после поступления к ним документа.

2.8.6 Регистрационный номер состоит из двух основных частей: индекса документа и порядкового номера.

a) Индекс документа служит для отнесения документа к одному из классов официальной информации по документационному обеспечению управления.

b) Порядковый номер уточняет место документа в массиве всех документов, относящихся к одному классу.

2.8.7 Индекс документа состоит из буквенно-цифровой последовательности, на основании которой определяется класс информации, содержащейся в документе. При проставлении индекса используются следующие элементы:

a) буквенный элемент из одного символа (в виде заглавной буквы русского алфавита), указывающий на тип документа;

b) буквенный элемент из двух символов (в виде заглавных букв русского алфавита), указывающий на вид и разновидность документа в границах одного типа;

c) цифровой элемент из двух символов, показывающий направление деятельности Компании, к которой относится данный документ

d) буквенный элемент из двух символов, указывающий на подразделение Компании, в область ответственности которого входит работа с документом;

e) цифровой элемент из двух символов, указывающий на внешнюю организацию, отношения с которой фиксируются в документе;

f) цифровой элемент из двух символов, указывающий на год создания документа.

Перечни возможных состояний для каждого элемента индекса, а также образцы постановки индексов приводятся в Приложении 3.

2.8.8 В том случае, когда при простановке индекса документа отдельные элементы не могут быть применены - данный элемент не проставляется. Например, при регистрации Распоряжения Заместителя Генерального директора не проставляется элемент, указывающий на внешнюю организацию (п. "е" из пункта 2.8.7), но данный элемент проставляется на Указании Заместителя Генерального директора, которое адресовано к конкретной организации. Элементы, указывающие на область деятельности ("с") и подразделение Компании ("d") указываются в регистрационном номере Приказа, только в том случае, когда Приказ относится к конкретному подразделению или области деятельности.

2.8.9 Порядковый номер документа состоит из двух цифр, которые показывают последовательность, в которой документ был зарегистрирован в границах одного индекса. Например, Приказ по основной деятельности, обращенный ко всем подразделениям Компании получает индекс "РПО01", где элемент "Р" означает тип распорядительных документов, элемент "ПО" - вид и разновидность документа (приказ по основной деятельности), элемент "01" год издания Приказа, остальные элементы индекса в данном случае не являются применимыми. После индекса через дефис ставится номер Приказа, следующий за последним зарегистрированным. В результате получается регистрационный номер Приказа, который позволяет полностью идентифицировать документ среди всех прочих - РПО01-27.

2.8.10 Документ считается зарегистрированным, если на нем и в журнале регистрации проставлен регистрационный номер, номер версии документа и дата его утверждения.

2.9 Общие правила передачи документов

2.9.1 Для соблюдения принципа официальной передачи документов в каждом центре документооборота производится фиксация всех фактов передач документов в регистрационном журнале/книге. Для упрощения ведения журнал регистрации хранится в базе данных на сервере Компании.

2.9.2 Журнал учета исходящих документов используется для регистрации фактов передачи всех документов, передаваемых в другие организации, независимо от того, каким образом они были переданы. Для учета исходящих документов сотрудникам Компании следует выполнять следующие правила:

a) Если документ отправляется по почтовой или курьерской связи его следует передать в Секретариат для регистрации, помещения в конверт и отправки.

b) Если документ передается по факсимильной связи, он должен быть передан в Секретариат для регистрации и отправки.

c) Если документ передается лично, его следует предварительно зарегистрировать в Секретариате, проставляя в графу "способ передачи" запись "передано лично", с указанием должности и фамилии сотрудника, передавшего документ.

d) Нецентрализованная официальная передача документов по электронной почте запрещается, до момента введения единого электронного документооборота. Можно передавать только информационные материалы в неофициальном порядке.

e) Для внутреннего документооборота Компании (передачи, регистрации и контроля исполнения) используется программный продукт Microsoft Outlook.

2.9.3 Если факты передачи документов фиксируются в специализированных базах данных, в случае необходимости, проводиться дублирование информации на бумажных носителях в виде распечаток содержания баз данных. Базы данных должны иметь формат вывода на печать, соответствующий формату записей в карточках или книгах учета.

2.10 Принципы хранения документов

2.10.1 Для облегчения процедур использования документов в управлении Компании все документы должны храниться в одном из центров документооборота, например, в Секретариате. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается заверенная копия документа.

2.10.2 Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Общие правила помещения документов в дело приводятся в разделе 2.11.

2.10.3 Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками организации.

a) На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.

b) После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение в архив Компании. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости.

2.10.4 Оперативное хранение документа осуществляется в том центре документооборота Компании, в котором документ был зарегистрирован. Процедура оперативного хранения заключается в помещении оригинала или заверенной копии документа в соответствующее Дело. Окончание оперативного хранения документа зависит от типа информации, которая в нем содержится. После окончания оперативного хранения документ передается в Архив. Общие правила оперативного хранения приводятся в разделе 2.13.

2.10.5 Архивное хранение документа осуществляется в Секретариате Компании. Процедура архивного хранения заключается в получении закрытого Дела из центра документооборота, проверки правильности его оформления и наличия всех документов, определения срока хранения, помещения дела на место хранения и внесения информации о нем в базу данных. По окончанию срока хранения дело уничтожается. Общие правила архивного хранения приводятся в подразделе 2.14.

2.11 Общие правила компоновки документов в дело

2.11.1 Документы компонуются в дела на основании индекса документа. Все документы, имеющие одинаковый индекс должны быть помещены в одно дело в последовательности, которая соответствует номерам документов в границах данного индекса. Соответственно, индекс дела должен совпадать с индексом документов, входящих в него. (Правила простановки индекса приводятся в разделе 2.8.)

2.11.2 При формировании дел необходимо использовать следующие вспомогательные правила:

a) Если объем одного дела превышает 80 листов - для данного дела заводится следующий том.

b) Если объем одного документа составляет более 80 листов - для него заводится отдельный том дела (в соответствии с индексом).

c) Если в индекс документов дела включается год его создания - в начале года заводится новое дело, а старое передается на архивное хранение.

d) Дела документов, в которых год создания не является составной частью индекса, ведутся до окончания работ с документами.

2.11.3 Каждое дело должно быть оформлено по единому стандарту Компании. Стандарт на оформление дел включает следующие требования:

a) Первым листом в папку, содержащую один том дела, подшивается титульный лист дела.

b) Вторым листом подшивается рабочая опись документов в деле. Когда заканчивается первый лист рабочей описи, в дело добавляется следующий лист.

c) Последующие листы в деле должны включать оригиналы или копии документов в сброшюрованном виде или с использованием жестких разделителей. Брошюровка осуществляется металлическими скобками или прижимными скрепками для документов большого объема. В том случае, если документ переплетен типографским способом, с использованием пластиковой спирали или пластикового держателя - для него заводится отдельный том дела.

d) На торцевую сторону папки приклеивается бирка с указанием индекса дел и центра документооборота.

2.11.4 Образец титульного листа приводится в Приложении 4. При открытии дела в титульном листе указывается следующая информация:

a) индекс документов в деле и номер тома;

b) полная расшифровка каждого элемента индекса документа в текстовом виде;

c) наименование центра документооборота, который ведет дело;

d) должность и фамилию сотрудника центра, который отвечает за ведение дела (если он назначается особо для ведения дела, это указание используется для документов фиксирующих конфиденциальную или служебную информацию);

e) дата начала дела.

Кроме того, в титульном листе оставляется место для информации о документах, которая заполняется при передаче дела на архивное хранение. Содержание данной информации приводится в п. 2.14.

2.11.5 Образец рабочей описи документов в деле приводится в Приложении 5. В рабочую опись включаются следующие данные о документах:

a) номер по порядку в описи;

b) регистрационный номер документа;

c) дата создания документа;

d) наименование документа;

e) наличие приложений;

f) количество страниц (в скобках вместе с приложениями);

g) дата внесения в дело;

h) подпись сотрудника, зарегистрировавшего документ и внесшего его в дело;

Источники:
www.mbdou-100.ru, zvezdochka-ostashkov.ru

Следующие:


17 января 2018 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения

Популярное

  • Образец приказа об оказании материальной помощи в связи с болезнью Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Главная Образцы документов Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Ситуации в жизни бывают разные, никто

  • Образец приказа о переводе работника с временной работы на постоянную Как оформить перевод с временной на постоянную работу МЙЦХОКНА.РУ / thread / Образец приказа о переводе на постоянную работу с временной| Просмотров: 77128

  • Форма приказа об утверждении плана графика Re: Приказ об утверждении Плана-графикаНагод пока не делали, объемы средств еще не утверждены, но вгоду был такого содержания:«Об утверждении плана-графика размещения заказов на

  • Приказ о завершении соут образец Завершение СОУТА у нас новая организация, мы уже провели СОУТ, есть места с допустимым классом, а есть вредный и опасный.Мы делали такой приказ

  • Образец расписки о проживании Каталог статейКак правильно оформить расписку. Образец расписки.Когда деньги даются в долг, самым простым вариантом это зафиксировать – является составление расписки. Часто невнимательность при

  • Автобиография образец для вида на жительство АвтобиографияАвтобиография - это описание человеком в произвольной форме основных этапов его жизни. Автобиография, так же, как и характеристика. необходима при приёме на работу.

  • Недавно добавленные материалы:

  • Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

  • Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

  • Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

  • Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

  • Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

  • Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,