Как заполнить книгу учета трудовых книжек образец

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Содержание статьи

Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек. изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек . Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Регистрационная форма трудовой книжки

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

Форма, предусмотренная для книги учета

Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях.

При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет.

Как правильно завершить книгу

Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.

Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу

о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек

Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

если работник проработал в компании больше 5 лет

если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка. могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:

работник оформляется впервые

работник сам предоставил документ.

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:

приказ о приеме на работу

документ учета рабочего времени

личная карточка сотрудника

трудовая книжка.

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:

номер уведомления и дата

дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Требования для книги учета

Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.

До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.

Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.

В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.

Вместе с этим материалом часто читают:

Документ. Что такое трудовая книжка и как ее заполнять

Что такое трудовая книжка и как ее заполнять

ВОПРОС: 1. Каждое большое или малое предприятие, частные предприниматели и даже отдельные граждане не обходятся без наемных работников. Как известно, трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде Украины (со всеми изменениями и дополнениями, далее - КЗоТ). Если обратиться к статье 48 этого документа, становится понятным, что на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней, ведутся трудовые книжки. Это касается и внештатных работников, при условии что они подлежат государственному социальному страхованию.

При таких условиях возникает множество вопросов относительно порядка ведения трудовых книжек. В этой статье мы коснемся только тех особенностей, с которыми сталкиваются при заполнении трудовой книжки вновь созданные предприятия и только что зарегистрированные предприниматели. Что такое трудовая книжка и кем она ведется?

2. Какие еще документы необходимо вести, кроме трудовой книжки?

3. Как же правильно, без ошибок заполнить бланк трудовой книжки?

4. Что делать, если при заполнении книжки допустили ошибку?

5. Что делать, если работник во время работы на предприятии (у предпринимателя) трудовую книжку потерял?

ОТВЕТ: 1. Трудовая книжка - это документ, которым подтверждается трудовой стаж гражданина при выходе на пенсию. Именно для этого в течение всей трудовой жизни работника в нее заносятся сведения о том, где, когда и сколько он отработал. Записываются сюда и сведения об учебе в профессионально-воспитательных и высших учебных заведениях образования, службе в вооруженных силах, о периоде получения пособия по безработице, о времени ухода за инвалидом I группы и т.п. Образец бланка трудовой книжки утвержден постановлением КМУ "О трудовых книжках работников" от 27.04.93 г. N 301, а подробно порядок ведения трудовых книжек в Украине описан в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58 (с изменениями и дополнениями, далее Инструкция N 58). Кроме самого бланка, существует и вкладыш в него, который применяется, когда все страницы трудовой книжки заполнены.

Заполняется трудовая книжка начальником отдела кадров предприятия, учреждения, организации или другим лицом, уполномоченным на это приказом руководителя.

Начиная с 14.01.2000 г. (с момента внесения соответствующих изменений в ст.48 КЗоТа) обязанность ведения трудовых книжек наемных работников лежит и на физических лицах - субъектах предпринимательской деятельности. К сожалению, на сегодняшний день эти нововведения не коснулись Инструкции N 58 и остался без изменений абз.2 ст.1 этого документа, который запрещает вести трудовые книжки на работников, которые работают на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также на работников, которые работают у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няни, шоферы, охранники и др.). Однако, учитывая то, что КЗоТ выше Инструкции, частным предпринимателям пока что следует осуществлять записи в трудовые книжки работников в том же порядке и на тех же условиях, что и юридическим лицам. В случае, если физическое лицо - работодатель не имеет печати, запись в трудовую книжку наемного работника осуществляется в местном отделении Государственной службы занятости.

Ведя разговор о трудовой книжке, следует отметить, что бланки и вкладыши являются документами строгого учета. Поэтому храниться они должны в бухгалтерии предприятия (как правило, в кассе, наряду с другими документами строгого учета) и выдаваться по заявке подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Естественно, как и какой-либо документ строгого учета, книжка стоит денег, которые предприятие или частный предприниматель должны уплатить, покупая бланки. Заполненные трудовые книжки хранятся в отделе кадров или у уполномоченного лица в специально оборудованных для этого местах (металлических шкафах).

При устройстве на работу работники обязаны предъявлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лицам, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, последняя выписывается на предприятии в недельный срок после принятия на работу. При этом они должны предъявить следующие документы:

- паспорт

- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке

- военнослужащие, уволенные в запас, предъявляют военный билет

- освобожденные из мест отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении.

При выписке трудовой книжки, вкладыша в нее или дубликата (что это такое, мы расскажем ниже) с работника взимается сумма их стоимости (разумеется, только в случае, если предприятие приобрело их ранее за собственный счет).

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш, который без трудовой книжки недействителен, вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

Лицо, выписывающее трудовые книжки, ежемесячно подает в бухгалтерию предприятия отчет о наличии и использовании бланков трудовых книжек и приходные кассовые ордера на суммы, полученные за заполненные трудовые книжки (вкладыши).

Не лишним будет напомнить, что при приеме на работу на каждого работника необходимо завести учетную карточку, утвержденную приказом Министерства статистики Украины от 27 октября 1995 г. N 277 (далее - приказ N 277).

2. Как мы уже упоминали, порядок учета трудовых книжек на предприятии определен Инструкцией N 58. Пунктом 7.1 этого документа предусмотрено, что, кроме трудовых книжек, ответственное лицо должно заполнять несколько специальных учетных документов, форма которых также установлена приказом N 277.

Такими документами являются:

- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В первую Книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия, поскольку бланки трудовых книжек хранятся как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за их заполнение, подотчет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу и выданные в связи с их увольнением. Обе Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатями.

3. Прежде всего необходимо помнить, что трудовая книжка имеет две части: русскую и украинскую. В каждую из них на соответствующем языке вносятся тождественные записи о:

- работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения

- работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении

- награждениях и поощрениях (награждениях государственными наградами и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и др. в соответствии с действующим законодательством Украины)

- открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях или выговорах в трудовую книжку не вносятся.

Все записи должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона после издания на предприятии соответствующего приказа или распоряжения, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения.

Записи выполняются только арабскими цифрами (число и месяц двухзначными). Например, если работник принят на работу 5 февраля 2000 г. в графе 2 трудовой книжки записывается "05.02.2000". Записи должны быть выполнены аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Записи об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях должны быть заверены печатями.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку на основании приказов о назначении на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки или вкладыша.

Трудовая книжка состоит из пяти разделов (как украинская, так и русская части).

В первом разделе "Сведения о работнике" на первой странице (титульном листе) содержатся сведения о работнике: фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), а также дата рождения. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

На этой же странице указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Эту страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек на предприятии, где впервые заполнялась трудовая книжка, и ставит печать предприятия или отдела кадров.

Второй раздел "Сведения о работе" содержит сведения о работе. Отдельно рассмотрим записи, связанные с принятием на работу и с увольнением.

В графе 3 этого раздела, как заголовок, пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия на работу.

В графе 3 пишется: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в "Классификаторе профессий", который утвержден и введен в действие приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. N 257.

Несколько слов об оформлении трудовых книжек студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, которые принимаются на работу после окончания учебного заведения. Для тех из них, кто имеет трудовые книжки, учебное заведение вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных). Основанием для таких записей являются приказы о зачислении на обучение и об отчислении. Если же записи о времени обучения не были произведены, их должно осуществить ответственное лицо предприятия (частный предприниматель) до занесения сведений о работе на данном предприятии (у предпринимателя) на основании диплома, который получил будущий работник.

Все записи о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке осуществляются отдельными строками по желанию работника по основному месту работы.

Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано на такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в том же порядке, что и принятие на работу. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

В случае увольнения работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров. Записи русской и украинской частей трудовой книжки заверяются отдельно.

Днем увольнения считается последний день работы (включая день увольнения).

В случае необходимости собственник или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

В трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде. Не заносятся в трудовые книжки премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер. При увольнении эти разделы заверяются в том же порядке, что и сведения о работе.

Последний раздел "Сведения о пенсии" заполняется органами социального обеспечения после достижения работником пенсионного возраста.

Для большей наглядности приведем пример заполнения трудовой книжки с наиболее распространенными записями (см. таблицу).

4. Если бланки трудовых книжек были испорчены по вине лица, ответственного за их выписку (неправильное заполнение, небрежное хранение и т.п.), составляется акт на списание. Если же была выявлена неправильная или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.п. исправление производится собственником или уполномоченным им органом предприятия, где было произведена соответствующая запись. Чтобы осуществить это, собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан предоставить работнику необходимую помощь.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения, на основании которых они были осуществлены. Вместе с тем, исправляя неправильную запись, следует соблюдать определенные правила.

Так, в разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графу 3 пишется: "Запись под N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись по которому неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

5. Необходимо знать, что лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в другие сроки работнику выдается другая трудовая книжка или вкладыш в нее с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Заполняется дубликат по общим правилам: в разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов или распоряжений. Если же до устройства на это предприятие работник уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, который подтверждается документами. При этом необходимые сведения ответственное за заполнение трудовой книжки лицо может получить из учетной карточки работника, в которую при принятии его на работу необходимо было занести продолжительность общего и непрерывного трудового стажа. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник имеет надлежащим образом оформленные документы, содержащие сведения о работе в прошлом, в трудовую книжку эти данные вносятся по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата принятия на работу в графе 3 записывается наименование предприятия, где работал работник, а также должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Дубликат выдается также по последнему месту работы в случаях, если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т.п.). При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, производится надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу.

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

Книга прихода и расхода документации

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>

предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>

надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>

подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Заполнение ПРК

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.

Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.

Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.

Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.

Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.

Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).

Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.

Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.

Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.

Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:

утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)>
неверное заполнение>
повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Ошибки при заполнении приходно-расходной книги

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Кто должен вести журнал?

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Совет 2: Как заполнять трудовую книгу

Инструкция

Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи, проверьте их правильность.

1. Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными.

2. Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987).

3. Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»).

4. Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»).

5. Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу.

6. Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали.

7. Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы:

1 графа – номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не – штампа).

2 графа – дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку).

3 графа – сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью.

4 графа – основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетных званиях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п. производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе».

Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

Порядок ведения трудовых книжек

Каковы общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде всего следует отметить, что согласно ст. 48 КЗоТ и повторяющему ее п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника . Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней . На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы .

Форма бланка трудовой книжки утверждена постановлением КМУ О трудовых книжках работников от 27.04.93 г. № 301. а правила ее заполнения сформулированы в Инструкции № 58.

Так, при заполнении трудовой книжки в нее вносят сведения о:

- работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения)

- работе (наименование предприятия-работодателя, дата приема, перевода, увольнения, дата и номер соответствующего приказа)

- поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации

- открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Информация о взысканиях в трудовую книжку не заносится .

Согласно пп. 2.1 и 2.4 Инструкции № 58 трудовая книжка заполняется в соответствующих разделах на русском и украинском языках, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия .

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными). Например, если работник был принят на работу 7 апреля 2010 года, то в трудовой книжке эта дата должна быть записана в таком формате: 07.04.2010.

Заметим, что записи в трудовую книжку вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения) в такие сроки .

- о приеме либо переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях - не позднее недельного срока

- об увольнении - в день увольнения .

При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. С каждой подобной записью работник должен быть ознакомлен под

роспись в личной карточке по форме № П-2.

Запись о наименовании работы, профессии или должности выполняется в соответствии с Классификатором профессий.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов . то согласно с п. 3.1 Инструкции № 58 она дополняется вкладышем . Он вшивается в трудовую книжку и заполняется работодателем в том же порядке, что и непосредственно трудовая книжка. Заметим, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным .

При каждой выдаче очередного вкладыша на титульной странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью Выдан вкладыш с указанием серии и номера вкладыша.

Источники:
opersonale.ru, consultant.parus.ua, hr-portal.ru, www.kakprosto.ru, buhgalter.com.ua

Следующие образцы:

25 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Приказ о возмещении расходов образец на медосмотр

Образец приказа отпуск до 3 х лет

Как написать приказ об отмене приказа образец

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,