Как вести журнал приказов о направлении в служебную командировку
Задание на командировку
С 8 января года порядок направления работников в служебные командировки стал проще. Компаниям не нужно оформлять командировочные удостоверения и составлять служебные задания. А у сотрудников больше нет обязанности сдавать работодателю отчет о работе, выполненной в командировке (постановление Правительства РФ от 29 декабря г. № 1595).
Популярное по теме
Из этой статьи вы узнаете:
Как оформить задание на командировку в году
Образцы документов
Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Если компания использует унифицированную форму приказа ( форма № Т-9 ), в ней для указания цели командировки предусмотрена отдельная строка. В примерах 1 и 2 приведены образцы служебных заданий.
В приказе о командировке по унифицированной форме № Т-9 цель командировки нужно указать так, как показано на образце ниже.
Образец 1. Образец задания на командировку (фрагмент)
Командировка с года, как отправить сотрудника по новым правилам
Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.
Оглавление статьи
Командировка в году, изменение в пакете документов
Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12. года, под номером 1595 . с 8 января года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.
В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:
Осталось по-прежнему, необходимо следующее:
Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:
Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету
Оформление приказа (решения или распоряжения)
Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной форме Т-9 , при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.
Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.
Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.
Если же никаких подобных документов не было издано, то поле «основание» можно оставить не заполненным.
Заполнение журнала регистрации командировок
В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.
При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.
Командировочное удостоверение, использовать или нет?
Как уже сказали, с 8 января года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства . которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы. С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.
Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требования законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.
Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.
Подтверждение сроков командировки
При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:
В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.
Определение сроков, при использовании служебного транспорта
В постановлении №749, п.7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный. На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный. Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.
Как и до внесения изменений, в году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.
Служебный транспорт. Для того, чтобы определить сроки поездки, в этом случае, кроме приказа, можно составить путевой лист. Кроме него, сотрудник может в служебной записке отобразить маршрут следования с приложением к ней квитанций (чеков АЗС, гостиницы, из кафе и т.п.), полученных по пути следования или по прибытию на место.
При использовании транспортной компании можно приложить акт об оказании транспортных услуг либо иной документ, который предусмотрен договором с данной компанией, а так же составить служебную записку, так же приложив к ней необходимые подтверждающие документы.
Если используется попутный транспорт . то необходимо написать служебную записку и приложить к ней документы, которые подтверждают факт поездки.
Заполнение авансового отчета
Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.
Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.
В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.
Командировка: от приказа до отчета
Редкая организация не направляет своих сотрудников в служебные поездки. Задача кадровой службы при этом заключается не только в своевременном учете отбывающих и прибывающих работников, но и в правильном оформлении всех необходимых командировочных документов. Подробнее об этом и многом другом поговорим в данной статье.
Автор: Наталья Астанкова
Служебная командировка − это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение дано в статье 166 Трудового кодекса РФ.
В командировку может быть направлен только работник, состоящий в трудовых отношениях с работодателем. Ни лица, оказывающие услуги по договору гражданско-правового характера, ни работники других организаций, не состоящие с компанией в трудовых отношениях, в командировку отправлены быть не могут.
Нельзя посылать в командировку и отдельные категории штатных работников:
Следующая группа работников может быть направлена в командировку только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. ст. 259 и 264 ТК РФ):
С октября 2008 г. порядок направления работников в служебные командировки регламентирует Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение № 749). Ранее действующая Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» не потеряла силу, однако применяется в части, не противоречащей Постановлению № 749.
Срок, на который может быть командирован работник, согласно п. 4 Постановления № 749 определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Если раньше, согласно Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» предельный срок командировки исчислялся 40 днями, то в настоящее время работник может быть направлен в командировку и на более длительный срок.
Цель командировки определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании. Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о датах приезда и отъезда из места командирования. Данные отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник.
Если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например, проведение переговоров с физическими лицами, не имеющими печати или пребывание командированного лица в странах дальнего зарубежья, то факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, а именно:
Указанный перечень приведен в Письме Минфина РФ от 16.08. № 03-03-06/3/7.
Порядок документального подтверждения нахождения работника в командировке в тех случаях, когда отметки в командировочном удостоверении отсутствуют, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (Письмо Минтруда России от 14.02. № 14-2-291).
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В табеле учета рабочего времени необходимо отразить отработанное время командированного работника. Время пребывания в командировке отображается кодом «К» или цифровым обозначением «06». Количество отработанных часов в табеле не ставится, поскольку в соответствии со ст. 167 ТК РФ за работником во время командировки сохраняется средний заработок.
В случае болезни работника в период командировки на основании представленного листка временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Соответственно, эти дни в табеле будут отмечаться буквой «Б».
Если работник, находясь в командировке, по заданию работодателя исполнял служебное поручение в выходной день, такой день в табеле следует отметить кодом «РВ» или «03». За этот день работнику будет выплачен не средний заработок, а обычная заработная плата в повышенном размере в соответствии с ч. 1 ст. 153 Трудового кодекса.
Такое же обозначение делается, если работник выезжает в командировку в выходной или праздничный день. Принимая решение об отправке командированного в поездку, работодатель должен учесть, что это время отдыха (ст. ст. 106, 107 ТК РФ) и, следовательно, работу в такой день нужно оформить надлежащим образом (ст. 113 ТК РФ).
Согласно ст. 153 ТК РФ оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни производится не менее чем в двойном размере либо по желанию работника в одинарном размере с предоставлением дня отдыха в удобное для него время.
В соответствии с п. 4 Положения № 749 вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя. В настоящее время отсутствуют единые рекомендации по отражению этого «двойного» дня, каждая организация должна в локальном акте закрепить заполнение табеля тем обозначением, которое считает для себя приемлемым.
За каждый день командировки (от даты вылета по билету) сотруднику полагается специальная компенсация − суточные. Суточные выплачиваются независимо от того, стоит в день выезда в табеле учета рабочего времени «К» или «Я».
При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
В состав этих расходов входят (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
Размеры расходов, связанных с командировкой, а также порядок их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Работодатель вправе установить нормы возмещения расходов (суточные) исходя из своих финансовых возможностей. Размер суточных может дифференцироваться в зависимости от должности находящегося в командировке сотрудника (Письма Роструда от 04.03. № 164-6-1 и Минтруда России от 14.02. № 14-2-291).
Накануне поездки работник должен получить аванс на командировочные расходы. Денежные средства могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту - корпоративную или зарплатную карту работника. Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10. № 373-П).
Выдача денег под отчет из кассы производится согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Если у работника осталась задолженность по ранее выданным под отчет денежным средствам, то новую сумму под отчет выдать нельзя.
Работодателю необходимо вести учет отбывающих и прибывающих командированных работников. Для таких целей используется Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. Срок хранения журналов учета составляет 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08. № 558).
Отсутствие в организации журналов регистрации командировок может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, в частности:
Работодатель, в свою очередь, может привлечь работника, ответственного за ведение указанных журналов, за неисполнение им своих трудовых обязанностей к дисциплинарной ответственности (ст. ст. 192, 193 ТК РФ).
Вернувшись из командировки, работник должен в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами.
Сроки проверки авансового отчета, его утверждения и окончательного расчета с работником устанавливает руководитель организации. На практике это может быть сделано в рамках учетной политики и внутреннего положения о служебных командировках работников.
Возвращаясь из командировки, сотрудник может задержаться в пути следования (например, по причине отсутствия билетов в кассе или задержки авиарейса). Какие расходы обязана возместить ему организация в этом случае?
Согласно п. 9 Положения № 749 средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Кроме этого, работнику за время вынужденной остановки в пути возмещаются и дополнительные расходы - суточные, расходы по найму жилого помещения.
Для того чтобы учесть произведенные расходы при исчислении налога на прибыль, следует документально подтвердить факт вынужденной остановки в пути. Такими подтверждающими документами могут быть справки из аэропорта или железнодорожной кассы о причинах задержки вылета самолета или об отсутствии в кассе билета на нужное направление (Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).
Отправляясь в командировку, работник может выразить желание провести в месте командирования выходные дни, майские или новогодние праздники или даже отпуск. Какие последствия может иметь эта «затянувшаяся» поездка?
Минфин России в Письме от 10.08. № 03-04-06/6-234 прокомментировал подобную ситуацию.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 ТК РФ выходные дни и нерабочие праздничные дни − это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается доходом физического лица, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению экономической выгоды.
Таким образом, мы рассмотрели отдельные аспекты кадрового и налогового учета командировочных расходов. Практика показывает, что каждая командировка индивидуальна, и поэтому в условиях постоянно меняющегося законодательства у бухгалтера и работника кадровой службы всегда найдется область применения их знаний и опыта.
Астанкова Н.В. эксперт по налогообложению и бухгалтерскому учету
Наши услуги
1. Общие положения
Настоящее Положение является локальным нормативным актом для работников Общества с ограниченной ответственностью «Фирма», регламентирующим в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и федеральными законами порядок направления работников в служебные командировки и компенсации понесенных ими затрат.
Положение распространяется на работников Общества (далее - работники), в том числе работников обособленных структурных подразделений Общества, которые зачислены в штат и с которыми заключен трудовой договор.
2. Понятие служебной командировки
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Перед отправлением в служебную командировку, работник должен ознакомиться с «Памяткой командируемому» (Приложение 1).
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
3. Документационное обеспечение командирования работника
При направлении работника в служебную командировку в организации формируется следующая документация:
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
- Командировочное удостоверение (форма № Т-10);
- Авансовый отчет (форма № АО-1).
Документы о командировке хранятся в организации 5 лет и сортируются следующим образом:
- Приказы о направлении в командировку подшиваются и хранятся в одной папке (5 лет хранения);
- Служебные задания и командировочные удостоверения подшиваются и также хранятся в одной папке (5 лет хранения).
Необходимо помнить, что расходы на командировку уменьшают налогооблагаемую базу организации, лишь в случае, когда сотрудник командируется на предприятие (в организацию) с которым у Организации имеется договор о сотрудничестве (купли-продажи, комиссии и т.д.).
4. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в пределах установленных в Обществе лимитов.
5. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В качестве подтверждения расходов принимаются надлежащим образом оформленные:
- проездные документы до места назначения и обратно (авиа-, ж/д-билеты);
- квитанции сборов за услуги аэропортов;
- квитанции комиссионных сборов;
- документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- документы, подтверждающие расходы на провоз багажа;
- документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения (кассовый чек, в случае отсутствия последнего – счет гостиницы (форма 3-Г), являющийся бланком строгой отчетности);
- документы, подтверждающие оплату услуг связи (чек оператора) при условии предварительного согласования в форме служебной записки расхода денежных средств по этой статье с указанием лимита;
- в случае направления в командировку на служебном или переданном в аренду личном автотранспорте и невозможности использования топливных карт при условии предварительного согласования в форме служебной записки расхода денежных средств по этой статье с указанием лимита предоставляются чеки АЗС, подтверждающие приобретение ГСМ, путевые листы.
Прочие расходы не компенсируются.
5.1. В случае перерасхода подотчетных сумм задолженность перед сотрудником выдается ему на основании расходного кассового ордера, платежного поручения.
5.2. Неиспользованный остаток денежных средств возвращается в кассу в день представления оправдательных документов.
6. Срок командировки и порядок расчетов
Срок служебной командировки работника определяется работодателем и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок служебной командировки работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для открытия или реорганизации подразделения Компании Компания не может превышать одного года и считается «Длительной служебной командировкой».
Работникам, направляемым в Длительные служебные командировки (превышающие 40 календарных дней), выплачивается, за все время нахождения в месте командировки, надбавка к заработной плате взамен суточных в размере 50 % средней заработной платы. При исчислении указанной надбавки за неполный месяц, вначале определяется сумма надбавки за целый месяц, затем, эта сумма делится на количество календарных дней в данном месяце и умножается на число дней пребывания работника в Длительной командировке в данном месяце.
Работнику, направляемому в служебную командировку, перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных и, запланированных в Бюджете работодателя.
Если во время командировки возникает производственная необходимость в изменении сроков командировки или в незапланированных ранее расходах, дополнительное расходование денежных средств возможно по предварительному согласованию с руководителем службы персонала, генеральным директором на основании служебной записки, предоставленной работником по средствам факсимильной связи. А продление командировки оформляется дополнительно Приказом, и в командировочном удостоверении заверяется подписью лица, подписавшего командировочное удостоверение, и печатью. которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица, на основании приказа об изменении сроков командировки.
7. Время пребывания в служебной командировке
Фактическое время пребывания в месте служебной командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
При наличии исправлений в командировочном удостоверении исправления удостоверяются подписью лица, подписавшего командировочное удостоверение.
8. День убытия и день прибытия в служебную командировку
Днем выезда в служебную командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта но не более 2-х часов. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Перед направлением в служебную командировку, работник должен заранее согласовать с непосредственным руководителем целесообразность и возможность использования служебного или коммерческого транспорта (такси) для следования от/до станции, пристани, аэропорта отправления/ прибытия. Расходы по проезду от/до станции, пристани, аэропорта отправления/ прибытия, в данном случае, компенсируются работнику лишь в объеме согласованном непосредственным руководителем.
9. Режим работы работника в служебной командировке
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
Если работник целенаправленно (специальным распоряжением работодателя) командирован для работы в выходные или праздничные дни распоряжением работодателя, компенсация за работу в эти дни производится в двойном размере (либо, работнику предоставляется другой день отдыха, а оплата отработанного дня производится по обычным тарифам).
В случаях, когда по распоряжению работодателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
При этом необходимо письменное согласие работника на работу в выходной день в период командировки
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем.
10. Местные служебные командировки
Служебные командировки в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства считаются «Местными». За пребывание в Местной командировке суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается работодателем, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Отбывающий в местную командировку работник накануне должен сообщить своему непосредственному руководителю о предстоящей местной командировке и сделать запись в Журнале регистрации местных командировок.
Журнал регистрации местных командировок хранится у секретаря или в Службе управления персоналом и включает в себя следующие сведения:
- «Сроки командирования»;
- «ФИО командируемого»;
- «Должность»;
- «Отдел»;
- «Место командирования»;
- «Цель командирования»;
- «Подпись руководителя, направившего сотрудника в местную командировку».
Отбывающий в местную командировку работник заполняет все графы журнала самостоятельно:
- в графе «Сроки командирования» указывается время убытия в командировку и ориентировочное время прибытия.
- в графах «ФИО командируемого», «Должность», «Отдел» указываются данные о сотруднике в соответствии с действующим Штатным расписанием.
- в графе «Место командирования» указывается организация, в которую направляется работник и ее месторасположение.
- в графе «Цель командирования» указывается цель поездки: сдача документов, встреча с клиентом, выполнение поручения и пр.
Отбывающий в местную командировку работник должен заверить свою запись в Журнале регистрации местных командировок у своего непосредственного руководителя. В графе «Подпись руководителя» должен расписаться непосредственный руководитель командируемого работника.
11. Временная нетрудоспособность в служебной командировке
В случае наступления временной нетрудоспособности работника направленного в служебную командировку, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.
Временная нетрудоспособность работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.
За период временной нетрудоспособности работнику, направленному в служебную командировку выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
12. Результат командировки
По возвращении из служебной командировки (включая местную командировку) работник, в течение 3-х дней, обязан предоставить:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду;
- аналитический отчет о выполнении служебного задания, в форме служебной записки на имя непосредственного руководителя или руководителя, направившего сотрудника в служебную командировку.
Отчет о результатах командировки работника оформляется в соответствии с требованиями документооборота Компании и передается на хранение в архивную базу в секретариат Компании или должностному лицу, ответственному за осуществление ведения документов в подразделении, в котором трудится работник.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Памятка сотруднику, направляемому в служебную командировку
1. Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы.
2. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве.
3. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутилированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю.
4. Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг)).
5. Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты.
6. Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт.
7. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия (если Вы наделены таковыми), визитки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения.
8. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы, и координировать все Ваши контакты.
9. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений.
10. В свободное от выполнения служебного задания время постарайтесь изучить населенный пункт и составить впечатления об инфраструктуре (гостиницах (их категориях, уровне гостиничного сервиса, загрузке, условиях размещения) магазинах, пунктах питания), о качестве транспортных услуг и услуг связи, об уровне цен на услуги и товары. Если в месте командировки продаются местные справочники, карты приобретение их – впоследствии Вам будет легче заполнять анкету по результатам командировки. Расходы на литературу будут возмещены в установленном пределе.
11. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации (документов, дискет, и пр.).
12. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы.
13. Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми. Соседями по гостинице. На вопросы о цели командировки, отвечайте нейтрально: «Согласование технических чертежей», «Решение текущих задач», «Уточнение некоторых вопросов», др. особенно, если выполнение служебного задания связано с материальными ценностями, коммерческой тайной.
14. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой (на вокзале, станции, пр.). Находясь в таком месте, старайтесь держаться поближе к пунктам охраны правопорядка, милиции.
15. При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами.
16. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания.
17. Требуйте от должностных лиц организации, в которую Вы командированы, своевременного проставления отметок в командировочном удостоверении, а также оформления документов, подтверждающих выполнение Вами служебного задания
18. При использовании служебной sim-карты менеджерами, специалистами, обслуживающим персоналом норма переговоров по времени в день составляет 10 минут. Ведение переговоров осуществляйте по телефону четко и быстро. По возможности передавайте информацию в виде sms-сообщений. Находясь в на территории дочернего подразделения используйте для связи систему Skipe
Дополните настоящую Памятку своими советами командируемому, если, на Ваш взгляд, такой совет поможет другим работникам и передайте ее в отдел кадров.
Новости партнеров
Помощь: Служебные командировки работников
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ
Вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, возникают всегда. Рассмотрим наиболее встречающиеся из них.
Условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее - Положение № 55).
Оформление командировки
Итак, любая служебная командировка работника начинается с приказа руководителя. И здесь нас подстерегает первая опасность нарушения законодательства. Согласно ст.263 Трудового кодекса РБ запрещается направлять в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Эта же статья гласит о том, что женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет, могут направляться в служебную командировку только с их согласия. Рекомендуем такое согласие получить в письменном виде.
Помимо издания приказа при направлении работника в командировку за границу руководитель дополнительно устанавливает задание по командировке, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора, условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно быть подписано руководителем и командированным работником.
В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Стоит обратить внимание на обязательное требование п.52 Положения № 55: наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность.
В соответствии с п.3 Инструкции № 35 в специальных журналах установленной формы необходимо также вести регистрацию всех работников, отбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Но имеет смысл не разделять ведение данного журнала в зависимости от страны командирования, т.е. регистрировать в данном журнале и работников, направляющихся в командировку за пределы Республики Беларусь.
Не стоит забывать и о том, что руководитель обязан назначить ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвращении из командировки. Целесообразнее всего, на наш взгляд, определить это в локальном нормативном акте «Порядок направления в служебные командировки сотрудников организации».
Отчет по служебной командировке
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.
Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании пластиковых карт могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
При этом в соответствии с п.30 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 26.03.2003 № 57 (далее - Правила № 57), для этих лиц делается исключение по срокам только в случаях, установленных абзацем первым части второй ст.107 Трудового кодекса РБ. Следовательно, можно предположить, что законодательством допускается ситуация, когда за работником остается задолженность по командировочным расходам в виде неиспользованных сумм полученного ранее аванса и работнику выплачивается аванс на следующую служебную командировку. Считаем, что в данном случае нарушения действующего законодательства не будет лишь тогда, когда работник к авансовому отчету по первой командировке приложит письменное заявление об удержании из его заработной платы неизрасходованной суммы аванса. В этом случае наниматель может выдать наличные деньги под отчет на служебную командировку независимо от того, удержаны фактически или нет денежные средства из заработной платы работника за предыдущую командировку.
К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:
- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник был командирован в разные населенные пункты или организации, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом населенном пункте (организации). Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с обязательным наименованием организации, в которую был командирован работник (на практике встречались случаи, когда работники привозили командировочное удостоверение со штампом гостиницы, в которой проживали);
От редакции журнала: Статьей 93 Трудового кодекса РБ предусмотрено оформление командировочного удостоверения при направлении работника в командировку (независимо от того, командировка на территории Республики Беларусь или за ее пределы). Положение № 55 не предусматривает составление данного документа. По разъяснениям специалистов Минтруда РБ, с учетом специфики внутреннего законодательства страны пребывания оформление командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку не является обязательным.
- проездные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командирования и обратно;
- оплаченные счета, иные документы в оригинале, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
- отчет о проделанной работе (при командировании за границу - в обязательном порядке, при командировании в пределах Республики Беларусь - по требованию нанимателя).
Особенности возмещения расходов по найму жилого помещения
При командировании за границу. При направлении работника в служебную командировку за границу у нанимателя возникает еще один вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? Положение № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Единственное требование к такого рода документам - чтобы они были представлены в оригинале (см. подп.53.4 п.53 Положения № 55). На организацию - резидента РБ не возложена обязанность проверки соответствия представленных документов нормам зарубежного законодательства. Одно, что необходимо помнить, - чтобы данные документы имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу.
Согласно подп.53.4 п.53 Положения № 55 в случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.
Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.
Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.
Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.
При командировании в пределах Республики Беларусь. В соответствии с подп.7.2 п.7 Инструкции № 35 в случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в пределах Республики Беларусь данные расходы возмещаются в размерах, установленных Минфином РБ. Постановлением Минфина РБ от 22.12.2005 № 155 установлено, что размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь составляет 3600 руб.
Командированному работнику также при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.
В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.
Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, возмещению не подлежат.
Возмещение расходов за проживание в номерах «Люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Желательно это сделать в письменной форме с обоснованием причины такого проживания.
Особенности возмещения расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно
При командировании за границу. Работникам, командированным за границу, возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - купе).
В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду названными видами транспорта могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). Под исключительным случаем следует понимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует возможность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (например, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс» должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем.
При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.
Источники:
, , ,
Следующие:
18 апреля 2024 года
Комментариев пока нет!Другие статьи:
Приказ о сроках выплаты заработной платы образец рбПопулярное
Протокол беседы с родителями неуспевающего ученика образец Алгоритм работы с неуспевающими и слабоуспевающими учащимися Классному руководителю: Определить причину неуспеваемости учащегося через Алгоритм работы с неуспевающимии слабоуспевающими учащимисяКлассному 
Образцы объяснительных о недостаче Объяснительная записка по поводу недостачи денег - правовед ru 1СПАЛОМА.РУ / thread / Образец объяснительной по недостаче | Просмотров: 73954 
Образец трудового договора слесаря сантехника Договор, трудовой, c сантехникомг. Москва ___ __________ 201_ года.Открытое акционерное общество _________________________, именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице ________________________, действующего 
Образец заявления на шенгенскую визу Страховка онлайнАнкета на шенгенскую визуВ соответствии с Визовым кодексом ЕС для оформления краткосрочной визы в любую из шенгенских стран используется Недавно добавленные материалы:
Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1. Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _ Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________, Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________, 
Выписка из приказа образец
Иск к страховой по осаго образец