Ведение журнала регистрации приказов

Ведение кадровых журналов

Так, мало того, в прошлом году организациям вообще разрешили вести полностью свой документооборот, больше не требуется вести приказы по ГОСТу по формам Т, только, вот свои документы организация должна разработать и прописать в ЛНА.

И еще, одно из требований к журналам, то, что они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати, а ваши журналы, которые вы так хитро из 1С распечатываете, вы их когда прошивать и нумеровать будете, только в конце года или даже в начале следующего года, а значит, достоверность данных в этих журналах уже не проверить, если возникает какой то трудовой спор с работником.

А переписать Журнал, который заполнен от руки, прошитый, пронумерованный и когда у тебе не 10 приказом в месяц, я посмотрю, как это у вас получится. Я понимаю, что ради того, чтобы что то поддделать, можно и даже выходные поработать и в ночи посидеть, только это уже труднее, чем распечатать, убрать одним кликом мыши не нужную информацию и добавить нужную.

Порядок ведения журналов регистрации, протоколов, приказов, а также других организационно-распорядительных документов (устав, учредительские документы и т.д.).

Организационно-распорядительные документы – организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.); распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.).

В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Правила регистрации распорядительных документов на примере приказов самого распространенного вида документов этой группы.

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания. Дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06. № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением. Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу . В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности . Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:

· о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;

· о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

· по основной деятельности - «постоянно» или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);

· по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;

· по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки;

· по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки.

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.

Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к» (приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников и т.п.). или «л» (приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках).

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например, «ад» или «ахд». В регистрационных номерах приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются.

Сравним индексы приказов различных групп:

· № 1 (приказ по основной деятельности);

· № 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

· № 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

· № 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Для регистрации приказов может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления) регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах по тем же правилам, что и приказы.

3.3. Порядок разработки и утверждения документооборота и номенклатуры дел

Принципы документального обеспечения записей в бухгалтерском учёте

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. В частности, ст. 9 Закона № 996 предусмотрено, что первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, определен положением № 88.

Каждый первичный документ от момента его создания (поступления от других предприятий, учреждений, организаций) до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Основными, характерными для всех документов, этапами документооборота являются:

1) составление документа (поступление от сторонних организаций);

2) проверка принятых документов бухгалтером после их поступления в бухгалтерию из других подразделений учреждения (предприятий, учреждений, организаций). Согласно п. 2.15 Положения № 88 первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей;

3) обработка документа в бухгалтерии. Причем первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами (п. 2.17 Положения № 88);

4) передача документов в архив на хранение. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88). Состав и сроки хранения типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями, определены Перечнем № 578/5.

Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в отдельных учреждениях и организациях, является график документооборота .

Понятие и назначение графика документооборота

Под графиком документооборота следует понимать документ, оформленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

П. 5.1 Положения № 88 определено, что с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя устанавливается график документооборота.

Однако график документооборота в первую очередь необходим бухгалтерской службе учреждения. Ведь грамотно составленный график документооборота с четким определением временных рамок составления каждого первичного документа, его передачи в бухгалтерию и обработки, обеспечивает рациональное распределение должностных обязанностей между работниками, усиление контрольной роли бухгалтерского учета и своевременность составления отчетности.

Важно! прямой ответственности за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрено.

Порядок составления графика документооборота

Прежде всего заметим, что форма графика документооборота на законодательном уровне не установлена. В частности, в соответствии с ч. 5 ст. 8 Закона № 996 предприятия, учреждения, организации могут самостоятельно утверждать правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Как правило, разработка графика документооборота в учреждении возлагается на главного бухгалтера. В то же время при наличии нескольких участков учета, закрепленных за разными специалистами (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер-кассир и т. п.), имеет смысл привлечь их к составлению графика документооборота или даже поручить каждому из таких специалистов составить отдельный график документооборота по соответствующим участкам учета. В этом случае главный бухгалтер должен проверить правильность каждого из таких графиков и сформировать на их основе сводный график документооборота по учреждению.

При составлении графика документооборота следует помнить, что он должен обеспечивать оптимальное количество подразделений учреждения и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, взаимосвязь и взаимосогласованность действий исполнителей и минимальные сроки пребывания документа в каждом подразделении. За основу же при его составлении может быть взят график документооборота, приведенный в Положении № 105.

С учетом норм этого Положения перечислим наиболее существенные для отражения в графике документооборота реквизиты:

название первичного документа;

1) создание первичного документа:

— количество экземпляров документа;

— должность работника, ответственного за его оформление и исполнение;

— сроки создания документа или получения от других предприятий и учреждений;

2) передача документа в бухгалтерию:

— должность работника, ответственного за передачу документа в бухгалтерию;

— должность работника бухгалтерии, которому подается документ и который осуществляет его проверку;

— сроки подачи документа в бухгалтерию;

3) обработка документа:

— должность работника, ответственного за обработку документа;

— сроки выполнения задания;

— дальнейшее прохождение документа;

4) передача документа в архив:

— должность работника, ответственного за передачу документа в архив на хранение;

— сроки передачи документа в архив;

— место и сроки хранения документа.

Рассмотрим некоторые моменты, связанные с составлением графика и отражением в нем необходимой информации, более детально.

Должности работников. В графике документооборота следует указывать не фамилии конкретных работников, ответственных за выполнение той или другой операции, а их должности. Это избавит от необходимости вносить изменения в график каждый раз, когда кто-то из работников увольняется, уходит в декретный отпуск, болеет и т. п.

Сроки выполнения задания. Одним из наиболее важных моментов при составлении графика документооборота является определение предельных сроков передачи документа (получение его от других предприятий, учреждений), срока передачи документа в бухгалтерию, его обработки и т. п. В частности, целесообразно установить конкретные сроки оформления каждого первичного документа.

Особое внимание необходимо уделить вопросу установления сроков передачи документов в бухгалтерию для их обработки. Следует определить для каждого документа такой срок передачи, чтобы он не поступил в бухгалтерию поздно. Наряду с этим не стоит устанавливать слишком сжатые сроки подачи документов после их оформления, во избежание накопления большого количества первичных документов в бухгалтерии одновременно.

Должны быть регламентированы и сроки подачи в бухгалтерию накладных на получение товаров и услуг.

Что же касается передачи документов после обработки на хранение, то, во избежание накопления пачек необработанной первичной документации в бухгалтерии, следует также четко установить сроки их передачи в архив.

После составления графика документооборота его целесообразно согласовать с представителями всех подразделений, имеющих к нему отношение. В первую очередь это необходимо для проверки полноты отражения документов в графике.

Составленный, проверенный и согласованный график документооборота передается на утверждение руководителю учреждения. При этом рекомендуем утвердить график документооборота отдельным приказом руководителя, а не как часть приказа об учетной политике учреждения.

Во исполнение требования п. 5.4 Положения № 88 руководителю учреждения следует обязать работников, участвующих в процессе документооборота, создать и подать первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям каждого из исполнителей, сроки их подачи и подразделения учреждения, в которые передаются эти документы. К графику документооборота целесообразно приложить образцы заполнения всех первичных документов, фигурирующих в нем.

Очевидно, что соблюдение утвержденного графика документооборота может быть обеспечено в полной мере только при условии налаживания жесткого контроля и внедрения системы наказаний за его несоблюдение.

Таблица 1 Порядок составления графика документооборота

На начальном этапе работы по составлению графика

главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности

Как оформить журнал регистрации приказов

Обеспечьте невозможность подмены или изъятия страниц из журнала. Пронумеруйте и прошнуруйте листы книги. На последней странице поставьте сургучную или мастичную печать, предоставьте готовый шаблон для заверения начальнику отдела кадров или руководителю организации. Сделайте запись «В настоящем журнале регистрации пронумеровано, прошнуровано. скреплено печатью __ листов. Директор: __(подпись, расшифровка подписи). Дата:__ (число, месяц, год)».

Выберите удобную ориентацию страницы (альбомную, книжную) для внесения записей в журнал. При желании оформите таблицу, содержащую следующие графы:

- порядковый номер записи;

Будет ли законно и правильно в журнале регистрации приказов при регистрации оставлять пустые номера «на всякий случай»? Ранее мы по необходимости регистрировали через дробь. Что допустимо по законодательству, чтобы при проверке не вызывало подозрений?

Ответ:

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяются журналы, книги регистрации (Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435,Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33, Рекомендации Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).

Каждая организация может самостоятельно разработать локальный акт (например, инструкцию по делопроизводству), который будет регулировать порядок ведения делопроизводства в организации, в том числе порядок ведения журнала регистрации приказов.

Регистрационно-учетной формой документов может быть журнальная форма, книжная форма и др. (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные правила работы архивов организаций»).

Законодательство РФ не содержит унифицированную форму журнала регистрации приказов.

Форму журнала регистрации приказов утверждает руководитель организации самостоятельно.

Порядок ведения, реквизиты журнала регистрации приказов каждая организации утверждает самостоятельно.

Законодательство РФ не содержит запрета на оставление пустых строк в графе «номер по порядку» журнала регистрации приказов.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации (п. 4.1.1. Постановления ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33, Рекомендации Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз: поступающий в день поступления, создаваемый - в день подписания или утверждения.

Номера документам присваиваются по порядку (без пропусков).

Итак, законодательство РФ не содержит запрета на оставление пустых строк в графе «номер по порядку» журнала регистрации приказов.

Однако, по нашему мнению, не законно и не правильно, в журнале регистрации приказов, при регистрации оставлять пустые номера «на всякий случай».

23.04.

С уважением,

Майорова Кристина Алексеевна

Юрист (гражданско-правовая специализация)

Источники:
www.hr-portal.ru, studall.org, www.kakprosto.ru, vk.com

Следующие:

19 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Образец расписки под проценты

Образец расписки продажи машины в рассрочку

Приказ на декретный отпуск образец рк

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,

Может быть Вас заинтересует:

Как грамотно написать объяснительную образец

Приказ о проведении служебного расследования образец в школе

Бланк приказа ооо образец