Журнал кадровых приказов в электронном виде

Вопрос – ответ 3. Можно ли вести журналы регистрации кадровых документов в электронном виде, распечатывать в конце года, нумеровать, прошивать или нужно вести только вручную?

В электронном виде в течение года можно вести только такие регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.

Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки». К тому же требования к форме и порядку ведения указанной регистрационной формы установлены нормативными актами.

А вот журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

На практике многие работодатели «подстраховываются» на тот случай, если в ходе контрольного мероприятия проверяющий (инспектор ГИТ, налоговой инспекции и т. п.) попросит предъявить традиционные регистрационные формы с подписями сотрудников и, возможно, скептически отнесется к тому, что большинство регистрационных форм ведется в электронном виде. Но если в нормативных актах отсутствуют положения об обязательности ведения журнала на бумажном носителе, с особыми правилами оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде. Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде. Если же такой графы в форме не предусмотрено, то возможна электронная регистрация документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.

Можно ли вести в электронном виде журнал входящей, исходящей корреспонденции, приказы в организации?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.* Основы документооборота.

как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

Ежедневная рассылка Новостей ЭОС

Ежемесячная рассылка Новостей ЭОС

Ежедневная рассылка Новостей партнеров

Ежемесячная рассылка Новостей партнеров

Ежедневная рассылка Новостей для учебных заведений

Есть ли практический смысл создания электронного архива кадровых документов параллельно с бумажным архивом?

Здравствуйте. Ситуация следующая. Я работаю специалистом архива крупной организации, в которой, помимо централизованного бухгалтерского документооборота, в настоящее время вводится централизованный кадровый документооборот (то есть кадровое делопроизводство по нескольким десяткам филиалов будет вестись дистанционно в головном офисе), соответственно, через некоторое время мне в архив начнут сдавать значительный объем кадровой документации. При этом у нас действует внеофисное хранение документов (документы упаковываются в короба и увозятся в хранилище аутсорсинговой компании, при необходимости получить нужные дела/документы - нужные короба привозятся в офис).

Поскольку перемещение дел туда-сюда влетает в копеечку, и я стараюсь минимизировать эти расходы, возникла идея создания электронного архива кадровых документов (то есть, сканировать, и сохранять в электронном виде). Об электронных архивах много пишут и говорят, но в основном те, кто предлагает такие услуги.

1) Является ли создание электронного архива кадровых документов перспективным делом, нужны ли кадровикам электронные копии кадровых документов, каковы возможности их использования в сравнении с бумажными оригиналами? То есть, насколько часто может возникать ситуация, когда достаточно использовать электронную копию, не используя бумажный оригинал?

2) Поскольку, скорее всего, лимит времени не позволит отсканировать вообще все документы, нужно определиться с приоритетами. Электронные копии каких кадровых документов имеет смысл поместить в электронный архив в первую очередь? (личные карточки Т-2, личные дела, приказы по личному составу)?

Какие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организации

Вопрос

Обязательно ли регистрировать приказы в книге или достаточно вести учет приказов в электронном виде? Спасибо.

Ответ

Организация самостоятельно должна определить порядок работы с документами и закрепить порядок в локальных документах. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. В данном перечне нет книги учета приказов, при этом законодательство не обязывает вести книгу учет приказов в бумажном виде. Поэтому в данном случае Вы можете вести учет приказов в электронном виде.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: К акие регистрационные книги и журналы нужно вести в кадровой службе организации

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 *.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне*. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

- распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде?

В последнее время очень много компаний переходит на электронный документооборот. Это позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с работниками. Сегодня практически все руководители пользуются электронной почтой для переписки с сотрудниками, например, дают им указания в электронном виде. Однако, к сожалению, пока еще не представляется возможным перевести абсолютно все документы, связанные с трудовыми отношениями, в электронный вид, хотя многие компании активно используют электронный документооборот и для автоматизации работы с кадровой документацией.

Трудовой договор в электронном виде

Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы. Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. 312.1 ТК РФ: «дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения».

В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ: «трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя».

Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора. Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако работодатель не может перевести все имеющиеся у него договоры в электронный вид, поскольку это не предусмотрено ТК РФ. Приведем пример трудового договора о дистанционной работе.

Источники:
www.pro-personal.ru, www.glavbukh.ru, www.eos.ru, www.26-2.ru, ecm-journal.ru

Следующие:

26 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Образец расписки залога в получении денежных средств

Образец искового заявления на элементы

Бланк приказа продольный образец

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,