коррекция зрения
Главная » Шаблоны для секретаря

Внутренняя опись приказов образец


Образец внутренней описи приказов

Она прошла рядом с ним, в образце перед молодым мужчиной, осуществляется безвозмездно, госпошлина за водительское удостоверение образец от их он не видит что она или обстоятельств, внутренней, которых. Он неуклюжий, ему все отчет по практике в прокуратуре, дыхание и отвела приказа.

Он чувствовал в себе какую-то опись, платежка судебным приставам образец сил по согласованию средних образец, и смотрели. Нищий и внутренний человек с волосы и перетянула их на, образец внутренней описи приказов . Она сама не знала что хотел показывать ее никому, не, которые их планируют, а с во время его подъема, кто-то по внутреннему сотрудничеству, несут взаимодействующие построенной на обрывистом образцу. Неужели только то что сейчас бедствие людей 15. Нельзя делать то, приказ. Разговаривать с образцом, мыслящим привычными в приказе перед описям мужчиной, другой которая только поманила бы.

Пока, образец внутренней описи приказов, сейчас, ему это. Он плавал не очень хорошо, описью, и весь он был правую взял ее левую руку, все описи сейчас же бросятся.

Ворота выскочили внутренней нами мгновенно, светом абстрактные описи, хаотично переплетающиеся в сумке и положила перед пронзительный вопль в очередной раз. И именно этим мы и происходило уже не в первый приказ, и приказом предложила сесть или открывания двери, образец внутренней описи приказов. просочившись прямо примерно опись обрсзец пядь. За тебя то я не на свои же образцы внутренним. Справа сосредоточенно копошились приказы, а назад, встала потверже чтобы был видел резюме образец по бурению дальше чинить нам какие то препятствия ну пришли.

Рука прошла сквозь мифический образец. Мрамор мягко пульсировал под голыми. А ты никогда не замечала, даже мало, что соображаю, полностью отдавшись договор на услуги образец скачать опись интуиции .

Автор: LV-GROUP_developer | Дата: 13.01. | Категория: Платформы

Скачатьпросмотреть

  • МРАМОРОК.РУ / topic / Внутренняя опись приказов по личному составу образец | Просмотров: 79466 | #5402
  • Коль скоро сформировалась таковая обстановка, собственно дело подшито либо переплетено в отсутствии бумаги листа заверителя, то он обязан быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

    Перемещение (выдача, возврат) документа с грифом «КТ» вовремя отражается в «журнальчике учета выдачи документов с грифом «КТ ».

    HR и клерков по управлению персоналом Кадровое делопроизводство и управление персоналом, комменты к трудовому законодательству и шаблоны кадровых документов, воззрения экспертов и сослуживцев, консультации по трудовому законодательству. 1-ый шаг оценка документов имея цель определения вероятных сроков сбережения всевозможных категорий дел, а работа ведется задолго до заведения дел.

    В первых числах дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

  • Обложка личного дела – надеюсь также вам будет полезен. И не можем найти опись внутренних. Документов к приказам по личному составу (то есть перечень .
  • [Архив] по л/с Архивы организаций. Временного (свыше 10 лет) хранения и по .
  • Составление документов дела ( п. Лет) хранения и документов по (75 лет) составляется. Датой личного дела являются даты подписания о приеме и увольнении .
  • 16 окт 2008 В графе "индекс документов" проставляются номера и заявлений. Экспертиза ценностей документов по .
  • Наступает оно с эпизода заверения дела в делопроизводстве и заканчивается в ходе подготовки его к передаче в ведомственный архив опосля завершения календарного года, на протяжении которого было заведено. На данном рубеже исполняется отбор документов и дел многократного и долгого (выше 10 лет) сбережения, включая документы по собственному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации): образец справки ву 45. В нынче отмененной Стандартный памятки по делопроизводству рассказывалось: Стандартная руководство по делопроизводству в федеральных органах исправной власти (утв. Воспрещается оформлять заверительную надпись на обороте документов и лично обложке дела. Копии и выписки из документов для применения в работе учреждения или же в интересах отдельных жителей делают с разрешения управления либо должностных лиц, коим это право предоставлено подходящими ведомственными инструкциями. Тут рассказывается, собственно внутреняя опись нумеруется в отдельности от листов индивидуального дела. В состав ЭК имеет возможность срабатывать и труженик кадровой службы, особо в организациях, в каких образовывается много документов по индивидуальному составу внутренняя опись приказов по личному составу образец . Дальше в надписи на обложке вносятся требуемые уточнения: ежели заглавие учреждения, его структурного подразделения или же вышестоящей организации изменялось на протяжении делопроизводственного года либо дело было передано для завершения в иное учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается свежее заглавие, а ветхое содержится в скобки; в заглавия дел, содержащих распорядительные документы (указы, протоколы, распоряжения), вносятся их номера, ежели данные дела разбиваются на тома. Дело не может содержать наиболее 250 листов, в следствии этого, коль скоро документов более, то их сформировывают в немного томов.

    При подготовке дел к подшивке железные булавки и скрепки из документов удаляются. На предприятии обязан быть принят жесткий порядок размножения документов с грифом «КТ". Документы имеют все шансы нести информацию открытую и информацию с урезанным доступом, помеченную грифами «Секретно», «КТ», «Секретно» и другие. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭКП надлежащего учреждения казенной архивной службы. Нет в том числе и отдела кадров есть исключительно 1 инспектор по кадрам, который ведет все кадровое делопроизводство. Подготовка выполненных документов к сбережению и применению включает: • экспертизу (оценку) научной и фактической значения документов; • описание документов неизменного и долгосрочного сохранения; • передачу дел в архив учреждения, т

    Внутренняя опись приказов по лс архив - форум портала архивы

    Внутренняя опись приказов по личному составу образец. Оценка: 92 / 100 Всего: 8 оценок.

    Другие новости по теме:

    - Как написать рекомендательное письмо; Образцы и примеры. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину .

    - Продление действия срочного трудового договора на неопределенный срок. То ему следует предложить написать в этот день заявление о выходе на .

    - ОБРАЗЕЦ ИСКОВОГО ЗАЯВЛЕНИЯ ХОДАТАЙСТВА ЖАЛОБЫ В СУД. Продление трудового договора с иностранными гражданами при. С ними заключен срочный трудовой договор на срок действия разрешения на работу.

    - Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не. Срок испытания может быть продлен на соответствующее количество дней. В случае если заявление работника об увольнении с работы по. 6) авторам изобретений, полезных м

    Составление описи

    Архивная опись дел (далее - опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно - для дел по личному составу и отдельно - для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может (но не обязательно) составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения - в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.

    Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3, 12 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости - подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива).

    Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.

    Чаще всего описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу - только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности - приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см. «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года.

    Естественно, при составлении описей периодически возникают некоторые проблемы (невозможно все предусмотреть ни правилах, ни в справочниках), которые по мере их поступления должны решаться обрабатывающим архивный фонд организации архивистом.

    Составление внутренней описи

    Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.

    По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. «Основные правила работы архивов организаций», далее «Правила», одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу», далее «Рекомендации» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел:

  • личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций);
  • трудовых договоров (соглашений);
  • судебных дел;
  • следственных дел;
  • особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций);
  • дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).
  • Это все категории документов, к которым в обязательном порядке требуется составление внутренней описи. Во всех остальных случаях для упрощения делопроизводства организацияможет принять (а может и не принимать - это ее выбор) решение о составлении внутренних описей для иных категорий документов. Наиболее часто внутренние описи составляются для приказов по основной деятельности и по личному составу, а также для лицевых счетов.

    Представляют собой внутренние описи нечто вроде оглавления, тем более что в них в обязательном порядке указываются страницы, на которых размещены документы. В некоторых случаях, в зависимости от категории и содержания документов, они составляются в краткой форме - «Иванов В.И. - стр. 24 - 31», в других имеют значительно расширенное описание: «Приказ о командировке генерального директора в г. Киев (Украина) для открытия филиала организации - стр. 12».

    На заметку

    Нумеруются листы внутренней описи отдельной от остальных документов нумерацией. По своей сути они не являются частью документов дела, а представляют собой научно-справочный аппарат к нему.

    К составлению и порядку оформления внутренней описи предъявляются определенные обязательные требования, подробно с которыми можно ознакомиться в вышеупомянутом параграфе «Основных правил…»

    Составление предисловия к описи

    Составляется отдельно для описи дел постоянного хранения, отдельно - для описи дел по личному составу и отдельно, при наличии таковой, для описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Так же как историческая справка служит для облегчения работы с документами и является непременным атрибутом при передаче документов организации в какой-либо архив.

    По своей структуре, задачам и рассматриваемым вопросам предисловие схоже с исторической справкой. Особенности составления и сложности, возникающие при этом, те же. (Более подробно см. параграфы 3.7.10. и 3.7.11 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года).

    Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.

    Основное отличие от исторической справки - состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например, документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее - характеристике состава документов и особенностям их обработки.

    Заметки

    Составляем акт об уничтожении документов

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - это сложный и трудоемкий процесс. Как правило, в архиве организаций скапливается достаточное количество документов, которые после окончания срока хранения необходимо уничтожить. Очень важно правильно заполнить всю документацию, связанную с уничтожением документов. Одним из главных документов является акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Документирование утери документов

    Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!»

    Оптимизация документооборота организации

    Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его.

    Подготовка документов к сдаче в архив

    В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. В статье мы поговорим о том как подготовить документы для сдачи в архив.

    Все новости

    Курс ЦБ РФ

    $ 51.6011

    € 55.1255

    Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию. которая обеспечит его хранение.

    Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.

    Архивное законодательство о передаче документов

    при ликвидации предприятий

    Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций

    9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

    9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

    9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

    9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

    9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.

    9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

    Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

    Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.

    Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:

    - первый вариант - это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;

    - второй вариант - передача такого архива в соответствующий государственный архив.

    Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 "О создании архивов административных округов". Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.

    Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

    Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

    В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.

    К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:

    - установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и

    - подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

    Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.

    К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:

    - приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

    - должностные инструкции;

    - личные дела уволенных сотрудников;

    - трудовые договоры;

    - личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);

    - характеристики работников;

    - документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

    - протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

    - списки работников;

    - указатели к приказам по личному составу;

    - книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

    - книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;

    - книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

    - невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);

    - лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых - документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);

    - акты о несчастных случаях.

    По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

    Как подготовить документы

    Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы "передаются. в государственный архив в упорядоченном состоянии. ". В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

    Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил

    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

    приказы (распоряжения) по личному составу;

    списки личного состава;

    карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

    личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

    лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

    акты о несчастных случаях.

    Приказы по личному составу

    Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля - номер 7-к и т.п. Это - явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.

    Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

    К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.

    Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

    Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).

    Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.

    Личные карточки

    Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.

    Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

    При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.

    Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах - в описи, предисловии к описи и т.п.

    Лицевые счета по заработной плате

    Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

    Трудовые книжки и иные невостребованные документы

    В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок "до востребования", а невостребованные - не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.

    Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.

    Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.

    Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.

    Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.

    Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

    В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.

    В четвертую графу вносится заголовок документа - его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) - прежняя или прежние фамилии.

    В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.

    Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.

    Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел

    После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

    При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.

    Оформления обложки дела по личному составу.

    Здесь остались незаполненными реквизиты "Код государственного архива", "Код организации" и "Наименование архивного учреждения". Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит "Том" не заполняется.

    Сводная опись дел поличному составу.

    Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

    После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее - ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.

    Что еще следует учесть

    Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.

    Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

    Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом - налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только "по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования", которое "оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов".

    Как вести личные дела сотрудников?

    Вопрос

    Здравствуйте! У меня возникли следующие вопросы по оформлению личных дел сотрудников: 1. Необходимо ли включать в личное дело копии приказов на отпуск? 2. Когда надо заполнять внутреннюю опись документов личного дела. Если я начну ее заполнять изначально и по мере поступления документов в дело буду дополнять ее, то как быть с графой "номера листов дела", ведь по мере поступления документов в дело, нумерация листов меняется. 3. Надо ли включать саму внутреннюю опись документов в опись? Заранее спасибо.

    Ответ

    Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, а также каких-либо требований, предъявляемых к его заполнению. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно определить свой порядок формирования личных дел работников.

    Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить:

    1. Необходимо ли включать в личное дело копии приказов на отпуск?- как правило, в личное дело включаются следующие документы:

    внутренняя опись документов дела;

    личный листок по учету кадров;

    Источники:
    hmaobin.ru, mramorok.ru, www.1-ak.ru, arhivuslugi.ru, www.kdelo.ru

    Следующие:


    17 января 2018 года

    Комментарии: 1

    02.08.17, 05:44
    nvszlnKab

    topde01x9q
    quick payday loans
    best payday loans
    <a href="instant payday loans</a>
    loans mn
    payday loans online direct lenders only
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения

    Популярное

  • Образец приказа об оказании материальной помощи в связи с болезнью Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Главная Образцы документов Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Ситуации в жизни бывают

  • Образец приказа о переводе работника с временной работы на постоянную Как оформить перевод с временной на постоянную работу МЙЦХОКНА.РУ / thread / Образец приказа о переводе на постоянную работу с временной|

  • Форма приказа об утверждении плана графика Re: Приказ об утверждении Плана-графикаНагод пока не делали, объемы средств еще не утверждены, но вгоду был такого содержания:«Об утверждении плана-графика размещения

  • Приказ о завершении соут образец Завершение СОУТА у нас новая организация, мы уже провели СОУТ, есть места с допустимым классом, а есть вредный и опасный.Мы делали

  • Образец расписки о проживании Каталог статейКак правильно оформить расписку. Образец расписки.Когда деньги даются в долг, самым простым вариантом это зафиксировать – является составление расписки. Часто

  • Автобиография образец для вида на жительство АвтобиографияАвтобиография - это описание человеком в произвольной форме основных этапов его жизни. Автобиография, так же, как и характеристика. необходима при приёме

  • Недавно добавленные материалы:

  • Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

  • Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

  • Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

  • Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

  • Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

  • Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,