коррекция зрения
Главная » Оформление расчетов

Пример акта о выделении документов к уничтожению


пример акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Подготовка дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, составление описей дел, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - вот немалая часть той трудоемкой работы, которую регулярно приходится делать кадровику и которая так важна для обеих сторон трудовых отношений - как в настоящем, так и в будущем.

Как же поступать с делами, срок хранения которых истек? Казалось бы, чего проще - уничтожить документ по истечении срока хранения: порвал, выкинул -и дело с концом. Сделать так, конечно, может любой, но будут ли эти действия законными? Разумеется нет. Почему? Да потому что каждый документ несет определенную информацию о ком-либо или о чем-либо и подлежит хранению в установленном порядке. Соответственно, и уничтожение должно быть санкционированным. Вот тут как раз и возникает множество вопросов: все ли документы по истечении срока подлежат уничтожению? С какого времени считать срок хранения? Достаточно ли одного акта на уничтожение документов на всю организацию или необходимо делать несколько по каждому подразделению? Есть и другие вопросы по поводу уничтожения документов, сроки хранения которых уже истекли. Вы затрудняетесь самостоятельно проводить такие мероприятия? Тогда давайте вместе рассмотрим процедуру уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу. Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения.

Обратите внимание Сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов

С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:

временных (до 10 лет включительно)

временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу

постоянного срока хранения.

В данной статье мы поговорим о документах, имеющих срок хранения до 10 лет (включительно). Именно эти документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

НА № 12&lsquo2010 В первую очередь необходимо знать, что сроки хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов.

Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С 1 октября 2010 г. начал действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве . Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г. начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.

Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 г. дела со сроком хранения 5 лет могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г.

Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа до минования надобности? Как это понимать?

Срок хранения до минования надобности означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией. Но согласно Перечню он не может быть менее одного года.

Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, происходит в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы по порядку.

ЭТАП 1. ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ с ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ

Документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (включительно) (см. таблицу ), как правило, в архивы организаций не передаются и хранятся в течение установленных сроков в структурных подразделениях, поэтому выделение этих документов к уничтожению - это задача структурных подразделений.

Уничтожение документов

Экспертиза ценности документов

У ничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

  • представителя руководства организации
  • архивиста
  • главного бухгалтера организации
  • представителя службы персонала организации
  • представителя юридической службы организации
  • сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.
  • Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

    2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

    В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

    Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

    Акт о выделении дел к уничтожению

    Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка

    Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

    Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов  в организации.

    Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

    Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

    Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов  может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться живым согласно документам организации.

    Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

    Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

    Правила заполнения акта

    Порядковый номер

    Указывается порядковый номер дела (документа).

    Заголовок дела или групповой заголовок документов

    Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

    В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

    В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

    Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

    Количество единиц хранения

    Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

    Сроки хранения и номера статей по перечню

    Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

    Итоговая запись

    Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

    После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

    Образец акта об уничтожении документов

    Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

    Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

    Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000-2010 годы включительно).

    Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).

    Это обещанный пример акта:

    Акт об уничтожении документов

    Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

    Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.

    Образец акта об уничтожении документов

    Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации. срок хранения которой еще не истек, не допустимо. Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.

    Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.

    Многие организации пользуются однотипными видами бланков: кассовыми, банковскими и прочими. Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

    Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

    Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.

    Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.

    Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 8 085)

    Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 4 089)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Источники:
    www.pro-personal.ru, www.delo-press.ru, naar.ru, delo-ved.ru, mirblankov.ru

    Следующие образцы:


    17 августа 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения

    Популярное

  • Образец приказа об оказании материальной помощи в связи с болезнью Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Главная Образцы документов Как грамотно составить заявление на оказание материальной помощи?Ситуации в жизни бывают

  • Образец приказа о переводе работника с временной работы на постоянную Как оформить перевод с временной на постоянную работу МЙЦХОКНА.РУ / thread / Образец приказа о переводе на постоянную работу с временной|

  • Акт приемки оборудования в монтаж образец заполнения АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ В МОНТАЖ. ФОРМА no. 12¦ Код ¦Склад¦ ¦¦операции¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦Акт составлен ________________________________________________(место составления акта)Передано ____________________________________________________(наименование

  • Объяснительная о потере пропуска образец Лапо А.М. юрист на сайте Рябченко И.В.юрист на сайте Морозкина Т.А.юрист на сайте Сурикова Т.И.юрист на сайте Грибов Ю.В.юрист на сайте

  • Объяснительная записка о браке образец Бланк объяснительной записки 10Бланк объяснительной записки 10 СкачатьИными словами если объяснительная записка вами написана, то вовсе не обязательно дальше последует выговор

  • Протокол совета мкд образец Образец протокола общего собрания собственников об избрании совета многоквартирного домаПротокол общего собрания собственников помещений в многоквартирномдоме № &hellip по ул. &hellip

  • Недавно добавленные материалы:

  • Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

  • Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

  • Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

  • Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

  • Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

  • Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,