Образец приказа о сдаче отчетов в бухгалтерию
Выводим бухгалтерию из режима ожидания
Марина Ильина. шеф-редактор журнала «Главбух»
Снова и снова бухгалтер набирает телефон коммерческого отдела, чтобы еще раз напомнить сотрудникам о документах, которые они должны были сдать еще неделю назад. Знакомая ситуация, не так ли? Мы предлагаем полезные советы ваших коллег, как добиться своевременного представления документов в бухгалтерию.
Организуйте регулярные отчетные совещания
Как заставить большой штат сотрудников вовремя отчитываться перед бухгалтерией? Можно начать с организации регулярных собраний, на которых менеджеры должны доложить о представлении необходимых документов. Сначала такие совещания можно проводить еженедельно, приглашая к участию высшее руководство фирмы, например генерального или финансового директора. Это, так сказать, мера психологического воздействия. Ведь вряд ли кому-то хочется предстать перед директором в невыгодном свете из-за бумажек.
Впоследствии, когда сотрудники привыкнут к системе контроля, собрания можно проводить реже (дважды в месяц, ежемесячно или в конце каждого отчетного периода) и в более узком кругу.
Делится опытом Наталья Барановская . главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:
– Дважды в месяц мы проводим специальные совещания, на которые приглашаются все ответственные менеджеры. Бухгалтерией готовится протокол совещания, который заранее рассылается сотрудникам и по которому на совещании они отчитываются перед руководителем и главным бухгалтером. Как правило, больше всего проблем возникает у нас с документацией от отдела маркетинга, отдела торгового оборудования и службы охраны. На совещаниях сотрудники этих отделов отчитываются перед бухгалтерией в первую очередь. В результате бухгалтерская служба постоянно контролирует ситуацию.
Составьте приказ о документообороте
Главное оружие бухгалтера в борьбе за дисциплину на предприятии – это четкий регламент документооборота. Опытные бухгалтеры отмечают, что без этого документа эффективная работа бухгалтерской службы невозможна в принципе.
Делится опытом Светлана Долгалева .
– Наш приказ о документообороте четко ограничивает сроки по представлению каждого отдельного документа. Например, авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в течение трех дней после получения денежных средств. А документы о приеме материалов должны поступать к нам на следующий день после их непосредственного получения. Ответственные за представление документов – начальники отделов.
Очевидно, что чем крупнее предприятие, тем больше объем документооборота у него и тем больше нюансов должно быть предусмотрено в соответствующем приказе.
Делится опытом Оксана Лазарева . заместитель директора департамента
по учету ОАО «Саратовнефтепродукт»:
– В силу того, что наша организация входит в группу предприятий компании «ТНК-ВР», у нас помимо общих для всех фирм отчетных дат есть дни сдачи внутренней отчетности в управляющую компанию. Чтобы не нарушать сроки, в организации существует приказ руководства, закрепляющий четкую систему документооборота. Она предусматривает исчерпывающий перечень первичных документов по каждому отдельному участку бухгалтерского учета, сроки их представления в бухгалтерию и ответственных за это представление лиц. Помимо этого в приказе определены работники бухгалтерии, отвечающие за прием документов.
Приказ о документообороте – второй по важности документ на любом предприятии после приказа об учетной политике. Причем взять типовую форму документооборота не получится. Чтобы документ работал, разрабатывать его надо самостоятельно, учитывая особенности конкретного предприятия.
Делится опытом Герта Фрейман . главный бухгалтер ОАО «Архангельский ЦБК»:
– На нашем предприятии первая версия приказа о документообороте занимала три страницы. За 9 лет моей работы документ «распух» до 30 страниц. Сегодня приказ предусматривает все возможные ситуации, которые могут повлиять на представление документов: реорганизация фирмы, увольнение ответственного сотрудника, праздники, приходящиеся на отчетные даты. В приказе о документообороте все расписано по часам. Только так возможно контролировать своевременность представления документов в бухгалтерию большого предприятия.
За опоздание – лишайте премии
Если ни общие собрания, ни приказ руководства не приучили сотрудников к общей дисциплине, остается один выход: наказывать провинившихся рублем.
Комментирует Тамара Федорова . ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»:
– Своевременность представления документов в бухгалтерию – это один из элементов общей трудовой дисциплины на предприятии. Чтобы на предприятии соблюдалась дисциплина, можно разработать специальные нормы в Положении о премировании. В нем следует указать пункт о невыплате премии, в случае если сотрудник выполняет работу некачественно и/или выбивается из установленных сроков. Особо отмечу, что работодатель не имеет права вводить в локальные акты понятие «штраф». Наше трудовое законодательство не предусматривает такого дисциплинарного взыскания.
Делится опытом Алевтина Кондратьева . консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению Группы компаний «Градиент Альфа»:
– Когда я была главбухом в торговой фирме с большим количеством поставщиков, всегда проблематично было собрать документы у отдела закупок. К сожалению, довольно действенен оказался «метод кнута». При расчете заработной платы менеджеров по закупке учитывался понижающий коэффициент за нарушение графика документооборота, что было прописано в Положении о премировании. После введения этой меры количество «опоздавших» или неверно оформленных документов свелось к минимуму.
Между тем не все согласны с мнением о необходимости материальной ответственности. «Горбатого могила исправит», – такого принципа придерживаются многие бухгалтеры.
Советует Наталья Барановская . главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:
– Я считаю, что вводить материальную ответственность за несвоевременное представление документов неразумно. Возможно, лишение премии дисциплинирует человека, совершившего ошибку однократно из-за несобранности. Однако если сотрудник постоянно относится к делу недобросовестно, в материальной ответственности нет смысла. Такого человека лучше уволить.
Создайте базу данных исходящих документов
Иногда из-за сотрудников, опаздывающих представлять документы, бухгалтер даже не знает о текущих сделках фирмы. А это важно, когда речь идет о договорах на крупные суммы. Чтобы «припозднившиеся» бумаги не стали неприятным сюрпризом для бухгалтера, специалисты рекомендуют создать единую базу данных (или внутреннюю сеть) по всему документообороту фирмы. Каждый сотрудник должен сохранять в этой базе копии всех выставленных документов. В результате бухгалтер всегда имеет полное представление об отношениях с контрагентами.
Однако у малых фирм иногда нет возможности создать внутреннюю сеть, а проблемы с документами все равно возникают. В такой ситуации практики предлагают, чтобы менеджеры один из экземпляров исходящего документа приносили в бухгалтерию. При этом можно попросить менеджеров ставить свою подпись и приблизительную дату исполнения документа. В результате бухгалтерия всегда может посмотреть, кто из сотрудников на текущий момент опаздывает с представлением тех или иных бумаг.
Советует Дмитрий Дмитриев . аудитор ООО «Аудитфинэксперт»:
– Если у компании нет возможности создать базу данных или внутреннюю сеть, то можно обязать менеджеров распечатывать всегда не два, а три экземпляра каждого документа. Два экземпляра, как обычно, будут высылаться контрагенту, а третий передаваться в бухгалтерию. Когда документ будет возвращен в компанию с отметками фирмы-партнера, третий экземпляр будет изъят и уничтожен, а «правильный» документ с отметками займет его место.
Наладьте контакт с бухгалтерией контрагента
Приучая сотрудников к общей дисциплине, нельзя забывать о том, что своевременность представления документов зависит еще и от контрагентов. Чтобы ускорить поступление документов из чужой бухгалтерию в вашу, полезно наладить контакты с бухгалтерами постоянных партнеров компании.
Делится опытом Наталья Барановская . главный бухгалтер сети аптек «Ригла»:
– Действительно, иногда своевременность и правильность представления документов зависит не от менеджера компании, а от контрагента, с которым он непосредственно связан. В моей практике был один случай, когда от одного нашего партнера документы приходили всегда с опозданием и большим числом ошибок. Чтобы решить эту проблему, мы связались с руководством фирмы-партнера. Они прислали к нам своего главбуха, и мы напрямую договорились о точном порядке постоянного сотрудничества.
Опытные бухгалтеры также советуют договориться с партнерами о том, чтобы вместе с оригиналами всех документов всегда высылались их копии – по факсу или электронной почте. Ведь налоговики при проверках сначала требуют именно копии.
Кстати, потребовать высылать электронные или факсовые копии документов можно и от филиалов фирмы, которые тоже часто грешат нерасторопностью при представлении документации.
Вебинар «Готовимся к сдаче 2-НДФЛ за год»
Вы пока не сдали отчет 2-НДФЛ? Предлагаем обобщить знания по этому вопросу. Опубликованы материалы бесплатного экспресс-вебинара, сформированного на основе самых частых вопросов бухгалтеров.
Добрый день!
Меня зовут Наталья Потапкина, я - один из экспертов сервиса Контур.Бухгалтерия. Наш сервис предназначен для расчета зарплаты в небольших организациях с простым учетом. Одна из самых важных возможностей сервиса - отчетность по зарплате, в том числе по форме 2-НДФЛ. Многие бухгалтеры уже сдали 2-НДФЛ, тем не менее, в нашу техподдержку продолжают поступать вопросы о том, как подготовить и сдать отчет. Поэтому мы решили провести экспресс-вебинар на тему отчетности 2-НДФЛ.
Программа вебинара:
Изменения в форме и формате сдачи 2-НДФЛ за год
Основной документ, регламентирующий сдачу отчетности по форме 2-НДФЛ, приказ ФНС РФ от 17.11. N ММВ-7-3/611@. Но больший интерес представляет приказ ФНС РФ от 06.12. N ММВ-7-3/909@. который вносит изменения в форму, формат, в этом Приказе прописаны измененные коды вычетов на детей.
Также важен приказ ФНС РФ от 16.09. N ММВ-7-3/576@. регламентирующий правила и порядок подачи сведений. В частности, в нем описывается порядок подачи сведений о невозможности удержать налог с признаком 2. Также в данном приказе содержится новая измененная форма реестра и протокола приема сведений.
И, конечно, важный документ - Налоговый кодекс, также регламентирующий сдачу отчетности 2-НДФЛ.
Срок сдачи отчетности в этом году - 2 апреля (включительно).
Что поменялось в самой форме справки:
КПП при сдаче отчетности по ЕНВД
Здравствуйте!
Сама в шоке. буду разбираться что с этим делать.
Приказ ФНС России от 04.07. N ММВ-7-3/353@ "Об утверждении формы налоговой декларации по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов д
Приложение N 3. Порядок заполнения налоговой декларации по единому налогу на вмененный доход для отдельных видов деятельности,
ИНН и КПП по месту постановки на учет в качестве налогоплательщика ЕНВД (с кодом причины постановки на учет “35” в 5-6 позиции КПП ) согласно:
Уведомления о постановке на учет организации - налогоплательщика единого налога на вмененный доход в налоговом органе по месту осуществления деятельности, подлежащей налогообложению единым налогом на вмененный доход по форме N 9-ЕНВД-3 (Приказ МНС России от 19 декабря 2002 г. N БГ-3-09/722);Уведомления о постановке на учет российской организации в налоговом органе на территории Российской Федерации по форме N 1-3-Учет (Приказ ФНС России от 1 декабря 2006 г. N САЭ-3-09/826@);Уведомления о постановке на учет в налоговом органе по форме N 1-3-Учет (Приказ ФНС от 11 августа г. N ЯК-7-6/488@, в ред. от 31 января г. N ММВ-7-6/48@)в зависимости от даты постановки на учет.
Доверенность на сдачу отчетности в налоговую - когда и зачем необходим документ?
Налоговую отчётность необходимо сдавать всем предпринимателям, в том числе и владельцам малого бизнеса. Для этого существуют строго установленные сроки, нарушать которые очень нежелательно и чревато штрафами, а иногда и проверками. Иногда, если бизнес совсем прост, приносит небольшие деньги, и занимаются этим 1-2 человека, владелец вполне в состоянии справиться с оформлением таких отчётов сам.
То же касается случаев, когда у предпринимателя достаточно свободного времени и он неплохо подкован в вопросах бухгалтерии. В остальных ситуациях для этого нанимается специальный работник. Он-то и ведёт бухгалтерские подсчёты.
Для многих небольших фирм нецелесообразно и невыгодно брать его на постоянную работу, а потому они находят другие выходы. Например, принимают его на полставки, время от времени заказывают выполнение разовых задач, либо пользуются услугами онлайн-бухгалтерии. Но официальное устройство на работу пока остаётся наиболее популярным – вероятно, потому, что большинство не знает о новых возможностях.
Зачем необходим документ?
Если проблем с подсчётами нет, то сдать отчётность в налоговую в срок совсем не сложно. Однако есть одно маленькое неудобство в этой задаче. Формально законным представителем организации является директор, если же речь идёт об ИП, то сам предприниматель.
Как правило, у этих людей дел более чем достаточно, и далеко не всегда есть время самостоятельно сдавать отчётность. По этой простой причине данную процедуру перекладывают на плечи бухгалтера. Такое положение вещей нормально, и сам сотрудник, как правило, не жалуется.
Другой вопрос – сама налоговая. Возможно, у бухгалтера без проблем примут отчётность, но при этом имеют полное право ему отказать. И это будет законным решением. Те, кто уже столкнулся с такой проблемой, в дальнейшем срочно оформили доверенность. Остальным для спокойствия стоило бы сделать это заранее. Иначе возможна неприятная ситуация: последний день сдачи, документы не принимают, а у директора или владельца ИП просто нет времени доехать до ИФНС.
Поэтому проще и спокойнее иметь на руках доверенность на право сдачи отчетности на имя определённого человека. Вовсе не обязательно это должен быть бухгалтер: возможно привлечение курьера или любого сотрудника организации.
Что следует отразить в доверенности и как ее оформить?
В доверенности следует указать паспортные данные сторон и организацию, либо ИП, который поручает доверенному лицу сдавать за неё необходимый документ в ИФНС. Далее указываются права, документы, которые человек будет сдавать, а в случае надобности – ограничения (прописывается как «..без права …»). Также так необходимо отметить, что передача полномочий третьим лицам невозможна. Обязательно указывается дата выдачи доверенности и срок её действия. Далее следуют подписи сторон и печать организации/ИП, если таковая имеется.
Когда необходимо нотариальное заверение?
Оформлять доверенность на сдачу отчетности у нотариуса нужно в любом случае. Вы можете услышать от знакомых предпринимателей, особенно бывших, что заверение не является необходимым. Действительно, до недавних пор такого требования не было, но с года это стало необходимостью.
Поэтому удобнее и составлять сразу же у нотариуса, что исключит вероятность каких бы то ни было проблем в будущем. Стоимость такого заверения невысока.
Сегодня всё чаще бухгалтера используют электронный вариант сдачи отчётности. В этом случае необходимо отвезти доверенность в ИФНС, зарегистрировать её там, и в дальнейшем лишь прикреплять её к отправляемому документу в электронном виде.
Выгодно ли открыть частный детский сад? Переходите по ссылке, чтобы узнать ответ. http://101million.com/sozdanie/idei/detskij-sad.html
Нужно ли оформлять увольнение до окончания испытательного срока? Тут находятся подробности этой процедуры.
Единственная сложность - в том, чтобы оформить доверенность, далее же о ней не придётся вспоминать до срока окончания.
Источники:
, , ,
Следующие:
08 мая 2024 года
Комментариев пока нет!Другие статьи:
Образец приказа по итогам аттестации рабочих местПопулярное
Приказ о вводе в эксплуатацию здания образец Приказ Росстата от 01.11.2008 N 274 (ред. от 01.04.) "Об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения N С-1 "Сведения 
Объяснительная к больничному образец #1 s_ysОтправлено 30 Сентябрь 2010 - 18:07Прошу прощения, если аналогичный вопрос уже звучал в данном разделе.Ситуация: находился 1 нед. на больничном 
Исковое порча имущества образец Бесплатно образцы исковых заявленийПо сути, в ответе не было сказано ничего относительно недостатков работы, на которые указала я в претензии (а 
Протокол беседы с родителями неуспевающего ученика образец Алгоритм работы с неуспевающими и слабоуспевающими учащимися Классному руководителю: Определить причину неуспеваемости учащегося через Алгоритм работы с неуспевающимии слабоуспевающими учащимисяКлассному руководителю: Определить Образец заявления на шенгенскую визу Страховка онлайнАнкета на шенгенскую визуВ соответствии с Визовым кодексом ЕС для оформления краткосрочной визы в любую из шенгенских стран используется единый Недавно добавленные материалы:
Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1. Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _ Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________, Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________, 
Приказ минобрнауки об утверждении примерной формы договора об образовании