Образец приказа о направлении в командировку на личном автомобиле

Как подтвердить командировку, если сотрудник едет на личном транспорте

С года командировочные удостоверения и служебные задания отменены. И поэтому сократился перечень документов для оформления командировки. Сейчас самый распространенный вопрос у бухгалтеров: как оформить командировку, если работник едет на личном автомобиле?

Подтвердить расходы можно первичными документами. В частности, приказом о направлении в командировку. В этом приказе целесообразно указать цели поездки (например, конференция, ремонт станка и др.). Еще один важный документ: служебная записка работника о поездке на личном автомобиле. Авансовый отчет по итогам поездки составляется, к нему нужно обязательно прикрепить чеки АЗС.

Вас заинтересует

Положение о служебных командировках (3)

1.1. Настоящим положением регулируется порядок направления работников государственного бюджетного общеобразовательного учреждения Самарской области средней общеобразовательной школы № 10 городского округа Чапаевск Самарской области (далее - работодатель) в служебные командировки на территории Российской Федерации.

1.2. Данное Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

1.3. Настоящее положение распространяется на всех работников учреждения, состоящих в трудовых отношениях с работодателем.

1.4. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение учреждения (представительство, филиал) находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

1.5. Местом постоянной работы является место расположения учреждения (обособленного структурного подразделения учреждения), работа, в которой обусловлена трудовым договором.

1.6. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, носит разъездной и подвижной характер служебными командировками не признаются.

1.7. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

1.8. При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность, профессия) и средний заработок за все время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в учреждении.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительству, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещение расходов по командировке распределяется между командирующими работодателями по соглашению между ними.

По просьбе командированного работника заработная плата пересылается ему за счет работодателя.

Во время нахождения в служебной командировке работник не может быть уволен по инициативе работодателя.

Исчисление среднего заработка за дни нахождения в командировке осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации и Положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации.

1.9. Командированному работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

1.10. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

1.11. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

1.12. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные и (или) нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

1.13. Работник может отказаться от направления в командировку, если имеются уважительные причины, предусмотренные трудовым законодательством.

2. Порядок оформления служебных командировок

2.1. Цель командировки работника определяется директором учреждения и указывается в служебном задании. Служебное задание (унифицированная форма № Т-10а) применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание составляется и утверждается директором учреждения или уполномоченным им на это лицом и передается работнику, на которого возложены обязанности по кадровому делопроизводству для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

2.2. Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а. Приказ подписывается директором учреждения или уполномоченным им на это лицом. В приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку указываются фамилия и инициалы, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. Приказ издается на основании служебного задания.

При необходимости в приказе (распоряжении) указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку готовит и издает работник, на которого возложены обязанности по кадровому делопроизводству.

Документом, подтверждающем срок пребывания работника в служебной командировке является командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником, на которого возложены обязанности по кадровому делопроизводству, на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

2.3. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда в место командировки и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

2.4. Регистрация лиц, отбывающих в командировку и прибывающих в командировку в организацию ведется в специальных журналах (приложения № 1, № 2, № 3 к настоящему Положению).

Приказом директора учреждения назначается лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

2.5. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, автобуса, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем приезда из командировки – дата прибытия соответствующего транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства по 24 часа включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а после 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

2.6. Работник по возвращении из командировки, обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением следующих документов:

командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом;

документов о найме жилого помещения;

документов о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

документов об иных расходах, связанных с командировкой;

краткий отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма № Т-10а). Заключение о выполнении задания согласовывается и утверждается директором учреждения.

Бухгалтерия обязана произвести окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

3. Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно

3.1. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

3.3. При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

3.4. Если работник к месту командировки добирается с заездом в иное место (например, к родственникам) или после окончания командировки - не к месту постоянной работы, то оплата расходов по такому проезду производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки или, соответственно, к месту постоянной работы.

3.5. В случае, если работник выезжает в командировку на личном автомобиле, то возмещению подлежат расходы на топливо. Расход топлива определяется исходя из расстояния до места командировки и обратно согласно путевому листу. Возмещение расходов на топливо производится на основании предоставленных чеков или квитанций.

Возмещение расходов на топливо должно быть предусмотрено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку.

4. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения

4.1. Расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) только по фактическим расходам, которые должны быть подтверждены соответствующими документами.

4.2. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только за период пребывания работника в командировке.

Если работник по окончании срока командировки, указанного в приказе (распоряжении) и в командировочном удостоверении, не выехал из жилого помещения (гостиницы, отеля, пансионата, общежития или жилых помещений арендованных у юридических или физических лиц), то расходы по его найму за соответствующие дни не оплачиваются.

4.3. Если работник, имея возможность возвращаться ежедневно из места командировки к месту постоянного жительства, по согласованию с директором учреждения остается в месте командирования по окончании рабочего дня, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, указанных в соответствующих документах.

4.4. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами в размерах, указанных в соответствующих документах.

5. Порядок возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных)

5.1. За каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути работнику выплачиваются суточные в размере 100 рублей.

5.2. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командировки к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается работодателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

6. Порядок возмещения дополнительных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя

6.1. В случае, когда при направлении работника в командировку, работодателю известны дополнительные расходы, которые работник понесет в приказе (распоряжении) указывается перечень дополнительных расходов в командировке, которые работодатель обязуется возместить работнику.

6.2. Если необходимость в дополнительных расходах возникла в период командировки, работник в письменной форме (по факсу) должен обратиться к работодателю за получением его согласия. При этом необходимо получить письменное согласие работодателя, разрешающее произвести дополнительные расходы.

6.3. Произведенные работником дополнительные расходы подтверждаются соответствующими документами (чеки, счета, квитанции и другие).

6.4. К расходам, которые могут быть произведены командированным работником с разрешения работодателя или его ведома относятся:

расходы, вызванные интересами учреждения для выполнения полученного задания – приобретение специальной одежды, сырья, материалов, топлива и других;

расходы, вызванные интересами командированного работника – приобретение справочной литературы, канцелярских товаров, возвратом или переоформлением проездных документов и других;

расходы, произведенные работником самостоятельно, но возможность таких расходов работодателю была известна (дополнительные транспортные расходы и другие).

Приложение № 1 Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из учреждения и прибывших в учреждение в служебную командировку

Приложение № 2 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из учреждения

Приложение № 3 Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Анонсы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Организация выплачивает сотруднику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях для поездки в командировку. Как учесть в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ в указанном случае (работником предъявлены чеки на ГСМ)?

5 июня

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (часть первая ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Итак, работодатель при направлении работника в командировку должен возместить ему расходы, в частности, на проезд.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (часть вторая ст. 168 ТК РФ).

В соответствии со ст. 166 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение N 749). Данное Положение не содержит запрета на использование командированным работником собственного транспорта.

Таким образом, ТК РФ не ограничивает организацию и работника в выборе вида транспорта для поездки в командировку. Не содержит такого ограничения и налоговое законодательство РФ.

Вместе с тем согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

По мнению специалистов налоговых органов, при направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле расходы на проезд могут быть возмещены выплатой работнику компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей. В этом случае в целях налогообложения расходы на компенсацию могут быть учтены согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92) (письма Минфина России от 27.12. N 03-03-06/1/812, ФНС России от 21.05. N ШС-37-3/2199).

Причем в письме ФНС РФ от 21.05. N ШС-37-3/2199 отмечено, что компенсация за использование личного транспорта в командировке учитывается в расходах на основании и по правилам пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть в состав командировочных расходов не включается.

Нормы, установленные п. 1 Постановления N 92, составляют:

1200 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно;

1500 руб. в месяц - для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли согласно п. 38 ст. 270 НК РФ.

Так, в письме Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275 разъяснено, что работнику компенсация за использование в служебных целях личного автотранспорта выплачивается исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов. Но независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных Постановлением N 92 (смотрите также письмо Минфина России от 09.08. N 03-03-06/1/465).

Специалисты налоговых органов разъясняют, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом в соответствии с п. 3 письма Минфина России от 21.07.1992 N 57, устанавливающего условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, в размере компенсации, установленных законодательством, учтены все расходы работника, связанные с использованием транспортного средства, а именно сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письма УФНС России по г. Москве от 13.01. N 20-15/001797@, от 04.03. N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776). Иными словами, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок, то одновременно расходы, связанные с текущей эксплуатацией (в частности, на ГСМ) этого автомобиля, не могут быть учтены в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Управления МНС по г. Москве от 09.01.2003 N 26-12/02238).

Таким образом, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировка является служебной поездкой, то полагаем, что признание в расходах по налогу на прибыль сумм компенсации, превышающих установленные Постановлением N 92, в том числе дополнительное возмещение затрат на ГСМ, может привести к спору с контролирующими органами. Не исключена вероятность, что суд может поддержать позицию налогового органа (смотрите, например, постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Заметим, что для выплаты работнику компенсации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность ему используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 21.09. N 03-04-06/6-228, от 31.12. N 03-04-06/6-327, от 24.03. N 03-04-06/6-47).

В то же время представители налоговых органов прямо указывают, что за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186, Управления МНС по г. Москве от 09.01.2003 N 26-12/02238). Несмотря на то, что в Вашем случае в период командировки автомобиль все же эксплуатируется, однако в эксплуатация происходит в ином режиме. Поэтому мы полагаем, что организация может оформить с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. При этом компенсация за использование транспорта за время аренды на период командировки выплачиваться не будет.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель (сотрудник) предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом случае арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ). Арендатор вправе учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). При этом суммы арендной платы являются объектом обложения НДФЛ. А если заключен договор аренды ТС с экипажем, то услуги по управлению (по сути, такой договор включает условие о выплате арендной платы и оплате услуг по управлению автомобилем, то есть две составляющие), кроме НДФЛ, будут облагаться еще и страховыми взносами. Расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Также может быть оформлен и договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В случае его заключения организация (арендатор) несет расходы на содержание арендованного транспортного средства и расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не установлено в договоре (ст. 646 ГК РФ). Значит затраты организации, произведенные по такому договору, в том числе затраты в виде стоимости израсходованных ГСМ, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 22.12. N 03-03-06/1/844).

Расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Здесь играет роль назначение используемого транспорта - такой вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154. В данном письме чиновники налогового ведомства разъясняют, что затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть списание расходов на ГСМ должно быть не только экономически обосновано, но и документально подтверждено. Аналогичные выводы представлены в письме Минфина России от 15.10. N 03-03-06/1/649.

В письме от 30.01.2009 N 19-12/007413@ специалисты УФНС России по г. Москве разъяснили, что при наличии оформленных в соответствии с законодательством РФ документов, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях арендованного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно (путевых листов, актов о показаниях спидометров, договоров с поставщиками (покупателями, заказчиками) и т.д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, организация вправе учитывать в составе расходов на содержание служебного транспорта затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов для этого автомобиля, в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству.

Основным документом для учета использования топлива являются путевые листы, которые не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 30.06. N 16-15/068679@, от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Итак, документами, подтверждающими расходы на ГСМ, являются:

- путевые листы (иные документы аналогичного характера);

- кассовые чеки, подтверждающие оплату ГСМ (при безналичном расчете - накладные, платежные поручения на оплату ГСМ), талоны на топливо;

- документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовые отчеты, из которых можно установить характер командировки, цель, ее продолжительность, а также маршрут следования).

Форма путевых листов для автотранспортных предприятий утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, содержащего необходимые реквизиты первичного учетного документа в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327). Кроме того, приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и Порядок заполнения путевых листов (далее - Приказ N 152). Поэтому при самостоятельной разработке организацией путевого листа можно воспользоваться Приказом N 152 (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308, Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Нормы), введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 03.09. N 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308). Итак, если организация не желает вступать в спор с налоговыми органами, при списании расходов на ГСМ ей следует учитывать нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России.

Повторим, при заключении договора аренды автомобиля организация не вправе выплачивать сотруднику компенсацию за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в период аренды). Если же возникающая в связи с заключением договора аренды налоговая нагрузка кажется организации неоправданной, суммы расходов на ГСМ, израсходованные в командировке, выплаченные работнику, лучше не учитывать при налогообложении (причина - оформление отношений посредством выплаты компенсации за использование автомобиля, в размере которой, по мнению контролирующих органов, уже учтены расходы на топливо).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Мельникова Елена

Командировочные расходы

Командировочные расходы это

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, не зависимо от того, выполнены цели командировки или нет.

Сегодня мы разберём правильность учёта командировочных, разберём все виды документов, которые необходимо оформлять и как их правильно оформлять. Изучив данный материал, у Вас не должно остаться вопросов.

Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной (либо подвижный) характер. В этих случаях работникам производится выплата специальных надбавок к заработной плате. Распоряжение работодателя о выезде в командировку является для работника обязательным.

Не допускается направление в командировку:

1) беременных женщин;

2) лиц, не достигших возраста 18 лет;

3) работников в период действия ученического договора.

Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировки только с их согласия.

Документальное оформление командировок.

Максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Предельная продолжительность командировок работников за пределы Российской Федерации не установлена. Начиная с 61 дня пребывания работника в командировке за границей, суточные выплачиваются по нормам, установленным для работников загранучреждений Российской Федерации, расположенных в пределах государства, в которое командирован работник.

омпенсация расходов при командировках в пределах Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;

3) возмещение расходов по найму жилого помещения;

4) выплата суточных за время нахождения в командировке;

5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя.

Средний заработок за время нахождения в командировке.

За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – это документ, который отражает время пребывания работника в командировке (время прибытия в место назначения и время убытия из него).

Удостоверение необходимо для подтверждения факта пребывания сотрудника в командировке (ставят соответствующие отметки) и передачи ему определенных полномочий.

Оформляет его работник отдела кадров, на основании приказа о направлении в командировку, визирует руководитель организации. Затем оно отдается командированному работнику. Помимо этого, в отделе кадров должен вестись журнал командировок, в котором необходимо указывать сведения о сотрудниках, уезжающих в командировку, указывая время их убытия и прибытия.

Так как командировочное удостоверение является документом по учету и оплате труда, его форма является унифицированной - №Т-10.

Заполнение командировочного удостоверения

Заполняться оно может как от руки, так и с помощью компьютера. Ошибки, допущенные при его оформлении необходимо исправлять, зачеркивая ошибочные записи, вписывая над ними правильные. При этом исправления должны быть завизированы соответствующими должностными лицами.

Обратная сторона формы заполняется в процессе командировки. Работник ставит отметки прибытия и убытия в организациях, куда он был направлен. Так как возможны варианты подтверждения нахождения работника в командировке, отметки должны заверяться печатью и подписью ответственного лица.

После возвращения из командировки сотрудник отдает командировочное удостоверение работнику бухгалтерии (оно должно быть полностью заполнено), прикладывая к нему авансовый отчет и другие оправдательные документы, чтобы расходы, понесенные организацией, были учтены.

Командировочное удостоверение бланк скачать

Приказ на командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку оформляется в приказе, составляемом по унифицированной форме N Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме N Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку печатается на бумаге формата А4 в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр (оригинал) обычно хранится у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила:

- фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

- место назначения (место командировки) также переносится из служебного задания.

Срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

- днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

- срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

- срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;

- цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

- командировка может оплачиваться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке "Командировка осуществляется за счет средств" указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

- в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 обычно сначала указывается служебное задание, его номер и дата. В случае если командировка вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним), в строке "Основание" указывается номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае юристы и бухгалтеры предприятия лишаются возможности доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. В унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказа от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие сотрудника оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке "Основание" унифицированной формы N Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляются два, три или более работников, то в форму N Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику для ознакомления под расписку. На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

Приказ на командировку скачать бланк

Служебное задание

Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.

Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.

Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а. Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.

Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные.

При этом днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Следует учитывать, что если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает работодатель.

Коллективным договором или локальным нормативным актом организации суточные за время нахождения в командировке могут быть установлены в повышенном размере по отношению к нормативу. В этом случае сумма превышения облагается налогом на доходы физического лица и единым социальным налогом.

Оплата транспортных расходов

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Возмещение расходов по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются работнику в полном размере согласно подтверждающим документам. Суммы такой оплаты не включаются в доходы работника, поэтому налоги с них не начисляются. С этих выплат не начисляются ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.

На сумму расходов по оплате жилья можно уменьшить свою налогооблагаемую прибыль.

А как быть, если по каким-то причинам работник не смог документально подтвердить свои расходы по оплате жилья? Тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае «нормативные» выплаты также не будут облагаться налогом на доходы физических лиц, на них не будут начисляться ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. Еще обратите внимание на то, что к расходам по найму жилого помещения не относятся расходы за пользование мини-барами, саунами, прочие подобные расходы. Если они, конечно, выделены в счете отдельно.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета по найму жилого помещения, оплачиваются в счет суточных. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом.

Уезжая в командировку, в страны СНГ, работник, волен сам выбирать, себе жилое помещение, так как выбор гостиниц действующим законодательством не ограничен и организация не должна возмещать работнику расходы, связанные с наймом жилья.

Если стоимость таких услуг в счете гостиницы отдельно не выделена. Тогда они возмещаются работнику в общей стоимости оплаты за проживание. Но если их стоимость вынесена в отдельную строку, то они оплачиваются за счет суточных работника. Правда, с разрешения руководителя предприятия такие расходы могут быть возмещены работнику дополнительно. Но при этом нужно не забыть удержать с него подоходный налог.

Бывает, что в счете отдельно выделено наличие в номере телефона, телевизора или холодильника. А между тем стоимость этих минимально необходимых удобств является компенсационной выплатой работнику за проживание (то есть эти услуги возмещаются ему как плата за проживание). А потому они не должны учитываться в совокупном доходе работника.

Возмещение прочих расходов

При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в иностранной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.

Работник имеет право на возмещение и иных расходов, не включаемых в облагаемый подоходным налогом доход, если они связаны с выполнением задания работодателя. В подобных случаях дополнительно возмещаются такие расходы, как страховые сборы (включая медицинскую страховку), стоимость входных билетов (на выставку, биржу, конгресс для работы), каталога выставки, оплата услуг переводчика, оплата синхронного перевода на конгрессе и перевода материалов конгресса на русский язык, консульский сбор.

Командировочное удостоверение без отметок о прибытии и убытии

Это может возникнуть по причине невозможности проставить отметки в первичный документ. К примеру, сотрудник уезжал в служебную поездку с целью проведения переговоров с физическим лицом, соответственно, не имеющим печати.

Одновременно с этим, сотрудники налоговых служб в ходе проведения выездных контрольных мероприятий без должного подтверждения командировочных расходов могут их снять из затрат и доначислить налог на прибыль.

Ниже представлен список документов, которые так же, как и командировочное удостоверение, оформленное должным образом, подтверждает правомерность списание командировочных расходов в затраты организации при налогообложении прибыли:

оформленный соответствующей службой приказ или распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

Источники:
www.26-2.ru, www.hr-portal.ru, www.garant.ru

Следующие:

28 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Образец акта передача ос в

Образец приказа о дежурстве в выходные и праздничные дни

Журнал учета контроля за выполнением приказов образец заполнения

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,