Выписка из приказа о приеме на работу образец фото
Отчет по практике: Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
Выпускник:
Дружаева Анастасия Николаевна
Специальность: секретарь
Лукоянова Вера Васильевна
Преподаватель спец.технологии:
Филиппова Светлана Александровна
Содержание
1. Роль секретаря в структуре службы документационного обеспечения
1.1 Должностные обязанности секретаря в данной организации
2. Служба документационного обеспечения управления
2.1 Категории предприятия
2.2 Формы работы с документами
2.3 Структура канцелярии
2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии
2.5 Рабочее место секретаря и руководителя со схемами
2.6 Информационные пособия у секретаря
3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию
5. Организация документооборота
5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
5.3 Контроль за исполнением документов
5.4 Номенклатура дел организации
5.5 Формирование и оформление дел
5.6 Хранение дел
5.7 Передача документов на архивное хранение
6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря
7. Ведение кадровой службы секретарем
7.1 Работа с трудовыми книжками
7.2 Оформление пенсионных документов
7.3 Личные дела и личные карточки
7.4 Учет военнообязанных
8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации
9.2 Роль внешнего вида секретаря в работе
9.3 Деловой контакт секретаря и руководителя
9.4 Деловой контакт секретаря и сотрудников
9.5 Роль личного обаяния
10. Выводы и предложения по ведению делопроизводства в данной организации
Используемая литература
1. Роль секретаря в структуре службы документационного обеспечения
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", "правой рукой руководителя", то сегодня его уже можно сравнить с "центральной нервной системой предприятия", регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия.
С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.
В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности такие, как ассистент, помощник по общим вопросам, офис-менеджер и т.д.
В условиях жесткой конкуренции предприятий немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и "количество печатных знаков в минуту", все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Большое значение имеет также то, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленное письмо или факс, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу. Кроме того, секретарь должен быть всегда в форме, продуманно и опрятно одет, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без резкости и суеты решить вопросы в рамках своей компетенции.
Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом информированным и общительным человеком. Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря, сделали эту профессию престижной и привлекательной.
1.1 Должностные обязанности секретаря в данной организации
¨ Печать документов на ПК
¨ Ведение телефонных разговоров
¨ Прием посетителей
¨ Прием и обработка корреспонденции
¨ Регистрация документов
¨ Передача документов на подпись начальнику
2. Служба документационного обеспечения управления
2.1 Категории предприятия
Существуют 4 категории предприятия:
ü 1 категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
ü 2 категория – с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
ü 3 категория – от 10 000 до 25 000 документов в год;
ü 4 категория – до 10 000 документов в год.
2 отдел милиции относиться к 3 категории, т.к. - исходящих документов – 5 810; - входящих документов – 6 659; - внутренних документов – 3 923. Всего: 16 392 документа.
2.2 Формы работы с документами
Во 2-ом отделе милиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.
2.3 Структура канцелярии
В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения – осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.
2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии
Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:
1. Прием и обработка корреспонденции.
2. Передача документов на подпись руководителю.
3. Организация совещаний.
4. Прием и фильтрация телефонных звонков.
5. Контроль за сроками исполнения документов.
6. Прием посетителей.
2.5 Рабочее место секретаря и руководителя
1. ПК
2. Телефон
3. Дырокол
4. Подставка для карандашей
5. Перекидной календарь
Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.
Рабочее место руководителя
2.6 Информационные пособия для секретаря
a) Гражданский кодекс РФ;
6. Номенклатура дел организации.
7. Рабочий дневник-ежедневник.
3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию
3.1 Ведение телефонных разговоров
Во 2 отделе милиции при работе на телефоне в обязанность секретаря входит: прием телефонных звонков, ответ абоненту, фильтрация звонков и соединение руководителя с абонентом, если это необходимо.
Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.
Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю
- Второй отдел милиции, здравствуйте.
- Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.
- Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.
- Спасибо, до свидания.
Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь
- Центральное РУВД, здравствуйте!
- Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.
- Совещание состоится 15 апреля.
Алгоритм телефонного разговора выдерживается:
1. 15 сек. – представление сторон.
Телефонограмма
27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".
Передал: Калинцков.
Принял: Баева.
3.2 Прием посетителей
В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.
Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.
Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.
Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.
3.3 Подготовка совещаний
При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:
1. Готовит необходимые материалы совещания.
2. Составляет список участников совещания.
3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.
4. Регистрация участников не ведется.
5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.
Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.
Пример совещания
В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.
Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).
3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников
Для подготовки служебных командировок секретарь:
1. Подбирает необходимую информацию для командировки.
2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.
3. Оформляет командировочное удостоверение.
4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).
3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя
В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.
3.6 Регламент работы секретаря и руководителя
1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.
2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.
3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.
4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.
5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.
3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря
8.00 - приход секретаря на работу.
9.00 – получает корреспонденцию.
10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.
11.00 – собирает для подписи исполненные документы.
12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.
13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.
14.00 – подшивка документов в дела.
14.45 – приводит в порядок рабочее место.
15.00 – уход секретаря с работы.
В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.
4. Оформление орд и документов по личному составу
4.1 Деловые и служебные письма
Пример служебного письма
Анализ протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
4.4 Договоры и трудовые соглашения
Анализ договора
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).
Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления трудового соглашения
Анализ трудового соглашения
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.
5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.
Пример оформления распоряжения
Анализ распоряжения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).
Пример оформления решения
Анализ решения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Отсутствует место составления документа.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).
4.6 Пример оформления приказа по личному составу
Анализ приказа по личному составу
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа оформлено не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.
4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.
Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.7 пример оформления объяснительной записки
Анализ объяснительной записки
4.8 Пример оформления докладной записки
Анализ справки
В данном документе имеются следующие недочеты:
6. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу
Анализ выписки из приказа по личному составу
В документе имеются следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.
2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.
5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.
6. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.
8. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности
Анализ выписки из приказа по основной деятельности
Недочеты документа:
1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.
8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.
9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Пример выписки из протокола
Анализ выписки из протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.11 Пример оформления характеристики
Анализ характеристики
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).
5. Текст оформлен через 1 интервал.
Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления копии
Анализ копии
В копии присутствуют следующие недочеты:
1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).
5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов
5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов
Обработка входящих документов
В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:
1. Прием документов.
2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.
3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.
4. Передача документа исполнителю.
5. Контроль за исполнением документа.
6. Исполнение документа.
7. Подшивка документов в дело.
Обработка исходящей документации
Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:
1. Составление исполнителям проекта документа.
2. Передача документа секретарю.
3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.
4. Простановка номера на документе.
5. Регистрация документа.
6. Отправление документа адресату.
7. Подшивка копии в дело.
Обработка внутренних документов
Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.
Внутренние документы проходят следующие этапы:
1. Составление проекта документа.
2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.
3. Передача документов на резолюцию руководителю.
4. Регистрация документа.
5. Проставление индекса на документе.
6. Подшивка копии в дело.
7. Передача исполнителю.
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.
При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:
1. Входящие – поступающие из других организаций.
2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
ЗАТО - пропускной режим
Порядок оформления пропусков
Все виды пропусков для жителей города Знаменска оформляются в бюро пропусков войсковой части 15644 по адресу: ул. Ленина, д.11, вход с торца здания.
ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТОЯННОГО ПРОПУСКА
Постоянные пропуска оформляются гражданам, имеющим постоянную регистрацию по месту жительства в ЗАТО г. Знаменск.
Для оформления постоянного пропуска заявки по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляются:
- на неработающих жителей города и пенсионеров - лично (подписанные личной подписью);
- на работающих граждан - организациями, в которых они работают (подписанные руководителем организации).
К заявке прилагается:
- ксерокопия паспорта (стр.2-3, 4-9);
- фото заявителя (3x4).
ОФОРМЛЕНИЕ ВРЕМЕННОГО ПРОПУСКА
Временный пропуск оформляется:
• гражданам РФ, прибывающим в гости (на торжества, отпуск, свадьбы и т.п.) к жителям города, имеющим регистрацию по месту жительства в ЗАТО Знаменск, - на срок пребывания, но не более чем на 90 суток.
Для оформления временного пропуска на лиц, прибывающих в гости, на торжества и т.п. заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью принимающих лиц.
К заявке прилагается:
- ксерокопия паспорта принимающего лица(стр.2-3, 4-9);
- при оформлении пропуска на срок более 1 месяца к заявке прилагается фото прибывающих размером (3x4).
При оформлении пропусков на регистрацию брака дополнительно представляется справка (отметка на заявлении) отдела ЗАГС г. Знаменска.
• командированным лицам - на срок командировки.
Пропуск на территорию ЗАТО по командировочным удостоверениям запрещен. Для оформления временного пропуска на лиц, прибывающих в командировку, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью принимающих лиц. При оформлении пропуска на срок более 1 месяца к заявке прилагается фото прибывающих.
• гражданам, прибывающим для временного проживания в ЗАТО Знаменск.
Для оформления временного пропуска на лиц, прибывающих для временного проживания в ЗАТО, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью принимающих лиц.
К заявке прилагается:
- ксерокопия паспорта принимающего лица (стр.2-3, 4-9);
- фото заявителя (3x4);
- копия свидетельства о регистрации по месту пребывания (временная прописка).
• гражданам, имеющим собственность на территории ЗАТО Знаменск. Для оформления временного пропуска на лиц, имеющих собственность на территории ЗАТО, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за личной подписью владельца собственности.
К заявке прилагается:
ксерокопия паспорта собственника (стр.2-3, 4-9);
фото заявителя (3x4).
копия свидетельства о регистрации права собственности.
• гражданам, заключившим договоры на обеспечение предпринимательской деятельности с индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными в Межрайонной инспекции ФНС России № 4 по Астраханской области - на срок до 3-х месяцев (зарегистрированных в ЗАТО г. Знаменск).
Для оформления временного пропуска на лиц, заключивших договоры на обеспечение предпринимательской деятельности с индивидуальными предпринимателями, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью индивидуального предпринимателя.
К заявке прилагаются:
- копия ИНН, ОГРН (Копия свидетельства о регистрации работодателя);
- ксерокопия паспорта (стр.2-3, 4-9) работодателя;
- копия паспорта (стр.2-3, 4-9) оформляемого лица;
- копия трудового договора (выписка из приказа о приеме на работу);
- фото (3x4) оформляемого лица;
- ксерокопия свидетельства о регистрации транспортного средства (если транспортное средство эксплуатируется по доверенности (в аренде) - дополнительно представляется копия доверенности (договора об аренде).
• гражданам, работающим в организациях, учреждениях и на предприятиях ЗАТО г. Знаменск и не имеющим регистрации на территории контролируемой зоны, - на срок до 1 года.
Для оформления временного пропуска на лиц, работающих в организациях, учреждениях и на предприятиях ЗАТО г. Знаменск и не имеющих регистрации на территории ЗАТО, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью руководителей организаций.
К заявке прилагаются:
копия паспорта оформляемого лица (стр.2-3, 4-9);
копия трудового договора (выписка из приказа о приеме на работу);
фото (3x4) оформляемого лица;
ксерокопия свидетельства о регистрации транспортного средства (если транспортное средство эксплуатируется по доверенности (в аренде) - дополнительно представляется копия доверенности (договора об аренде).
• гражданам, утерявшим постоянный пропуск, - на срок до 6 месяцев. Для оформления временного пропуска на лиц, утерявших пропуск, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за личной подписью.
К заявке прилагается:
- объяснение по факту утери пропуска;
- копия паспорта оформляемого лица (стр.2-3, 4-9);
• на иногородних учащихся учебных заведений (в т.ч. школы) города Знаменска - на срок до 6 месяцев.
Для оформления временного пропуска на лиц, учащихся в учебных заведениях ЗАТО г. Знаменск, заявка по установленной форме (образец находится на информационном стенде в бюро пропусков) представляется в бюро пропусков за подписью руководителя учебного заведения.
К заявке прилагается:
- копия паспорта оформляемого лица (стр.2-3, 4-9);
- фото (3x4) оформляемого лица;
- свидетельство о регистрации по месту пребывания (для иногородних учащихся, за исключением школьников).
На срок до одного месяца временный пропуск может оформляться без фотографии. При этом при проходе через КПП вместе с пропуском в обязательном порядке представляется паспорт.
На лиц, прибывающих для временного пребывания в ЗАТО, могут оформляться разовые пропуска на срок до трех суток .
Срок оформления постоянных и временных пропусков составляет не менее 3 суток с момента подачи заявки.
ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА ПРОЕЗД ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
Для простановки шифра «К» на постоянном пропуске в бюро пропусков владельцем личного транспорта представляется свидетельство о регистрации транспортного средства в ГАИ-ГИБДД ЗАТО Знаменск.
Для оформления пропуска на личный транспорт, не имеющий регистрации в ЗАТО г.Знаменск, в бюро пропусков представляется установленного образца заявка на оформление транспортного пропуска. К заявке прилагается:
копия свидетельства о регистрации транспортного средства; ксерокопия паспорта;
если транспортом управляют по доверенности - дополнительно представляется копия доверенности.
Транспортные пропуска действуют в течение 1 года.
Допуск на территорию ЗАТО г. Знаменск ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН И ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА ОГРАНИЧИВАЕТСЯ в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Окончание в следующем номере.
4647 просмотровРегистрация работников по найму (въезд на основании визы)
Регистрация работников по найму (въезд на основании визы)
Иностранные граждане (цель въезда - Работа по найму ) могут приниматься на работу в БФУ им. И. Канта на основании разрешения на привлечение и использование иностранных работников (выдается БФУ им. И. Канта от имени УФМС России по Калининградской области на основании процедуры квотирования через Министерство труда и социального развития Калининградской области) и разрешения на работу для иностранных граждан (иностранный гражданин получает самостоятельно).
В соответствие со Ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ (в редакции от 23.07. г.) квота на выдачу иностранным гражданам приглашений на въезд в РФ в целях осуществления трудовой деятельности и квота на выдачу иностранным гражданам разрешений на работу не распространяется на высококвалифицированных специалистов (порог зарплаты - 2 млн. руб. в год).
Регистрация иностранных граждан, работающих в БФУ им. И. Канта, оформляется только основании визы, оформленной по приглашению от БФУ им. И. Канта (цель поездки – «Работа по найму», приглашающая организация - БФУ им. И. Канта). Ссылка на оформление приглашений.
Документы, необходимые для регистрации:
1) Национальный паспорт с вклеенной визой, выданной Консульским учреждением РФ за рубежом
2) Миграционная карта
3) Трудовой договор с БФУ им. И. Канта
4) Выписка из приказа о приеме на работу (выдается в отделе кадров)
5) Договор аренды жилого помещения и ксерокопия паспорта гражданина РФ, собственника жилья (2-3 страницы и регистрация по месту жительства) или свидетельство о регистрации собственности, при условии, что жилье находится в собственности у ходатайствующего о регистрации (если иностранный гражданин проживает по частному адресу)
Продление регистрации иностранным работникам БФУ им. И. Канта, происходит на основании выдачи новой визы, которая оформляется в УФМС России по Калининградской области (документы для продления визы и регистрации необходимо подавать одновременно).
Документы, необходимые для продления регистрации и визы:
1) Национальный паспорт с вклеенной визой, выданной Консульским учреждением РФ за рубежом
2) Миграционная карта
3) Трудовой договор с БФУ им. И. Канта
4) Выписка из приказа о приеме на работу (выдается в отделе кадров)
5) 4 фотографии 3х4, матовые
6) Копия медицинского полиса (период страхования – до окончания срока пребывания, кол-во дней страхования - каждый календарный день)
7) Оплата госпошлины за оформление визы (1000 рублей)
8) Договор аренды жилого помещения и ксерокопия паспорта гражданина РФ, собственника жилья (2-3 страницы и регистрация по месту жительства) или свидетельство о регистрации собственности, при условии, что жилье находится в собственности у ходатайствующего о регистрации (если иностранный гражданин проживает по частному адресу)
9) Отрывная часть бланка уведомления о прибытии иностранного гражданина или ЛБГ в место пребывания
Документы для продления регистрации необходимо подавать в управление международных связей и протокола БФУ им.И. Канта не позднее, чем месяц до окончания срока действия регистрации.
За нарушения Российского законодательства к иностранным гражданам органами УФМС в соответствие с Кодексом об административных правонарушениях могут быть применены административные меры воздействия (ст. 18.8):
- наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей;
- сокращение срока пребывания;
- выдворение за пределы РФ без права возвращения в течение 5 лет.
Ул. А. Невского, 14 (корпус физ-мат. факультета), каб. 112
Оформления личных дел
Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей.
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя - государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).
В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) - на какие категории работников следует вести личные дела.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:
-на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
-работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета;
-дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
-автобиография;
- копии документа об образовании;
-трудовой договор (второй экземпляр);
-договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
-характеристики (рекомендательные письма);
-заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
-выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
-выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
-выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:
-личному делу присваивается учетный номер;
-производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
-в личное дело вкладывается внутренняя опись.
ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:
-ведение записей в соответствующих разделах личного дела [ ;
-помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
-изъятие документов, надобность в которых миновала;
-периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов [ .
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
-по порядку номеров;
-в прямом алфавитном порядке;
-по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.
ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).
Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:
-производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
вносить в личное дело новые записи;
-извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
-задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.
При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).
Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3.
Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.
Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:
-подшивку (переплет) дела;
-уточнение нумерации листов дела;
-составление листа-заверителя;
-составление (уточнение) внутренней описи;
-внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
-объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
-располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
-снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.
Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:
-в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
-трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».
Источники:
, , ,
Следующие:
- Образец приказа о проведении работ на высоте
- Как правильно написать приказ о работе в выходной день образец
27 апреля 2024 года
Комментариев пока нет!Другие статьи:
Образец приказа об удержании денежных средств бухгалтера кассира
Образец административного протокола
Образец приказа о проведении аттестации рабочих мест по условиям трудаПопулярное
Образец приказа о полномочиях заверять документы Заверение копий документов в личном делеНэт | 22.03. 17:51Добрый день! Недавно устроилась на новую работу. Так вот в практике работавших до меня людей была такая 
Договор продажи пая в гаражном кооперативе образец договор купли продажи пая в кооперативе19 марта 2015 - 3 просмотровДоговор купли-продажи гаража - скачать форму бесплатно * настоящего договора следующее недвижимое имущество: гараж (кирпичный. 
Образец заполнения заявления на выдачу инн Заявление на получение ИННЗаявлением на получение ИНН называется официальное обращение нескольких лиц или одного гражданина к должностному лицу, в государственный орган, администрацию учреждения или орган Недавно добавленные материалы:
Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1. Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _ Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________, Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________, 
Акт на списания бюджетной организации образец
Бланки кадровых приказов