Образец описи приказов для сдачи в архив

Передача дел в архив организации

Образец описи приказов для сдачи в архив Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив

Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив

Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел

В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10., а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в архив

В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.

И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.

Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

5.7. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВ

В процессе проведения экспертизы ценности документов проводится подготовка документов для передачи на дальнейшее хранение. При этом дела, сформированные в делопроизводстве, проходят специальную обработку, которая называется упорядочением архивных документов. Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, нормативно-методическими документами (Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”, Основные правила работы архивов организаций (разделы 3.6, 3.7)).

Упорядочение архивных документов предусматривает оформление всех дел, подлежащих передаче в архив. Различают полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу. Полное оформление дела включает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела;

• оформление обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, крайних дат дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет)

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, военных билетов, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается вдело. При большом количества таких документов они могут изыматься из дел, и на них составляется отдельная опись.

Дела постоянных сроков хранения, состоящие из особо ценных документов (Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 93); Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (ст. 3).). хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. К таким документам в акционерных обществах относятся бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными. Эти документы должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества. В конце каждого дела при подготовке к переплету подшиваются чистые листы бумаги для составления заверительной надписи или бланки листа-заверителя, а в начале дела в необходимых случаях – бланки форм для составления внутренней описи документов дела.

Нумерация листов

Нумерация листов дела необходима для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов внутри дела. Нумерация листов дела является обязательной операцией при проведении упорядочения архивных документов для их сдачи в архив. Все листы одного дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов действующими правилами подготовки дел для сдачи в архив запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (форматов A3 и А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого количества ошибок в нумерации листов дела оно подлежит перенумерации. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа. При допущении отдельных ошибок в нумерации допускается употребление литерных номеров листов. Например: 132, 132 а, 132 б и т.д.

Лист-заверитель

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конец дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 9).

Образец описи приказов для сдачи в архив

Особенности физического состояния и формирования дела

«Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив»

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК

формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

1999

Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательствомпо вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службыРоссии, нормативно-методическими документами по документационному обеспечениюуправления (ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,Основными правилами работы ведомственных архивов.

1.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования кформированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документовв дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационногообеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхорганизации.

Формирование дел осуществляется под непосредственнымметодическим руководством архива организации.

1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненныеи оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству;

- включать в дело документы, соответствующие по своемузаголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводствомдокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личныхдел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста ворганизации;

- документы постоянного и временного сроков хранениянеобходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщинане должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобыони по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приэтом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, к которым ониотносятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления идругие организационно-распорядительные документы организации группируются вдела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии сноменклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельноот приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указаннымидокументами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, тоих группируют в самостоятельные дела.

1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах вхронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которомуони относятся, независимо от даты их получения или составления (например:годовой отчет организации (баланс), планы организационно-техническихмероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работыорганизации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенныхсотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитномпорядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями,а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается вдела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросамработы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируютсяраздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования коформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службыдокументационного обеспечения управления организации или другими структурнымиподразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел приметодической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2 );

- нумерацию листов в деле ( п. 2.3 );

- составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4 );

- составление листа-заверителя дела ( п. 2.5 );

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела( п. 2.6 ).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, непроводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутреннейописи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2.Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивкеметаллические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела переддокументами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3.Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4 )

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листоввнутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов междукомплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерациейарабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, чернымграфитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфическиедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается инумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, приэтом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерациейлистов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются покаждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей длянумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делахдопускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).

2.4.Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляетсявнутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивомсоставляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, ккоторым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобыграждан и т.п.

2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 поустановленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- дата документов;

- индекс (регистрационный номер) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждыйдокумент.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерациюлистов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем суказанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5.Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописьюколичество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенностинумерации документов дела:

- наличие литерных листов и пропущенных номеров;

- номера листов с неустранимыми дефектами (порванныелисты, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6.Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4 )

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации иего подчиненность;

- наименование отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента;

- датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

- датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела ( п. 2.5 ).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организациидела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации(структурных подразделений) по месту их формирования.

3.2. Руководители структурных подразделений и специалистыделопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несутответственность за сохранность документов и дел.

3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихсяшкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пылии воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поискадокументов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурадел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

3.4. Временное изъятие документов из дел допускается висключительных случаях и производится только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения) собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причинывыдачи подлинника.

3.5. Копии документов, находящихся в делах организации,выдаются сторонним организациям только с разрешения начальникаделопроизводственной службы организации (структурного подразделения).

3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-историческойценности и утративших практическое значение, производится архивом организации вустановленном порядке.

Самовольное уничтожение служебных документов вструктурных подразделениях организации запрещается.

3.7. Специалисты структурных подразделений организации несутответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратноеобращение с ними.

4.СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенныев делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (делапостоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу),оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка,составляются описи дел ( приложение 4 ).

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного хранения;

- дела по личному составу.

4.3. Опись дел представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том)вносится под самостоятельным порядковым номером.

4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описина дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой дляподготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой онсдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двухэкземплярах и представляются в архив организации через год после завершения делв делопроизводстве.

4.5. При внесении вопись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, авсе остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов вделе, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовоквоспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома неуказывается в описи.

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии сноменклатурой дел в организации.

4.7. В опись дел делопроизводственной службы организациипосле заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие иисходящие документы.

4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываютсяруководителем организации, составителем описи (специалистомделопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.

4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архиворганизации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственнойслужбы организации, ответственного за делопроизводство.

4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметоко приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного,временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям ( раздел 4 настоящего Порядка).

5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного(свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарногогода, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии снастоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующегогода, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

5.3. Передача дел в архив организации осуществляется пографику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурныхподразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителеморганизации.

5.4. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатуройдел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделенияобязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным заархив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводстваструктурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждогоэкземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятыхв архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а такжеподписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятсяслужбой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче вархив для уничтожения в установленном порядке.

5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделенияорганизации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с моменталиквидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы вдела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документамипри передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронныйдокумент - это документ, созданный с использованием носителей и способовзаписи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые вдеятельности организации электронные документы подлежат передаче вустановленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прим электронныхдокументов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а такжеподготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются какотдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а такжедокументы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектованияархива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

6.2. Место хранения электронных документов определяетруководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированномподразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба повнедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведениядокументов, технологическая служба.

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронныхдокументов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного оснащения дляхранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи вновые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачейинформации по каналам связи;

- обеспечение доступа к информации по установленнымкатегориям пользователей, а также обеспечение защиты информации отнесанкционированного доступа (путем применения соответствующих техническихсредств и правовых норм);

- обеспечение режима хранения электронных документов,исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должнопредусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителейэлектронных документов. Технические параметры данных режимов определяютсясоответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработкиинформации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД.Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета ихранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение иобращение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранениеосуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документовархив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей зафункционирование информационных технологий в организации, определяет переченьсистем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии собщими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведениясобственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза электронных документов проводится экспертнымислужбами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется вкомплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой составдокументов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования кжизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценкатехнического состояния документов.

Отбор электронных документов производится на основе«Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельностиорганизаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированнаябаза данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического ипроизводственного назначения.

6.5. Электронные документы поступают на архивное хранениевместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующаяинформация: название документа, дата его создания, характеристика содержания(аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базыданных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к немусоставляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей наархивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений.В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица храненияэлектронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкиймагнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронногодокумента и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводитсяучетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронныхдокументов.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивноехранение состоит из следующих этапов:

- запись на машинные носители (при необходимости -перезапись на новые носители);

- проверка технического состояния;

- подготовка сопроводительной документации(сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточнойдля обеспечения сохранности и использования электронных документов);

- непосредственная передача электронных документов вархив организации.

6.7. Сроки временного архивного хранения электронныхдокументов государственной части архивного фонда Российской Федерации ворганизации в соответствии с постановлением Совета Министров-ПравительстваРоссийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов иорганизации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет.Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованиюс государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по актупосле утверждения описи в установленном порядке.

Как составить опись дел

Образец описи приказов для сдачи в архив

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Что такое опись и для чего она нужна

Представьте, что вы собрались в отпуск, но ни билетов, ни паспортов при вас не оказалось. Отпуск отменяется, а вместе с ним – и все мечты о безмятежной жизни. Творчески взглянув на проблему передачи документов на архивное хранение, становится ясно, что опись дел – такое же удостоверение личности документов, как и паспорт гражданина РФ. Без нее ни одна бумага не покинет привычное место в офисе – по крайней мере, легальным способом. И, что не менее важно: если впоследствии вам потребуется архивный документ (а это случается постоянно), вы навряд ли сможете отыскать его в своем бумажном чулане, который так и не дорос до статуса архива.

Говоря простым языком, без описи нет архива, а без архива нет порядка в документах и в делах. К сожалению, до сих пор руководители ряда организаций не осознают тот факт, что без должного учета и описания документов, то есть составления описей, невозможно создание полноценной информационно-поисковой системы, которая способна справиться и с оперативными, и с долговременными нуждами управления. За этими, на первый взгляд, громкими словами скрываются банальные ситуации, когда сотрудники кричат о том, что дела в архив они давно сдали, но при этом в самом архиве от них и след простыл. Кто прав, кто виноват? Без наличия сдаточной описи, которая оформляется при передаче документов в архив, докопаться до правды практически невозможно.

Здесь впору задать закономерный вопрос: почему дела нельзя классифицировать по произвольному принципу (например, по клиентам компании или тематическому признаку) и в таком виде сдать в архив? Такой неформальный принцип оперативного пользования документальной информации подходит для текущего делопроизводства, но ни в коем случае не для архива. Это связано с тем, что на этапе передачи в архив дела должны формироваться исходя из основных положений нормативных документов по описанию и учету архивных документов. Другими словами, закон регламентирует порядок работы архивов организаций, а также процедуру составления и оформления описей дел (см. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). При этом для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива, Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Остальные могут использовать их в качестве справочного пособия.

На какие документы составляются описи

Перед тем как приступать к новой для вас архивной задаче, важно знать, что, как правило, описи дел составляются при передаче дел в архив (или участок работы организации, его заменяющий) каждым структурным подразделением организации: бухгалтерия готовит свои сдаточные описи, сотрудники кадрового отдела – свои и т.д. На основе описи дел структурных подразделений в архиве организации создаются сводные разделы описей дел организации.

Составление описи понадобится для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения . а также для дел по личному составу и специфических видов документов . характерных только для данной организации: медицинские карты, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. д. Заметьте, что последние две группы (документы по личному составу и специфические документы) должны быть включены в отдельные описи.

Обычно на дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются, так как их не нужно сдавать в архив. Они находятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до того момента, пока не истечет срок их хранения и утраты практического значения. После этого они выделяются к уничтожению согласно соответствующему акту. Отметим, что в некоторых случаях по решению руководства компании дела временного хранения (менее 10 лет) могут быть переданы в архив, например, из-за нехватки места в структурном подразделении.

С чего начать: номенклатура дел – ваш спасательный круг

Очевидно, что ключевым моментом в составлении описей дел является правильное определение сроков (постоянного и временного) хранения документов. Если в вашем структурном подразделении ведется номенклатура дел, считайте, что вам повезло, так как за основу составления описи дел структурного подразделения (или участка работы) берется номенклатура дел данного структурного подразделения. При этом согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Это значит, что в году на архивное хранение нужно передать документы за , и годы. Документы за более ранние периоды (например, 2009 год) в этом случае будут считаться задолженностью.

В практике подготовки описей нередко случается так, что документ по номенклатуре не был найден . Для решения этой проблемы структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по его розыску. В ситуации, когда розыск не принес ожидаемых результатов, необходимо составить акт (справку) об отсутствии дела и вместе с описью передать его (ее) в архив.

Что делать, если номенклатуры дел в организации нет . Отсутствие учета документов и дел, особенно на уровне номенклатур дел и сдаточных описей дел, до сих пор является системным недостатком в делопроизводстве многих организаций. Для вас это означает проведение предварительных работ до начала непосредственного составления описи, которая формируется на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для описи переписываются с обложки дела. Графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Специалисты архивного дела также рекомендуют руководствоваться положениями должностных инструкций работников.

В определении сроков хранения документов, необходимых для составления описей, вам также помогут:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08. г. № 558;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 г. № 1182 (в ред. от 28.04. г.) (если в организации образуются документы технического направления);

Ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности);

Бесплатный сервис «Архивист Онлайн». который осуществляет поиск сроков хранения заданного вами документа по трем перечням типовой документации.

Общие правила составления сдаточной описи

С точки зрения архивной практики, в правильной компании каждое структурное подразделение регулярно обзаводится так называемой описью дел структурного подразделения, согласно которой документы поступают на хранение в архив. Она еще называется сдаточной описью и имеет ряд особенностей составления.

Правило 1. В статью описи дел структурного подразделения в обязательном порядке включаются следующие элементы:

· порядковый номер дела (части, тома);

· индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации);

· заголовок дела (при передаче дела в архив организации может быть уточнен);

· количество листов в деле (томе);

· срок хранения дела;

· примечание (в примечании отмечаются все особенности заведенного дела и документов в него включенных, их местонахождении).

Правило 2. Сдаточная опись составляется в двух экземплярах: один остается в отделе, другой – в архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения являются неполными, тогда составитель изучает номенклатуру дел.

Правило 3. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том нужно вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами, одна строка в описи – для каждого тома (или части).

Правило 4. В сдаточной описи не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же». Однако вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Правило 5. Пропущенные номера оставляются в описи на тот случай, если дело в обязательном порядке было заведено, но по каким-либо причинам находится во временном пользовании, реставрации и др. и поэтому не включено в опись на момент ее составления.

Правило 6. Литерный номер проставляется в тех случаях, если в описи не осталось свободных номеров, но обнаружился комплекс документов (дело), который в обязательном порядке должен быть включен в опись дел структурного подразделения.

Правило 7. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации (пропущенные и литерные номера).

Правило 8. При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела (в графе «Примечание») и указывается количество переданных дел (цифрами и прописью). В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих – начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей (постоянных, временных и по личному составу) дел организации.

Опись дел постоянного хранения

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие.

Правило 1. Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи.

Пример. Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел.

Правило 2. Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации.

Правило 3. Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел; дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки (документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций) вошедших в фонд данной организации; указывается на особенности формирования, описания и др.

Правило 4. Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Правило 5. Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Правило 6. Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов (аббревиатур), которые располагаются в списке в алфавитном порядке.

Правило 7. В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись (дополнение к описи) под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись.

Правило 8. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Опись дел по личному составу

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.). В-третьих, личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Правило 1. Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава;

личные дела;

лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение;

трудовые договора и контракты (если не подшиты в личном деле или при их отсутствии);

невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения).

Источники:
delo-ved.ru, www.irbis.vegu.ru, www.ohranatruda.ru