Образец приказа на временное замещение во время болезни
Временное замещение нотариуса. Мнения и практика, к сожалению, разные…
05 Марта года | Андрей Царьков
Об истории применения нормы о наделении полномочиями нотариуса до сегодняшнего дня. Обсуждения, споры, предложения. Обобщение практики.
Андрей Царьков
Основы законодательства РФ о нотариате от 11 февраля1993 г. 4462-I (с изменениями и дополнениями) - один из самых «древних» нормативных правовых актов Российской Федерации. Почти за 19 лет, казалось бы, и текст закона должен быть четко отредактирован, и правоприменение стать единообразным и понятным, потому вызывают недоумение разночтения в применении закона.
О процедуре временного замещения нотариуса известно не первый год. По стране сотни и тысячи раз оформлялись такие, в общем-то, обычные ситуации. Первое крупное обобщение практики стало известно в 2003 году. Тогда Министерство юстиции Российской Федерации разослало руководителям федеральных управлений Министерства юстиции Обзор практики применения статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (исх. от 12.05.2003 00/4601-МК, заместитель министра М.К. Кислицын).
Для справки: «… Статья 20. Наделение полномочиями лица, замещающего нотариуса, занимающегося частной практикой.
Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, наделяется полномочиями нотариуса органом юстиции совместно с нотариальной палатой по предложению нотариуса из числа лиц, отвечающих требованиям статьи 2 настоящих Основ, для исполнения его обязанностей на период временного отсутствия. Наделение полномочиями может быть осуществлено заранее с определением оснований невозможности исполнения нотариусом служебных обязанностей (отпуск, болезнь и другие уважительные причины), которые могут возникнуть в течение календарного года.
Наделение полномочиями лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, производится на основании соглашения, заключенного между нотариусом и лицом, желающим исполнять обязанности нотариуса.
Полномочия лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, возникают после наделения его правом совершения нотариальных действий и непосредственного исполнения служебных обязанностей нотариуса и заканчиваются в момент их сдачи нотариусу.
В случае если нотариус отсутствует более недели, он обязан известить об этом соответствующую нотариальную палату.
Нотариус не вправе исполнять свои должностные обязанности в период их исполнения лицом, временно его замещающим …».
Кажется, все достаточно очевидно и понятно. Нотариус, как человек, не может быть рабочей машиной. А посему у него случаются обстоятельства, делающие невозможным (временно!) исполнение им своих обязанностей нотариуса. И так как публично оказываются общественно значимые услуги населению, не должно быть существенного перерыва в оказании нотариальных услуг.
Поэтому Департаментом по вопросам правовой помощи Минюста Россиисовместно с федеральными управлениями Министерства юстиции Российской Федерации обобщена и изучена практика применения статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы). Тогда за 2002 год и первый квартал 2003 года было принято более 3500 решений о замещении нотариусов в порядке, предусмотренном статьей 20 Основ. Цифры большие. Процедура принятия решения, оказывается, разнится.
В целом практика правильная. И тем не менее…
Обратимся к мнению Министерства юстиции РФ. В соответствии со статьей 20 Основ лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, наделяется полномочиями нотариуса органом юстиции совместно с нотариальной палатой по предложению нотариуса из числа лиц, отвечающих требованиям статьи 2 Основ . для исполнения его обязанностей на период временного отсутствия.
Наделение полномочиями лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, производится на основании соглашения между нотариусом и лицом, желающим исполнять обязанности нотариуса .
В соответствии с указанной нормой правовыми и фактическими основаниями замещения являются:
- Предложение нотариуса.
- Совместное решение органа Минюста России и нотариальной палаты.
И наличие соглашения, заключенного между нотариусом и лицом, желающим исполнять обязанности нотариуса.
В простоте процедуры, оказывается, скрываются «подводные камни». Дело в том, что законодатель не определяет форму предложения нотариуса. Всегда подразумевается письменная форма, обычно, в виде заявления (ходатайства) частнопрактикующего нотариуса в нотариальную палату с указанием причин и сроков невозможности исполнения служебных обязанностей. Определяется и лицо, которое предлагается наделить полномочиями нотариуса на период его временного отсутствия.
Такая практика, по мнению Минюста, представляется законной и обоснованной.
Далее в Основах законодательства о нотариате не указано, каким именно образом принимается совместное решение органа юстиции и нотариальной палаты . И территориальные органы Минюста России по-разному подходят к реализации этой совместной компетенции.
В большинстве регионов совместное решение оформляется в виде соответствующего письменного ходатайства нотариальной палаты в орган Минюста России и изданного на его основании приказа или распоряжения руководителя территориального органа Минюста России.
Но, по мнению Минюста, более верной представляется практика управлений Минюста России по Республике Коми, Курганской, Амурской, Псковской, Тверской, Курской областям и некоторым другим регионам, где изданию соответствующего приказа или распоряжения о замещении предшествуют принятие и письменное оформление совместного решения органа Минюста России и нотариальной палаты по ходатайству нотариуса о его замещении. В Ярославской и Белгородской областях руководитель территориального органа и президент нотариальной палаты издают в таких случаях совместный приказ.
Поскольку указанное в статье 20 Основ наделение полномочиями отнесено законодателем к совместной компетенции органа Минюста России и нотариальной палаты . отказ территориального органа юстиции в одностороннем порядке от удовлетворения соответствующего ходатайства нотариальной палаты не отвечает требованиям законодательства о нотариате .
Но именно так сложилось в г. Москве, что порождало обоснованные жалобы нотариусов.
Нотариусы разрабатывают процедуру временного замещения нотариуса.
В рассматриваемый период процедура решения вопроса о замещении предусмотрена в Порядке наделения полномочиями лица, замещающего нотариуса, а также в Инструктивном письме о наделении полномочиями лица, замещающего нотариуса. Документы утверждены президентом Московской городской нотариальной палаты и начальником Главного управления Минюста России по г. Москве.
В стадии разработки (на тот период) находились аналогичные документы в Московской области и некоторых других регионах.
Практика принятия такого рода совместных документов (по мнению Минюста) должна настойчиво внедряться во всех регионах. С инициативой их разработки и согласования с нотариальными палатами следует выступать территориальным органам Минюста России. Что и было позже обобщено Федеральной нотариальной палатой, были разработаны региональные документы.
Как заранее подумать о возможности замещения нотариуса?
Статья 20 Основ предусматривает, что наделение полномочиями может быть осуществлено заранее с определением оснований невозможности исполнения нотариусом служебных обязанностей (отпуск, болезнь и другие уважительные причины), которые могут возникнуть в течение календарного года.
Обобщение практики показывает, что территориальными органами Минюста России широко применяется положение статьи 20 Основ. Органами Минюста России принимались сотни совместных с нотариальными палатами решений о наделении полномочиями сроком на календарный год. Наибольшее число таких решений принималось в Приморском и Красноярском краях, Кемеровской, Свердловской, Нижегородской областях и Республике Татарстан.
Основанием для принятия решения являются уважительные причины, которые могут возникнуть. Законодатель не указывает исчерпывающего перечня таких уважительных причин, называя только наиболее типичные из них - отпуск и болезнь . Определение уважительного характера возможных обстоятельств, временно препятствующих исполнению обязанностей нотариуса, отнесено к совместной компетенции нотариальной палаты и органа Минюста России .
Законодатель не предусматривает обязанности нотариуса или нотариальной палаты заранее подтвердить наступление указанных обстоятельств и их сроки, равно как и обязанность органа Минюста России получить такое подтверждение. В статье 20 Основ говорится о возможности их наступления.
Однако необходимость непрерывного оказания гражданам нотариальной помощи дает возможность заранее планировать возможное замещение нотариуса, отсутствующего по уважительным причинам.
Практики односторонних отказов не должно быть.
Минюст указывает, что в отдельных регионах существует не соответствующая нотариальному законодательству практика ограничения наделения полномочиями нотариуса заранее, сроком до календарного года.
Наиболее характерна эта практика для г. Москвы.
Отказывая в издании приказов, Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по г. Москве мотивирует это тем, что заранее не представлено оправдательных документов о возможных уважительных причинах временного отсутствия нотариуса . То есть нотариус обязан оправдываться?
Типичными в этом отношении являются, например, такие решения.
Нотариусам г. Москвы К. и Н. отказано в издании приказов, поскольку Главное управление посчитало, что наличие у них инвалидности не является основанием, уважительной причиной временной невозможности исполнения нотариусом служебных обязанностей.
Нотариусу Т. обратившейся с заявлением о временном замещении ее в связи с отпуском, болезнью, наличием инвалидности 2 группы, необходимостью плановой госпитализации два раза в год, необходимостью работы с нагрузкой меньшего объема, переосвидетельствования во ВТЭК - с 21 октября по 31 декабря, также было отказано в издании приказа.
Главным управлением были рассмотрены материалы с ходатайством на замещение нотариуса С. ее помощником М. на период отсутствия по уважительной причине (работе в режиме неполной недели по свободному графику с условием исполнения обязанностей не менее трех рабочих дней в связи с необходимостью ухода за детьми). По мнению руководства Главного управления, оснований для издания приказа по изложенным в заявлении основаниям не имеется, т.к. «отношения между нотариусом, занимающимся частной практикой, и Главным управлением Минюста России Трудовым кодексом Российской Федерации не регулируются» .
Ошибочная практика порождала многочисленные жалобы в Главное управление, Министерство юстиции Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие органы государственной власти, а также обращения нотариусов в суд.
Так нотариус Амина неоднократно безрезультатно направляла в территориальный орган Минюста России и Федеральное управление Минюста России по Центральному федеральному округу жалобы на неправомерность решения об отказе, после чего была вынуждена обратиться в суд с жалобой на неправомерные действия территориального органа. Суд жалобу удовлетворил .
Аналогичное решение было принято судом по жалобе М.
Имеются и другие судебные решения в пользу нотариусов, что указывает о явно неправомочной практике органа юстиции по городу Москве.
В то же время в Москве сложилась практика беспрепятственного издания приказов о замещении сроком на календарный год для ведения нотариального архива. Однако такие приказы издаются только нотариусами, которые приняли архив государственных нотариальных контор.
Усматриваются нарушения прав и законных интересов граждан на доступ к нотариальным услугам.
Нотариат стремится урегулировать практику временного наделения полномочиями нотариуса.
Прошло несколько лет. Министерство юстиции РФ и нотариальные палаты субъектов РФ вырабатывали документы по ситуации, которую не хочется назвать проблемной.
Вот один из последних - Постановление Собрания представителей нотариальных палат субъектов Российской Федерации 15-16 апреля года. Заслушав и обсудив доклад президента Федеральной нотариальной палаты М.И. Сазоновой «Об итогах работы Правления ФНП в 2009 году и перспективных направлениях деятельности Федеральной нотариальной палаты и нотариальных палат субъектов РФ на год», Собрание представителей нотариальных палат субъектов Российской Федерации постановляет решение по ряду пунктов повестки дня. В их числе пункт 12: «Правлению ФНП с учетом мнения нотариальных палат субъектов РФ внести изменения в “Положение о порядке замещения временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой”, придав ему статус “Примерного положения”» .
Как следует из смысла указанного решения Собрания, единообразие процедуры по временному замещению нотариуса со стороны нотариального сообщества имеется…
Дела судебные. А не хотелось бы.
Сколько реально было судебных решений и постановлений по вроде бы простому вопросу наделения полномочиями нотариуса, трудно просчитать. Видимо, их было немало, раз каждый регион может представить свою судебную практику.
Вот, например, надзорная инстанция Президиума Московского областного суда. Постановление от 5 марта2008 г. 186 по делу 44г-92/08. Президиум Московского областного суда рассмотрел надзорную жалобу С. на определение судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда от 20 ноября 2007 года - дело по заявлению С. об оспаривании действий Главного Управления Федеральной регистрационной службы по Московской области.
С. обратился в суд с заявлением об оспаривании действий Главного Управления Федеральной регистрационной службы по Московской области, указав, что является нотариусом нотариального округа города Реутов Московской области. На основании его заявления 31 января 2007 года в ГУ ФРС по Московской области для подписания Московской областной нотариальной палатой направлено совместное решение о наделении С.Э. полномочиями нотариуса на период его отсутствия по уважительным причинам с 1 февраля 2007 года по 31 декабря 2007 года. Но в принятии решения ГУ ФРС по Московской области отказано в связи с тем, что приказом от 15 декабря 2006 года полномочиями нотариуса С. на период его отсутствия с 1 января 2007 года по 31 декабря 2007 года наделен С.К.
Решением Железнодорожного городского суда от 11 мая 2007 года заявление С. удовлетворено, признан необоснованным отказ УФРС по Московской области о наделении С.Э. полномочиями нотариуса нотариального округа г. Реутова. Суд обязал УФРС по Московской области подписать совместное с Московской областной нотариальной палатой решение от 30 января 2007 года о наделении С.Э. полномочиями нотариуса.
Но определением судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда от 20 ноября 2007 года решение суда отменено, по делу постановлено новое решение об отказе в удовлетворении заявления С.
В надзорной жалобе С. просит отменить состоявшееся определение судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда, оставить без изменения решение суда первой инстанции.
Проверив материалы дела, обсудив доводы надзорной жалобы, президиум находит жалобу подлежащей удовлетворению.
В принятии совместного решения ГУ ФРС по Московской области было отказано в связи с тем, что приказом от 15 декабря 2006 года полномочиями нотариуса С. на период его отсутствия с 1 января 2007 года по 31 декабря 2007 года наделен С.К.
Суд первой инстанции, удовлетворяя заявление С. исходил из того, что отказ ГУ ФРС по Московской области является неправомерным, поскольку ни законом (статья 20 Основ), ни иными нормативными актами не ограничено количество лиц, на которых может быть возложено исполнение обязанностей нотариуса на период его временного отсутствия.
Судебная коллегия, отменяя решение, указала, что статья 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате не может быть истолкована расширительно, полномочиями временно отсутствующего нотариуса может быть наделено лишь одно лицо.
С выводами суда кассационной инстанции суд надзорной инстанции не согласился.
Выводы суда кассационной инстанции, отменившего решение Железнодорожного городского суда и постановившего новое решение об отказе в иске, свидетельствуют о неверном применении норм материального права, что является основанием для отмены определения судебной коллегии и оставлении без изменения решения городского суда.
Президиум постановил:
«Определение судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда от 20 ноября 2007 года отменить, решение Железнодорожного городского суда от 11 мая 2007 года оставить в силе.
Председатель президиума В.М. Волошин».
Единообразие практики.
Главное управление Минюста России по г. Москве и Московская городская нотариальная палата в целях единообразного применения статьи 20 Основ законодательства РФ о нотариате приняли следующее решение.
1. В случае болезни нотариуса и возникновения иных непредвиденных обстоятельств, препятствующих более недели исполнению им своих обязанностей, нотариус должен известить об этом палату непосредственно либо через своего помощника с последующим представлением оправдательных документов (больничный лист, справка и т.п.) в течение трех рабочих дней с даты возобновления своих полномочий.
2. Наделение помощника нотариуса либо иного лица, отвечающего требованиям статьи 2 Основ, полномочиями временно отсутствующего нотариуса, производится в уведомительном порядке, установленном ст. 20 Основ.
3. Лица, заранее (на календарный год) наделенные полномочиями временно отсутствующего нотариуса, который оформляет наследственные права граждан, вправе вести прием населения в нерабочие дни (в субботу).
4. Нотариус не вправе исполнять должностные обязанности одновременно с лицом, временно его замещающим.
5. В связи с настоящим решением признаются утратившими силу:
- Инструктивное письмо от 26 августа1999 г. утвержденное Главным управлением юстиции г. Москвы и постановлением Правления МГНП от 27 января2000 г. 2;
- Порядок наделения полномочиями лица, замещающего нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденный Главным управлением Минюста России по г. Москве и МГНП от 16 октября2001 г. (постановление Правления МГНП от 11 октября2001 г. 17).
Следует отметить, что переписка по наделению полномочиями нотариуса обширна и разнообразна. И ситуации встречаются разнообразные. Например, Московская городская нотариальная палата недоумевает по поводу отказа нотариусу Маркову, инвалиду с детства, «в связи с отсутствием у Маркова заключения ВТЭК о возможности его работы нотариусом». Нотариусу Сучкову предложено написать в Главное управление заявление об уходе в отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с трудовым законодательством. По логике Главного управления, нотариусы должны заранее знать, когда они заболеют и заранее обратиться с просьбой о наделении полномочиями другого лица. И так далее…
Но ведь институт замещения временно отсутствующего нотариуса введен для обеспечения бесперебойной работы нотариальных контор, ликвидации очередей и в целях создания благоприятных условий для обеспечения гарантированных Конституцией Российской Федерации прав граждан, особенно при оформлении их наследства. Этого требуют мэр Москвы и Правительство Москвы (Закон города Москвы от 19 апреля2006 г. 15 «Об организации и деятельности нотариата в городе Москве», Постановление Правительства Москвы от 26.03.1996 г. 258 «О мерах по развитию и укреплению нотариата Москвы»). А на деле из-за некоторых отказов нотариальные конторы вынуждены закрываться в связи с отсутствием нотариуса по уважительным причинам при нежелании решать этот вопрос (не по вине нотариуса).
Причины сложностей с временным наделением полномочиями нотариуса не понятны. И доходы нотариуса есть желание проверить. Да и Положение о ВРИО все же примерное.
Московская городская нотариальная палата обращается в Управление Федеральной регистрационной службы по Москве за разъяснениями. Согласно действующему в московском городском нотариальном округе порядку наделения полномочиями лица, замещающего нотариуса, руководитель УФРС по Москве или уполномоченное им должностное лицо в двухдневный срок с момента поступления письма МГНП принимает решение о наделении лица, желающего замещать временно отсутствующего нотариуса, полномочиями нотариуса. Решение оформляется приказом руководителя управления. Копия приказа направляется в палату. Отказ управления должен быть направлен в палату в десятидневный срок после получения письма палаты.
Однако начиная с 2008 года длительное время не издавалось ни одного приказа о замещении временно отсутствующего нотариуса.
Более 300 обращений палаты оставлены управлением без внимания. При этом управлением не принимаются ни положительные, ни отрицательные решения, какие-либо из указанных документов в палату не направляются.
Исполнявший в то время обязанности президента палаты В.В. Ралько пишет, что такая ситуация дестабилизирует работу московского нотариата. Понятного ответа нет…
Далее… Отдел по налоговым преступлениям УВД СЗАО получает ответ Московской городской нотариальной палаты на запрос от 15 марта2007 г. 07/18-422. В соответствии со статьей 20 Основ законодательства РФ о нотариате замещение временно отсутствующего нотариуса производится на основании соглашения, заключенного нотариусом и лицом, желающим исполнять обязанности нотариуса. Лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, является наемным работником нотариуса. Извлекаемый им за период исполнения обязанностей доход поступает в собственность нотариуса. Или есть какие-то сомнения?
Впрочем, большинство многолетних проблем временного наделения полномочиями нотариуса отошли в прошлое. Но временами приходится доказывать очевидное, т.к. нет исчерпывающего перечня уважительных причин, по которым может быть инициировано замещение нотариуса.
Нотариус г. Москвы А.А. Макаренко недавно подготовил для публикации свое видение вопроса (не хочется называть его проблемой), где сообщает о начале приема кадровой службой МГНП с 17 октября г. документов о наделении помощников нотариусов полномочиями ВРИО нотариусов на календарный год.
Нотариус пишет, что статья 20 Основ не имеет отсылки к подзаконному нормативному акту, следовательно, данная норма является не бланкетной, а нормой прямого действия. И в ней отсутствуют ограничения по поводу определения числа случаев, в силу которых нотариус может наделить своими полномочиями ВРИО.
Главная цель института замещения временно отсутствующего нотариуса - это обеспечение бесперебойной работы нотариальной конторы в целях создания максимальных удобств для граждан, ликвидации дефицита нотариальной помощи. Между нотариусом и лицом, его замещающим (как правило, его помощником), существуют отношения полного доверия. Иначе нотариус не стал бы предлагать эту кандидатуру. Нотариус в силу закона независим и самостоятельно организует всю свою работу, какой-либо иной вариант подбора кандидатуры на замещение, кроме предложения самого нотариуса, исключен, да и законом не предусмотрен.
Таким образом, передача полномочий нотариуса не может носить разрешительного характера, это не основано на законе (Обзор Минюста России от 12 мая2003 г. 09/4601-МК).
Вывод: издание приказа ГУ МЮ РФ по Москве, сопровождающееся предусмотренной Положением процедурой оформления полномочий, служит целям учета периодов осуществления полномочий нотариуса и замещающего его лица. То есть палата и орган юстиции всегда должны знать, кто и когда совершал нотариальные действия.
Примечательна и судебная практика, приведенная в издании «Буква закона» ( г. 9). В материале «Отказ в пользу нотариусов» сообщается о решении Мещанского районного суда города Москвы по обжалованию нотариусом А.В. Игнатенко Положения о порядке замещения временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, которое было утверждено решением Правления Федеральной нотариальной палаты и согласовано с Министерством юстиции РФ.
Дело в том, что, несмотря на отказ суда в заявленных требованиях, на судебном заседании представители как ФНП, так и Минюста подтвердили, что Положение носит рекомендательный характер. Ведь еще в конце апреля года, после подачи указанного иска в суд, решением Правления ФНП Положению был придан статус примерного. То есть мы снова вернулись к мнению об отсутствии исчерпывающих оснований временного наделения полномочиями нотариуса.
О статусе примерного Положения мы писали выше, когда приводили ссылку на Постановление Собрания представителей нотариальных палат субъектов Российской Федерации 15-16 апреля года. А несколькими днями ранее было обращение в Федеральную нотариальную палату от 9 апреля г. 06/3404 на имя президента ФНП М.И. Сазоновой от Московской городской нотариальной палаты за подписью президента МГНП В.В. Ралько.
Вместе с обоснованием своей позиции по Положению о ВРИО нотариуса МГНП просит или отозвать положение, или придать ему статус примерного. Как мы видим по дальнейшему развитию событий, конструктивный диалог состоялся. Мнение друг друга было услышано.
Показанная ситуация с отработкой системы временного наделения полномочиями нотариуса демонстрирует большее разнообразие жизненных ситуаций по сравнению с сухими нормами права. Ведь законы часто не могут содержать все возможные ситуации и процедуры. Поэтому движение в решении возникающих вопросов всегда есть и будет. Было бы взаимное желание решать эти вопросы. И не так долго, как в случае с ВРИО нотариуса.
Главбух уходит в отпуск
Опубликовано в журнале "Консультант бухгалтера" №8 год -
Кузнецова В. А.
аудитор
И вот, наконец, долгожданное лето. Все бухгалтеры мечтают о своем законном отпуске. Как безболезненно уйти в отпуск, как правильно передать дела, какие рекомендации дать остающимся в офисе сотрудникам? Обо всем этом мы поговорим в данной статье.
Работа бухгалтерии не терпит перерывов, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» прямо указано, что бухгалтерский учет носит непрерывный характер. При этом главный бухгалтер организует работу бухгалтерии не только по ведению учета, но и представлению отчетности, причем при составлении отчетности, по сложившемуся стереотипу, без главбуха просто не обойтись. Кто сформирует отчеты, проверит и подпишет их в период отсутствия главбуха?
В коммерческих фирмах зачастую недопонимают, что без полноценного отдыха главный бухгалтер неизбежно будет работать на износ, и риск допустить ошибку многократно увеличится. К тому же нельзя игнорировать нормы трудового законодательства, по которому отпуск у главного бухгалтера не может составлять менее 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). При этом разделение отпуска тоже подчинено правилам и допускается только по соглашению между работником и работодателем, и хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней.
Отправляясь в отпуск, главный бухгалтер должен передать свои полномочия. Если в штате компании есть заместитель главного бухгалтера, то он замещает главного бухгалтера во время отпуска, командировки, болезни и т. п. На всех документах, которые будет подписывать заместитель, должны стоять должность «заместитель руководителя (главного бухгалтера)», его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись. В этом случае доплата не полагается, поскольку замещение главного бухгалтера входит в обязанности заместителя.
На время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить и другого работника. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную работу, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий с получением доплаты, которая зависит от объема работы. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом (см. образец на с. 153). В приказе о совмещении должностей должно быть указано:
Работник и компания имеют право досрочно отказаться от договоренности по временному замещению отсутствующего сотрудника. Для этого нужно предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Стоит отметить, что передаются не только права главного бухгалтера, но соответствующая ответственность. За ошибки в учете, совершенные во время нахождения главного бухгалтера в отпуске, несет ответственность работник, на которого были временно возложены функции главного бухгалтера, а при отсутствии такого работника - руководитель (п. 1 ст. 6, ст. 18 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Если главный бухгалтер планирует отсутствовать долго, то на должность главного бухгалтера можно временно перевести другого работника. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главного бухгалтера, с соответствующей доплатой (до уровня главбуха). В этом случае руководитель также составляет дополнительное соглашение к трудовому договору и издает приказ. Целесообразно уведомить ИФНС письмом в произвольной форме о временной смене главного бухгалтера, с приложением копии приказа и копии паспорта нового главного бухгалтера (см. образец на с. 154).
В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:
Дебет счета 20 (26, 44…) Кредит счета 70 - начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника. Доплата за временное замещение отсутствующего работника является частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Значит, она облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).
А теперь рассмотрим рабочие моменты, возникающие в период отпуска главного бухгалтера. Основной существенный вопрос - это подписание банковских документов. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» расчетные документы без подписи главного бухгалтера сотрудники банка не примут к исполнению. В соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй - главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только в этом случае они смогут подписывать платежные поручения и чеки.
Помимо этого, право подписи замещающим лицам можно предоставить временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).
Если у организации стоит система «Банк-клиент» или система для электронной сдачи отчетности в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет, то оформлять банковские карточки для оформления платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Этот момент целесообразно отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска.
Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то перед уходом в отпуск необходимо провести передачу материальных ценностей. С замещающим сотрудником следует заключить договор о материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ, постановление Минтруда РФ № 85).
Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет. Дата начала проверки определяется решением руководителя инспекции.
А вот если организацию просят представить документы или информацию, то вы можете ходатайствовать о продлении срока их представления (п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 4 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).
Если вы оспариваете решение инспекции о привлечении к ответственности за несвоевременное представление документов, то у вас будут смягчающие обстоятельства, как то: отсутствие (увольнение, отпуск, командировка) главного бухгалтера и т. п. О том, что срок подачи документов был продлен, местная инспекция сообщает в течение трех дней в проверяющую инспекцию (п. 5 приказа ФНС РФ от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@).
Еще злободневен один вопрос: имеет ли право главный бухгалтер, находясь в отпуске, периодически выходить на работу, не оформляя этого документально?
В настоящее время не существует нормативного правового акта, который регулирует передачу дел от главного бухгалтера другому лицу в случае ухода в отпуск, поэтому данный вопрос необходимо решать с учетом внутренних документов организации, которые не должны противоречить действующему законодательству и не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным законом. Следовательно, уходить и выходить из отпуска главный бухгалтер имеет право и без оформления передачи полномочий другим лицам.
Что касается выхода главного бухгалтера на работу во время отпуска без оформления документов, то это является нарушением трудового законодательства. Время отдыха (отпуск) - время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Отпуск предназначен для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и психические силы, израсходованные в течение года.
Однако ст. 125 ТК РФ предусмотрено, что при согласии работника существует возможность отзыва его из отпуска. Неиспользованная в этом случае часть отпуска должна быть предоставлена в другое удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Дни выхода на работу в число дней отпуска не засчитываются и должны быть оплачены в соответствии с окладом работника.
Сейчас существуют надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства, и нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи, чтобы не дать недобросовестным работникам возможности этим воспользоваться.
Еще одна рекомендация: набросайте памятку временно исполняющему обязанности работнику с важными сроками (например, уплаты налогов, платежей по договорам), запишите контакты партнеров, с которыми придется общаться.
В заключение хочется подчеркнуть, что хороший руководитель бухгалтерской службы - это не тот, кто способен все взвалить на свои плечи, а тот, кто, имея высокую квалификацию, способен рационально распределить нагрузку среди подчиненных. В этом случае работа бухгалтерии будет более стабильной в период летних отпусков.
Главбух уходит в отпуск
Источник: Журнал «Бухгалтерия. Просто, понятно, практично», №10 год | Раздел: Рабочие ситуации
Главный бухгалтер компании уходит в очередной оплачиваемый отпуск. Остается решить, на кого возложить его обязанности, ведь должности заместителя главного бухгалтера в штатном расписании нет. Расскажем, как правильно поступить в такой ситуации, оформить доплату и еще не забыть заплатить с нее налоги.
Чем руководствоваться
1 Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
2 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
3 Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>.
4 Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ <Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве>.
5 Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 <Об утверждении перечней должностей, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности>.
Выполнять обязанности работника, уходящего в отпуск, нередко поручают другому сотруднику. В этом смысле главный бухгалтер - не исключение. Есть два способа организовать такую замену.
1 Привлечь к выполнению обязанностей штатного сотрудника компании (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).
2 Привлечь специалиста, не являющегося работником фирмы (ст. 59 ТК РФ).
Остановимся подробнее на первом варианте замены, так как именно он встречается на практике чаще всего.
Режим замещения
Трудовой кодекс предусматривает особые правила организации работы, когда требуется заменить временно отсутствующего сотрудника штатным специалистом. Это так называемое временное замещение - ситуация, когда сотрудник компании наряду со своими основными обязанностями выполняет за дополнительную плату работу по другой или одноименной профессии за сотрудника, не имеющего возможности исполнять свои трудовые функции (ст. 60.2 ТК РФ).
Просто Не упустите
Если компания для замещения «отпускника» привлекает стороннего специалиста, с ним нужно заключить срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).
Отметим, что временное замещение не предполагает увеличения нормальной продолжительности рабочего времени. Иначе говоря, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника должно осуществляться наряду с основными обязанностями в течение установленной продолжительности рабочего дня или смены.
Как оформить замещение
Итак, чтобы поручить выполнение работы за временно отсутствующего сотрудника другому специалисту, нужно заручиться письменным согласием последнего (ст. 60.2 ТК РФ). Это можно сделать, заключив с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении указывают вид работы, которую сотруднику предстоит выполнять, ее объем и содержание. Также следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, и размер доплаты за нее (ст. 60.2, 72, 151 ТК РФ).
На основании заключенного соглашения издают приказ о временном исполнении обязанностей. Его составляют в произвольной форме.
И еще. Если «отпускник» работает с денежными средствами или обслуживает товар или иное имущество, принадлежащее компании, с замещающим его сотрудником нужно заключить договор о материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 5 ).
Отметим, что сведения о временном замещении в трудовую книжку вносить не нужно (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, пп. 4, 10 Правил 1. раздел 3 Инструкции 2 ).
Как оплатить
Сотрудник, замещающий временно отсутствующего работника, имеет право на доплату (ст. 151 ТК РФ). Ее размер может быть любым, он устанавливается коллективным договором или локальным распорядительным документом, например приказом руководителя компании (ст. 149, 151 ТК РФ). Часто размер доплаты определяют исходя из разницы в окладах работников, однако это необязательно. В любом случае вопрос о размере доплаты решается по соглашению руководства компании и сотрудника.
Нужно понимать, что право на доплату возникает у сотрудника, должностной инструкцией или трудовым договором которого не предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Если такое условие предусмотрено, то никакой доплаты сотруднику не полагается. Ведь сотрудник будет выполнять свои обычные должностные обязанности. Такой вывод следует из ст. 60.2 ТК РФ.
Слово практику
КОГДА ОТСУТСТВУЕТ ДИРЕКТОР
Ольга Соболь .
В помощь - Заместительство - исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
ЗАМЕСТИТЕЛЬСТВО - ИСПОЛНЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВРЕМЕННО ОТСУТСТВУЮЩЕГО РАБОТНИКА
Понятие заместительства
Одним из основных условий любого трудового договора, заключаемого с работником, является условие о том, какая работа ему поручается и соответственно должна им выполняться. Трудовой договор должен содержать в качестве обязательного условие о трудовой функции работника, под которой законодатель понимает работу по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации согласно штатному расписанию нанимателя, функциональным обязанностям, должностной инструкции (п.3 части первой ст.19 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее - ТК)).
В силу требований законодательства о труде обе стороны (работник и наниматель) связаны условиями трудового договора и обязаны обеспечить их соблюдение. Учитывая важность вышеназванного условия о трудовой функции работника, законодателем в ст.20 ТК установлен прямой запрет на поручение работнику работы, которая не обусловлена трудовым договором. Вместе с тем в самой ст.20 ТК указано, что из данного запрета могут быть исключения, если это предусмотрено законодательными актами. Наличие таких исключений обусловлено следующими факторами:
1) сложившаяся ситуация требует оперативного выполнения каких-либо работ. В противном случае будет нанесен значительный ущерб интересам нанимателя, а иногда - общественным интересам;
2) поручение работы по другой профессии (должности) может отвечать интересам самого работника (например, при поручении работнику более высоко оплачиваемой работы).
В случае производственной необходимости наниматель имеет право перевести работника на не обусловленную трудовым договором работу (по другой профессии, специальности, квалификации, должности). При этом производственная необходимость - это необходимость для данного нанимателя предотвращения катастрофы, производственной аварии или немедленного устранения их последствий либо последствий стихийного бедствия, предотвращения несчастных случаев, простоя, уничтожения или порчи имущества нанимателя либо иного имущества и в других исключительных случаях, а также для замещения отсутствующего работника (ст.33 ТК).
Замещение отсутствующего работника - временное заместительство, которое является разновидностью временного перевода в связи с производственной необходимостью.
В белорусском законодательстве о труде определение термина «заместительство» отсутствует. Вместе с тем оно может быть сформулировано после анализа норм, регулирующих применение заместительства.
Временное заместительство - это исполнение должностных обязанностей временно отсутствующего работника. Временное заместительство может иметь место, если работник отсутствует в связи:
- с болезнью;
- нахождением в трудовом отпуске;
- направлением в служебную командировку;
- выполнением государственных обязанностей;
- отстранением от работы;
- иными причинами.
Оплата заместительства
При оплате труда заместителей необходимо учитывать, что законодателем строго регламентирован порядок оплаты для организаций бюджетной сферы (ст.68 ТК), а именно:
- замещающему работнику в организациях, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, оплата производится в размере должностного оклада, предусмотренного штатным расписанием для замещаемого работника;
- для замещающего работника не применяются надбавки и доплаты замещаемого работника, поскольку данные выплаты носят персональный характер.
Организациям, не относящимся к бюджетной сфере, предоставлено право самостоятельно определять условия оплаты труда временных заместителей. Для таких организаций условия и порядок оплаты труда при временном заместительстве устанавливаются нанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях (часть третья ст.68 ТК). В этом случае наниматель вправе (но не обязан) применять условия оплаты временного заместительства, установленные для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями. Данной категорией нанимателей могут применяться и иные условия оплаты труда временных заместителей (например, в определенном размере, исчисленном от оклада по основной работе).
Вместе с тем как организации бюджетной сферы, так и иные наниматели должны учитывать следующее.
Заместительство является разновидностью временного перевода в связи с производственной необходимостью. При этом оплата труда должна производиться по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст.33 ТК).
Пример 1
При проведении проверки соблюдения законодательства о труде в ООО «Т» было установлено, что на период трудового отпуска Л. начальника отдела по операциям с недвижимостью (с 8 сентября до 2 октября 2008 г.), выполнение его обязанностей было возложено на И. - агента по операциям с недвижимостью. Коллективный договор в организации отсутствовал. Соответственно наниматель должен был самостоятельно определить условия оплаты труда И. за период заместительства временно отсутствующего начальника отдела Л. Нанимателем было принято решение производить оплату в размере должностного оклада, предусмотренного штатным расписанием для замещаемого работника, т.е. аналогично условиям оплаты, предусмотренным для организаций бюджетной сферы.
Штатным расписанием ООО «Т» по должности начальника отдела был установлен должностной оклад в размере 850 000 руб. Таким образом, заработная плата за период заместительства была начислена И. исходя из данного размера должностного оклада. Вместе с тем изучение бухгалтерских документов нанимателя показало, что средний заработок И. по основной работе (т.е. по должности агента по операциям с недвижимостью) составлял 1 860 000 руб. Более высокий размер заработной платы объясняется тем, что в отношении должности агента по операциям с недвижимостью применялась сдельная система оплаты труда.
Статья 33 ТК устанавливает минимальную границу размера заработной платы, начисляемой замещающему работнику, - не ниже среднего заработка по основной работе. Начисленная бухгалтером за период временного заместительства заработная плата оказалась ниже размера среднего заработка И. по основному месту работы. В связи с этим по результатам проверки нанимателю было выдано обязательное для исполнения предписание с требованием произвести доплату И. за период временного заместительства до размера среднего заработка по основной работе. Бухгалтер ООО «Т» был привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере 175 000 руб.
Порядок премирования заместителей урегулирован частью второй ст.68 ТК и является одинаковым как для организаций бюджетной сферы, так и для иных организаций. В данной статье предусмотрено, что замещающий работник премируется по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого работника. При этом премия начисляется на должностной оклад (без надбавок и доплат) замещаемого работника.
У многих нанимателей возникает вопрос: применяется ли при временном заместительстве дополнительная мера стимулирования труда в виде повышения тарифной ставки?
Данная выплата не относится к категории доплат и надбавок, а образует новый должностной оклад работника. Так, согласно подп.2.5 п.2 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями) заключаемый с работником контракт должен содержать дополнительные меры стимулирования труда, в т.ч. повышение тарифной ставки (не более чем на 50 %, если больший размер не установлен законодательством). Указанная мера стимулирования труда носит персональный характер и устанавливается в отношении конкретного работника по результатам его труда. Соответственно она не применяется в отношении какого-либо иного работника. В то же время в отношении замещающего работника должны применяться те меры стимулирования труда, которые предусмотрены контрактом, заключенным с ним по основной работе.
В дальнейшем при предоставлении работнику, на которого возлагались обязанности по временному заместительству, трудового отпуска при исчислении его среднего заработка учитывается в полном объеме оплата труда, которая производилась в период временного заместительства (п.1.8 Перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 10.04.2000 № 47, с изменениями и дополнениями)).
Оформление заместительства
Как и любое изменение в трудовых отношениях с работником, заместительство должно оформляться приказом (распоряжением) нанимателя (п.15 ст.55 ТК). Приведем примерную форму такого приказа.
ПРИКАЗ
05.01.2009 № 3-к
г.Минск
О временном заместительстве
В соответствии со статьями 33 и 68 Трудового кодекса Республики Беларусь в связи с нахождением в трудовом отпуске заместителя директора по коммерческой деятельности Иванова И.И.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 6 января 2009 г. до 30 января 2009 г. возложить на начальника отдела по сбыту Петрова П.П. выполнение обязанностей заместителя директора по коммерческой деятельности.
2. Оплату труда Петрова П.П. производить в размере должностного оклада, установленного штатным расписанием для заместителя директора по коммерческой деятельности (без учета надбавок и доплат), но не ниже среднего заработка по основной работе.
3. Ознакомить с настоящим приказом Петрова П.П. под роспись. Довести до сведения бухгалтерии.
Основание: приказ от 18.12.2008 № 375-о о предоставлении Иванову И.И. трудового отпуска.
Может ли главный бухгалтер организации выполнять обязанности кассира?
Вопрос
Добрый день! Я-главный бухгалтер организации. В моем подчинении есть бухгалтер с обязанностями кассира и кадровика. Внезапно заболела, ей сделали операцию, последствие такие, что скорее всего она будет направлена на инвалидность. Могу ли я на период болезни выполнять ее обязанности, в частности - кассира? Других сотрудников, на которых можно возложить обязанности у нас нет, организация - малое предприятие.
Ответ
Вы можете выполнять обязанности кассира. Для этого должно быть оформлено совмещение должностей. При этом заключается допсоглашение к трудовому договору, в котором закрепляется перечень дополнительных функций, и издается приказ руководителя о совмещении должностей.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Что предпринять, если надо заменить кассира на время его отпуска
Шаг №1. Оформите допсоглашение с замещающим кассира работником
Источники:
Следующие:
- Образец приказа о перерасчете заработной платы в связи с больничным
- Приказ о фотографии рабочего дня образец
08 сентебря 2024 года
Комментариев пока нет!Другие статьи:
Популярное
![](/media/kak-davat-poyasneniya/proizvodstvennaya-travma-obyasnitelnaya-obrazets_1.jpg )
![](/media/yurist-po-trudovomu-pravu/obrazets-trudovogo-dogovora-slesarya-santehnika_1.png )
![](/media/neobhodimyj-shablon/kak-napisat-retsenziyu-na-sochinenie-obrazets_1.jpg )
![](/images/default.jpg)
Недавно добавленные материалы:
![](/images/default.jpg)
![](/images/default.jpg)
![](/images/default.jpg)
![](/images/default.jpg)
![](/images/default.jpg)
![](/images/default.jpg)