Реквизиты входящие в состав формуляра образца приказа

Рабочая программа по дисциплине "Делопроизводство" (Содержание дисциплины. Контрольные тесты. Вопросы для зачета)

Фрагмент текста работы

каком падеже формулируется заголовок к тексту документа?

2.20. Укажите размер отступа от левого поля при печати заголовка текста документа?

2.21. Назовите основные правила при адресации документов.

2.22. Какие сокращения из приведенных не являются общепринятыми?

2.23. Укажите основные рекомендации при составлении организационно-распорядительных документов.

Контрольный тест по теме №3

3.1. Укажите группы, на которые подразделяются документы, входящие в систему ОРД.

3.2. Что является основанием для принятия решения и доказательством исполнения?

3.3. Что такое устав организации?

3.4. Укажите реквизиты, которые должны содержаться в уставе.

3.5. Укажите основные виды инструкций.

3.6. Как вносятся изменения в инструкции?

3.7. Какие реквизиты входят в состав инструкций?

3.8. Какие бывают положения?

3.9. Кто подписывает и утверждает положения?

3.10. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца положения?

3.11. Какие положения закрепляет штатное расписание организации?

3.12. Кто подписывает, согласовывает и утверждает штатное расписание?

3.13. Какие документы относятся к распорядительным?

3.14. По каким вопросам обязательно издаются распорядительные документы?

3.15. Приведите очередность подготовки распорядительных документов.

3.16. Из каких частей состоит решение?

3.17. Из каких реквизитов состоит формуляр-образец решения?

3.18. Что такое распоряжение?

3.19. Какие группы распоряжений существуют?

3.20. Укажите реквизиты, входящие в состав формуляра-образца распоряжения.

3.21. Укажите схему составления распорядительного пункта.

3.22. Что такое указание?

3.23. Кому предоставлено право издания указаний?

3.24. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца указания?

3.25. Что такое приказ по основной деятельности?

3.26. Каковы стадии подготовки проекта приказа?

3.27. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца приказа?

3.28. Как содержания приказа доводится до сведения исполнителей?

3.29. Каковы ограничения при подписании приказа?

3.30. Каковы реквизиты формуляра-образца выписки из приказа?

3.31. Какие существуют виды постановлений?

3.32. Укажите реквизиты, входящие в состав формуляра-образца постановления?

3.33. Какие документы относятся к категории информационно-справочных?

3.34. Укажите цель создания актов.

3.35. Какие реквизиты входят в формуляр-образец акта?

3.36. Кто и как подписывает и утверждает акты?

3.37. Что такое протокол?

3.38. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца протокола?

3.39. Укажите схему составления вводной части протокола.

3.40. Укажите схему составления основной части протокола.

3.41. С какой целью составляется докладная (служебная) записка?

3.42. Какие реквизиты включает в себя формуляр-образец докладной (служебной) записки?

3.43. С какой целью составляется объяснительная записка?

3.44. Укажите основные требования к содержанию письма.

3.45. Назовите отличия друг от друга двух видов справок.

3.46. Каковы основные элементы доклада?

3.47. Назовите основные рекомендации при составлении телефонограмм.

Контрольный тест по теме №4

4.1. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

4.2. Что такое заявление о приеме на работу?

4.3. Какие реквизиты указываются в заявлении о приеме на работу?

4.4. Укажите отличия заявлений о переводе, о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. от заявления о приеме на работу?

4.5. Укажите особенности, выделяющие приказ по личному составу в отдельный вид документов.

4.6. Сколько лет хранятся приказы по личному составу

4.7. Укажите реквизиты формуляра-образца приказа по личному составу.

4.8. Как оформляется выписка из приказа по личному составу?

4.9. Что такое трудовая книжка работника?

4.10. Какие данные вносятся в трудовую книжку?

4.11. Как выдается дубликат трудовой книжки?

4.12. Как вносятся изменения в трудовую книжку?

4.13. Сколько лет и как хранятся трудовые книжки?

4.14. Как оформляется личное дело?

4.15. В какой последовательности рекомендуется включать документы в личное дело?

4.16. Что такое личная карточка формы Т-2?

Контрольный тест по теме №5

5.1. Что такое документооборот организации?

5.2. Укажите стадии документооборота?

5.3. Что такое регистрация документов?

5.4. Какие требования предъявляются к регистрации документов?

5.5. Какие документы не регистрируются в организации?

5.6. Что такое регистрационный индекс документа?

5.7. Что такое регистрационная карточка документа?

5.8. На какие части делится справочная картотека?

5.9. Какие типовые недостатки в регистрации документов можно выделить?

5.10. Когда не уничтожаются конверты входящих документов?

5.11. Как проводится учет количества документов в организации?

5.12. Как организовывается работа исполнителя с документами?

5.13. Как регистрируется исполнение документа?

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организационно-распорядительная документация " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В состав организационно-распорядительных документов входят:

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- организационно-правовая документация " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">(устав организации, положение об организации, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника, инструкция по виду деятельности). Эти документы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">определяют правовое положение и основные задачи " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> учреждений, организаций, предприятий, их структурных подразделений, работников;

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- распорядительная " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">(указ, приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">распорядительная деятельность " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> должностных лиц и коллегиальных органов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Распорядительные документы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> вместе с тем " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">являются средствами передачи письменных указаний " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> - справочно-информационная документация " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">(протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение) и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> справочно-аналитическая документация " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">(акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия;

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документы по кадрам организации " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

2. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов системы ОРД составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты. а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа. содержащего план размещения реквизитов. или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает :1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

облегчить поиск и обработку документов;

повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов. Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь (либо органов государственного управления, либо юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) ; код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; регистрационный индекс; ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа; место составления или издания; гриф ограничения доступа; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; отметка об исполнителе; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель.

3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для каждого формата документов предусмотрено " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">два вида расположения реквизитов заголовочной части " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. Первый " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">угловое " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д. а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Угловое расположение " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> реквизитов бывает " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">флаговое и центрованное " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. При " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">флаговом " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> угловом центрованном " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Второй вариант " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">продольный " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Унифицированные формы документов " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Унифицированные формы ОРД " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> систематизированы (классифицированы) по " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">следующим подсистемам " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">:

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">а) " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> документация по созданию организации, предприятия;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по реорганизации организации, предприятия;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> документация по ликвидации организации, предприятия;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по приёму на работу;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по переводу (перемещению) на другую работу;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по увольнению с работы;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по оформлению отпусков;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по оформлению поощрений;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн. БелНИИДАД, 2005. 87 с.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">подсистем;

 видов документов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Код унифицированной формы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. Мн. БелНИИДАД, 2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов) " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.

Альбом состоит из следующих разделов:

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">организационные документы (положение, инструкция, правила);

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">справочно-информационные и справочно-аналитические документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);

;font-family:'Symbol'" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

2. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа . Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования . Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты . а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа . содержащего план размещения реквизитов . или описания реквизитов с указанием их последовательности . Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает :1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

облегчить поиск и обработку документов;

повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов . Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.

3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части . Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д. а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное . При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант – продольный , при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

Унифицированные формы документов . входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам :

а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

 документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

 документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

документация по приёму на работу;

документация по переводу (перемещению) на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн. БелНИИДАД, 2000. – 87 с.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн. БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов) . Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.

Альбом состоит из следующих разделов:

распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;

организационные документы (положение, инструкция, правила);

справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);

документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).

Контрольная работа: Организационные документы

Содержание

1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления

2. Организационные документы. Требования к составлению и оформлению

3. Практическое задание

Список использованной литературы

1. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:

- организационные документы – устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

- распорядительные документы – приказ, распоряжение, указание, инструкция;

- информационно-справочные документы – протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.

Стандарты на формуляры – образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.

Реквизиты это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр – образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром – образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД входят следующие: [2, c. 34]

1 Государственный герб.

2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.

3 Изображение наград.

4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6 Наименование министерства или ведомства.

7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

8 Наименование структурного подразделения.

9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

10 Название вида документа.

11 Дата.

12 Индекс.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

Организационные документы. устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

общие положения;
организационное единство;
регламент деятельности;
финансово - материальная база;
отчетная и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

наименование министерства или ведомства;
название организации;
название вида документа;
дата, номер;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

наименование министерства или ведомства;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок в именительном падеже;
гриф утверждения;
текст;
подпись автора;
визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

общие положения;
основные задачи;
функции;
права;
организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

наименование ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, гриф утверждения, наименование вида документа - положение, дата, номер, место издания (город), заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

документы необходимые для поступления

Источники:
vunivere.ru, wapref.ru, www.studfiles.ru, yurii.ru, in-pu11.narod.ru

Следующие:

26 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Образец приказа об удержании денежных средств бухгалтера кассира

Образец административного протокола

Образец приказа о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,

Может быть Вас заинтересует:

Расписка образец рб

Предварительный договор купли продажи доли квартиры образец

Приказ о выплате материальной помощи к отпуску образец

Реквизиты входящие в состав формуляра образца приказа

Рабочая программа по дисциплине "Делопроизводство" (Содержание дисциплины. Контрольные тесты. Вопросы для зачета)

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

Контрольная работа: Организационные документы

Организационные документы. устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

документы необходимые для поступления

Следующие:

Другие статьи:

Популярное

Недавно добавленные материалы:

Может быть Вас заинтересует: