Как прошивать журнал регистрации приказов фото

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный. Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

- № п/п,

- дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,

- фамилия, имя, отчество работника,

- должность (профессия, специальность) работника, вид работы,

- структурное подразделение,

- номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,

- наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,

- период освобождения от работы (с какого по какое число),

- количество дней нетрудоспособности,

- также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности . Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то - вид нетрудоспособности, кто-то - куда передан листок нетрудоспособности. Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: «Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения». В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание». Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

На левой стороне разворота журнала:

Как прошивать журнал регистрации приказов фото

Анонсы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Федеральной антимонопольной службы от 30 декабря г. N 759 "Об утверждении Методических рекомендаций по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП) в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)"

Обзор документа

Приказ Федеральной антимонопольной службы от 30 декабря г. N 759 "Об утверждении Методических рекомендаций по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП) в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)"

14 февраля

В целях оказания методической помощи территориальным органам ФАС России и в соответствии с пунктом 61 Плана оказания методической помощи территориальным органам ФАС России в году, утвержденным приказом ФАС России от 31.03. N 146 приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП), в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России).

2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ФАС России Субботина П.Т.

Инструкция прошивки документов от А до Я

Как прошивать журнал регистрации приказов фото Ошибки при подготовке юридически-значимых бумаг совершенно недопустимы: важна каждая деталь, в том числе, насколько аккуратно и правильно выполнить прошивку.

Неверно выполненная прошивка станет веской причиной отказа принять документ, что, возможно, приведет к нарушению срока сдачи документов.

Некачественное скрепление важных бумаг может быть использовано недобросовестными гражданами против вас: так проще изъять или заменить листы. После доказать свою невиновность будет крайне тяжело.

Содержание статьи:

Основные положения или как сшивать документы

Прошиваются все пачки документов объемом 2 более листа.

Все страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Символы проставляются в правом верхнем углу каждого листа.

Необходимые для операции инструменты: толстая игла и (или) шило и только натуральные - льняные, хлопковые или шелковые - нити или тесьма.

Переплет

Как прошивать журнал регистрации приказов фото Если документы предназначены для хранения свыше 20 лет – используют обложки из твердого картона, при меньшем сроке хранения (для госархивов) берут папки из бескислотного картона.

Переплет стандартного размера предназначен для прошивки документов формата А4. Если листы большего размера, то применяют папки нестандартного размера.

Опись – гарантия сохранности информации

Опись должна содержать следующие сведения:

название документа;

дату ее составления;

заголовок и аннотацию (цель формирования сшивки);

перечень документов в пачке, для каждого из которых прописывается число листов;

ФИО составителя описи.

Данный лист не учитывается при нумерации.

Особенности нумерации

Как прошивать журнал регистрации приказов фото Основные постулаты:

нумеруются не страницы, а листы;

при нумерации опись не учитывается;

номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;

письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;

применяются арабские цифры;

счет идет по возрастающей;

при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;

при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;

карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;

диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;

фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;

лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;

листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.

В новости (ссылка ) инструкция для открытия интернет-магазин с нуля.

Как правильно сшивать документы в архив

Как прошивать журнал регистрации приказов фото Последовательность прошивки:

удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);

проверяем порядок расположения листов;

формируем ровную стопку;

шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;

документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;

берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;

с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;

протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;

пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;

нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;

с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;

с оборота завязываем узел поближе к бумаге;

оставляем концы по 6-8 см;

приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;

делаем на наклейке заверительную надпись.

Заверительная надпись

На наклейке совершается запись о том, сколько листов содержится в пачке (указывается цифрами и прописью), ставится дата, подпись руководителя юридического лица и печать. Подпись и печать должны частично располагаться на наклейке, частично на оборотной стороне последнего листа.

Как правильно сшивать документы для налоговой

Правила сшивки документов для налоговой аналогичны положениям для скрепления документов в архив.

Исправление ошибок при нумерации вручную

При пропуске листа при учете допустимо применение нумерации буквами: пропущенный лист помечается номером впереди идущего листа с добавлением буквы (1, 2, 3, 3а, 4, …).

Если не учтены документы, приклеенные только с одной стороны, нумерация выполняется заново. Прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой. Нужный номер пишется рядом. Делается новая заверительная надпись, а старая зачеркивается.

В статье (здесь ) о том, как рассчитать проценты по кредиту.

Практические советы

Как прошивать журнал регистрации приказов фото Книги учета и журналы, скрепленные промышленным способом, допускается сшивать на два прокола.

Новые документы, которые впоследствии планируется прошить, разумнее изначально печатать с отступом 35 мм по левому краю.

Можно использовать специальное приспособление – сшиватель.

Многостраничные документы удобнее скреплять следующим образом: пачка кладется оборотной стороной вверх, нить заводится одновременно в верхнее и нижнее отверстие, кипа переворачивается, обе нити одновременно пропускаются в центральный прокол.

Используйте только качественный клей, способный удержать заверительную надпись в течение многих лет. Применение силикатного клея, клеющего карандаша или самоклеющихся наклеек недопустимо.

Бухгалтерские документы, предназначенные для хранения свыше 10 лет, сшиваются в 5 отверстий, а заверительная надпись делается на папиросной бумаге.

Соблюдение правил прошивки не является панацеей ото всех бед, но поможет максимально защитить интересы юридического лица.

Видео на тему: Как правильно прошивать документы

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Вопрос

Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников (архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет).

В настоящее время я сделала внутреннюю опись всех документов которые есть в личном деле уволенных, поместила эту опись первым листом в ЛД, затем идут по порядку-приказ об увольнении, заявление об увольнении, доп.соглашение о расторжении, приказ о приеме и т.д. включая все копии документов по ст.65 ТК

Все листы пронумеровала (например их 40 ),и на первый лист ЛД, где ФИО сотрудника- написала начато дата, окончено дата, на 40 листах, хранить 75 лет. В таком виде возможно ЛД сдать в архив? Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению

Спасибо!

Ответ

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

В таком виде возможно ЛД сдать в архив? - подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.

Обязательно ли прошивать ЛД уволенных? - да, обязательно (пункт 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Интересует именно вопрос оформления и в случае каких либо проверок со стороны нашу ответственность по данному оформлению и хранению -за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;

от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет - руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

внутренняя опись документов дела;

личный листок по учету кадров;

анкета ;

дополнение к личному листку по учету кадров ;

автобиография;

заявление о приеме на работу;

копия документа, удостоверяющего личность;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия ИНН;

должностная инструкция;

копии документов об образовании;

характеристики и рекомендательные письма;

личные заявления работника;

трудовой договор;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

аттестационные листы;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Расположение документов в личном деле

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела ( п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно ( ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ). Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160 ). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов. которые образуются в процессе их деятельности ( п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне. утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах. одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.. и Правилах. утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно ( абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.. п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;

от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Комплексное обеспечение пожарной безопасности

Отдел пожарной безопасноси "Эльтон" предлгает осуществлять комплексное обеспечение пожарной безопасности .

А именно:

помощь в подготовке инструкций, приказов, журналов, планов эвакуации;

помощь в прохождении обучения по пожарно-техническому минимуму;

помощь в прохождении проверок ГПН;

помощь в контроле и обеспечении норм пожарной безопасности;

закупка огнетушителей;

проведение периодических испытаний водопровода, лестниц и ограждений кровли;

испытание системы дымоудаления.

Монтируют системы безопасности многие, а профессионально обслуживает - "ЭЛЬТОН"!

круглосуточная техническая поддержка;

работаем в выходные и праздничные дни;

всегда в наличии подменный фонд основных марок оборудования;

всегда в наличии запасные части для ремонта основных марок оборудования;

комплексный подход к обеспечению пожарной безопасности;

вышедшие из строя датчики меняем в счет обслуживания без выставления счетов;

все инженеры прошли специальное обучение по ремонту и обслуживанию систем;

тарифы с перекаткой рукавов и испытанием водопровода исключающие дополнительные траты.

Мы обслуживаем известные бренды и марки систем пожарной безопасности.

Источники:
www.kadrovik-praktik.ru, www.garant.ru, lawyer-consult.ru, www.kdelo.ru, www.aliton.ru

Следующие:

26 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Приказ о возмещении расходов образец на медосмотр

Образец приказа отпуск до 3 х лет

Как написать приказ об отмене приказа образец

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,