Журнал приказов по личному составу бланк

Тонкости регистрации кадровых документов

Автор: Лариса Доронина, кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. Значение регистрации кадровых документов существенно возросло с введением в действие Трудового кодекса, установившего обязательность существования многих из них. Часто сам факт регистрации документа, придающей ему юридическую силу, является краеугольным камнем, когда необходимо обеспечить судебную защиту прав участников трудовых отношений. Сегодня мы поговорим о тонкостях регистрации документов, о том, как разработать понятную всем систему индексов и их составных частей, выбрать форму регистрации, наиболее отвечающую нуждам вашей организации.

Как мы уже упомянули, регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Словарь кадровика

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Поговорим о правилах

Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в Инструкции по делопроизводству или в Инструкции по кадровому делопроизводству).

Как показывает практика, для удобства работы и сокращения пути прохождения документов они регистрируются децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления.

Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, в любой организации при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, входящие и исходящие письма, акты и т. д.

Виды документов, подлежащих регистрации кадровой службой, представлены на схеме (стр. 43). Основной принцип регистрации – однократность. Документы, поступившие в кадровую службу из канцелярии (управления делами, общего отдела), других подразделений, повторно не регистрируются, новые номера им не присваиваются.

Основные виды документов, подлежащих регистраци кадровой слжбой

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, тоже регистрации не подлежат. В организации должен быть разработан и утвержден перечень таких документов (обычно как приложение к Инструкции по делопроизводству).

Как индексировать документы

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс . который состоит из порядкового номера и может, исходя из информационных потребностей, дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел. информацией о корреспонденте и исполнителях*. Эти буквенные или цифровые индексы отделяются друг от друга разделителями (например, косой чертой).

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию. При регистрации исходящих и внутренних документов регистрационные индексы проставляются в заголовочной части бланка документа на уровне реквизита «дата».

Индекс каждого документа должен быть уникальным, так как он является его основным поисковым признаком. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Журнал приказов по личному составу бланк

Как нумеруем?

Нумерация приказов по личному составу ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Для того чтобы различить приказы по личному составу от приказов по основной деятельности, порядковый номер индекса приказа по личному составу необходимо дополнять буквенным обозначением, например, 28-к (кадры) или 12-л/с (личный состав).

В связи с тем что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, их необходимо группировать в дела с учетом этого важного обстоятельства, то есть сформировать внутри этой категории документов два массива, присваивая им различные буквенные обозначения. Например, к порядковому номеру приказов по личному составу долговременного срока хранения можно добавлять индекс «к», краткосрочного хранения – индекс «к/вр». Такое обозначение обычно применяется в организациях с небольшой численностью работающих, где количество издаваемых распорядительных документов по личному составу относительно невелико.

В крупных организациях, насчитывающих тысячи работников, целесообразно выделить в пределах массива приказов с одинаковыми сроками хранения несколько групп по однородной тематике и разработать систему индексации для каждой группы. Например, в массиве приказов долговременного срока хранения можно выделить следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»).

В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала.

Приведем пример.

При регистрации обращений сотрудников организации (это могут быть заявления, предложения и жалобы) порядковый регистрационный номер может дополняться начальной буквой фамилии заявителя, например, 167-И (Иванов), 21-К (Котов), 213-А (Абрамов). При поступлении повторных обращений им могут присваиваться регистрационные индексы, образующиеся путем добавления порядкового номера к регистрационному индексу первого полученного обращения. Например, первому полученному обращению был присвоен регистрационный индекс 184-Н, тогда первое повторное обращение можно зарегистрировать под номером 184/1-Н, следующее – под номером 184/2-Н и т. д.**

Если принята журнальная форма регистрации, то всем обращениям (и первичным, и повторным) присваивают очередные порядковые номера.

Протоколы также помещаются в отдельное дело. Регистрационный номер протокола должен совпадать с порядковым номером заседания. Если в организации работает всего одна комиссия, то регистрационный индекс будет состоять только из порядкового номера. Если комиссий несколько, то заводится дело на каждую комиссию. Соответственно нумерация данных протоколов должна отличаться. Используем для этого тот же принцип, что и при регистрации приказов по личному составу, – добавляем к регистрационному индексу протокола буквенное обозначение. Например, к порядковому номеру протокола заседания квалификационной комиссии можно добавить буквенное обозначение «кв», аттестационной комиссии – «ат».

Регистрационный индекс трудового договора помимо порядкового номера, присваиваемого с начала года, может быть дополнен буквенным индексом или иным обозначением, принятым в организации.

Нумерация входящих и исходящих писем сквозная, ведется с начала и до конца года раздельно. При возобновлении переписки по какому-либо вопросу, который возникал ранее, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предшествующий год, в котором хранится переписка по этому же вопросу.

Реквизиты документов, которые вносятся в регистрационные формы наряду с порядковым номером

Журнал или карточка?

В качестве регистрационных форм используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала***. Так, для регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу можно использовать формы журналов, приведенные на стр. 48.

Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), незаменима, когда учет документов выступает на первое место (например, для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций), компактна. Однако журнальная форма регистрации имеет существенные недостатки: неизбежно приводит к дублированию операций, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

В организациях, где поток документов очень большой, наряду с журнальной используется карточная форма регистрации. Форма карточки и расположение в ней реквизитов тоже могут быть определены самой организацией и зафиксированы в Инструкции по делопроизводству (образец регистрационной карточки).

Регистрационные карточки могут вестись в электронном виде с дублированием на бумажном носителе. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и несколько картотечных ящиков для их хранения. Регистрационная карточка обычно печатается в трех экземплярах. Один из них помещают в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, а третий передают исполнителю вместе с документом. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Преимущества карточной системы регистрации очевидны: она исключает необходимость повторной регистрации документов; дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, обеспечивая информационно-справочную работу; позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.

Мнение чиновника

Римма МУЛЛАГАЛИЕВА,

юрист правового обеспечения договорной работы и судебной защиты Федерального управления регистрационной службы по Свердловской области Минюста России, специалист 1-го разряда (г. Екатеринбург):

– В трудовом законодательстве прямых указаний на необходимость регистрации кадровой документации нет. Это вытекает скорее из общего порядка ведения делопроизводства и требований по хранению и учету кадровых документов. В организациях различных форм собственности эти вопросы решаются по-разному. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти* прямо сказано, что «регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Аналогичное правило установлено Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в Таможенных органах**. Здесь регистрация документов рассматривается скорее как основа построения поисковой системы.

В кадровом документообороте функция регистрации намного шире, так как современное трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений. Любой из этих документов может быть затребован при проведении проверки соблюдения норм трудового права. Целесообразно все вопросы ведения кадрового делопроизводства, в том числе и очень важную функцию их регистрации, урегулировать локальным нормативным актом .

* Пункт 4.1.2 Типовой инструкции, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

** Приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

* Пункт 3.12 ГОСТ 6.30-2003.

** Такая нумерация обычно ведется при использовании карточной формы регистрации, так как для удобства пользования карточки могут располагать в алфавитном порядке.

*** Как оформлять, вести и хранить журналы регистрации документов, мы подробно рассказывали в № 5, 2005.

Унифицированная форма приказов по личному составу бланк

. поощрения). Унифицированная форма докладной записки о поощрении.

благодарности и др.) относятся к категории приказов по личному составу . 2.

Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации. Приказы по личному составу в каталоге лучших рефератов сети, всего

Школа 2100 рабочие программы 4 класс орксэ

Программы для разных классов | бюджетное. ou4.omsk.obr55.ru/. o. /programmy_dlya_raznyh_klassov/CachedПрограмма «Перс.

Индивидуальная книжка учета обучения вождению бланк

Индивидуальная книжка учета обучения вождению ТС. shop.maash.ru/index.php?dispatch=products.view&product_id.

Бланк акта приема передачи комнаты

Договор купли продажи комнаты - скачать образец. Типовой. www.quickdoc.ru/dogovor/_dogovor-kupli-prodaji-komnaty/CachedSimilarБланк до.

Бланк доверенности на передачу автомобиля

Бланк доверенности на автомобиль, авто доверенность - Formz.ruhttps://formz.ru/forms/autodover/infoCachedSimilarДоверенность на право у.

Реферат на тему федерация

Скачать реферат по теме Федерация как форма. - QIP5ballov.qip.ru/referats/preview/23973/CachedSimilarРеф.

Журнал регистрации приказов по личному составу бланк

Сегодня мечтали с Ирой поехать в Амгу. в речку купаться и сделать романтику для Валерчиков :> В Чечню привезли шоу с крокодилами. Было ну очень страшно, но, переборов страх, крокодилы все-таки выступили.

Чтобы девушка к вам не остыла, не забывайте её жарить.

несправедливо. когда я писала имы, ставили только 4-5 лайков, а теперь,когда я не пишу ставят по 12 RussianBeliebers

Шарлиз Терон в журнале Vogue. Июнь : Шарлиз Терон украсила июньскую обложку журнала Vogue. Актриса приняла. школа184 чему равна сумма 1000011 + 111100 в десятичной (оба исходных числа даны в двоичной). Первые три ответа — +0.5

1ebf342a3f966fe 09a5c1b9bbe ef8428b2ed0 eff13479a443f3 Расписание самолетов спб пулково 2 # сезон Бакуган онлайн 4 бесплатно игры 87c4008 d096e6d4035bbb8 4c5cc3b235087f85209 4c627376b

Журнал регистрации приказов бланк

Скачать бесплатно журнал регистрации прик

Журнал регистрации приказов от магазина Сити Бланк имеет 8 граф, журнал регистрации приказов бланк размещающихся на полном развороте.Книга учета приказов и распоряжений по основной деятельности Типография.Журнал учета приказов ПО личному составу (других кадровых приказов). Приказы по личному.

Так и цифровые, по основной деятельности и т.д.).Номер может включать как буквенные обозначение, что точно могло бы быть в магазине. Возможны различные их сочетания.Формы журналов скачать (журналы регистрации приказов и др.)).Скачать бесплатно журнал регистрации приказов можно у нас на сайте без дополнительный оплаты, здесь могут регистрироваться приказы по различным направлениям (по личному составу,)

Журнал регистрации приказов скачать вы можете у нас.Скачать бланк Журнал регистрации приказов о приеме на работу.Основное предназначение данного журнала состоит в систематизации информации об издаваемых приказах, в упрощении контроля за их исполнением и движением и их поиска.Например, буква «О» может означать, что приказ составлен при отправлении работника в отпуск.Бланк приказа о приеме работника на работу (Унифицированная форма Т-1) Формы журналов.Буквенные обозначение очень удобны прежде всего тем, что позволяю быстро найти нужны документ.Унифицированной формы журнала учета распорядительных документов не существует, в связи с чем, каждая организация разрабатывает журнал регистрации приказов бланк собственный формат документа.

Сохранить изделия в журнал регистрации приказов бланк переплете из картона и защитить бумагу от загрязнения, трения или перегибов поможет защитное покрытие из специальной тонкой пленки, наносимое на картон.Здесь могут регистрироваться приказы по различным направлениям (по личному составу, по основной деятельности и т.д.).В данной статье предлагаем скачать примерный образец журнала регистрации приказов.

Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение) (прошитый, 100 страниц)

Журнал регистрации приказов по личному составу - применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет.

Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения - 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

- О приеме работника (работников) на работу

- О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

- О переводе работника (работников) на другую работу

- О совмещении должностей / профессий

- об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);

- О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)

- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет

- О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет

- О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 дней

- Об изменении фамилии, имени, отчества работника

- О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

- О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)

- О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)

- О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)

- О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)

- О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Источники:
www.hr-portal.ru, molpred18.ru, e5848e8a1cb1.ifihear.net, nzsb.ru, urizdat.ru

Следующие:

26 апреля 2024 года

Комментариев пока нет!

Другие статьи:

Как отменить приказ о приеме на работу

Приказ на списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Предварительный договор купли продажи доли квартиры образец

Недавно добавленные материалы:

Договор аренды помещения между юридическими лицами образец АРЕНДЫ НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ МЕЖДУ ДВУМЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИг. Санкт-Петербург ___________ _____ г.ООО ____________, именуемое в дальнейшем Арендодатель, в лице генерального директора ________________, действующей

Договор аренды помещения под магазин образец Источники: Договор аренды цеха образец Простой образец договора аренды

Договор аренды подъемника образец Раздел: Образцы документовТип документа: ПаспортДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.ВНИМАНИЮ ВЛАДЕЛЬЦА ПОДЪЕМНИКА!1.

Договор аренды образец рб по состоянию на 25 января 2005 годаДоговор аренды оборудования№_____ Город ____________ _____ ____________ 200 _

Договор аренды оборудования с последующим выкупом образец Приложение N ___к Договору аренды оборудованияс последующим выкупомN ___ от "___"________ ___ г.__________________, именуем__ в дальнейшем "Арендодатель", в лице __________________, действующ__ на основании __________________,

Договор аренды программного обеспечения образец ДОГОВОРна разработку программного обеспечения"___"_________ ____ г.____________________________________________________________, именуем____ в дальнейшем "Заказчик", в лице ____________________________________________, действующ__ на основании ________________________,